房地产采购控制工作程序
7.4.1 总则7.4.1.1通过对采购过程的控制,确保能够选用合格的供方和采购的材料、设备质量满足项目开发建设的要求。
7.4.1.2职责a)工程部负责公司的工程招标工作,对设计、施工、监理等供方进行评价、选择和验证;b)物资采购中心负责物资采购工作,对材料设备的供方进行评价、选择和验证;c)策划营销中心负责营销策划代理单位和物业管理单位的招标工作,并对其进行评价、选择和验证;d)项目部参与对供方的评价、选择和验证,并对采购材料设备的质量进行检验控制;7.4.1.3采购控制的主要活动包括:规划设计招标、工程施工招标、工程监理招标、营销策划代理招标、前期物业管理招标以及设备材料的招标和采购等。
7.4.2供方的评价对其提供的产品影响到工程关键质量的供方,如:工程施工、监理、设计、策划等单位以及大型设备的供方,公司将按以下方式进行评价和控制。7.4.2.1 工程部、物资采购中心和策划营销中心根据职责范围,负责结合工程招标,收集各种供方的有关信息资料,组织有关部门进行评价,评价的准则参照以下原则:a)供方的企业规模、资质和经营状况应与其所投标的或提供的产品(服务)的要求相适应;b)供方在其所在的专业领域内,具备一定的社会声誉,并有着一定的成功业绩;c)供方具备持续提供合格产品的能力,能够提供其质量保证体系有效运行的证据;d)与公司有过历史合作的供方,应具备良好的历史合作经历。关于对供方具体的评价准则,在每次招标的招标文件和评标办法中予以详细规定,执行Q/TZH—WI—044《工程招投标管理制度》。7.4.2.2 对供方的评价要填写"供方评价表",由参与评价的有关人员填写评价意见并签字。供方经评价合格后,由各分管部门负责编制合格供方的名册,包括供方的名称、主要业务范围、资质等级以及联系方式等。名册由管理者代表审核,总经理批准。同时,各分管部门负责对名册中的合格供方建立合格供方档案,内容包括:a)供方的名称和企业概况;b)主要工作业绩证明资料;c)相应的资质等级证书复印件;d)质量管理体系运行情况的证明资料;e)与公司以往的合作情况等。7.4.2.3各分管部门在适当的时机,要组织对供方进行重新评价,并根据评价的结果,确定对供方控制的程度和方式。7.4.2.4重新评价的准则主要包括:a)供方应保持良好的社会声誉、企业信誉、经营状况和规定的企业资质;b)供方提供的产品或服务能够持续满足规定的要求;c)供方的质量管理体系保持良好的运行;d)不发生重大的质量事故和其它责任事故。7.4.2.5 对供方的重新评价一般每季进行一次,由分管部门组织有关部门填写"供方考评表"进行考评。根据评价的结果,确定对供方控制的程度和方式,对持续保持评价合格的供方,可放宽至每半年评价一次,供方在全部完成其外包任务后进行最终评价。7.4.2.6 对在重新评价中不合格的供方,公司将责令其进行整改,并按照评价准则进行中心评价,整改后仍不能满足评价准则的,报经公司分管领导批准后,根据合同规定,终止其外包合同,并在合格供方名册中删除。
7.4.3采购过程7.4.3.1 严格执行《招投标法》的规定,坚持公开、公平、公正和诚实信用的原则。采用公开招标和邀请招标的方式进行。7.4.3.2各分管部门负责组织有关部门编制招标文件,确定投标单位,依法成立评标委员会,组织召开评标会,确定中标单位。7.4.4.4在确定中标单位后规定的期限内,由分管部门办理合同签定前的巡签审批工作,与中标单位签定书面分合同。7.4.4.5 工程招标的具体管理方式执行Q/TZH—WI—044《工程招投标管理制度》。7.4.4.6 物资采购的具体规定执行Q/TZH—WI—049《物资采购管理办法》。
7.4.4采购文件7.4.4.1采购文件包括采购合同、招标文件、招标合同以及所涉及和运用的技术验收标准和图纸等。在实施采购前,要对采购文件的适宜性进。
行评价,对招标文件的审批和办理合同巡签等都作为评价的方式。7.4.4.2采购合同和招标合同按照公司《合同管理制度》的规定进行签定,合同中应明确采购产品有关质量要求及验收的条款,必要时,对供方的过程、设备及程序、人员资格和质量管理体系的要求予以规定。7.4.4.3 采购文件由各分管部门负责管理,各使用部门按相关规定使用和保存。7.4.4.4招标文件和采购合同的具体规定,执行Q/TZH—WI—044《工程招投标管理制度》和Q/TZH—WI—049《物资采购管理办法》。
7.4.5 采购的验证7.4.5.1各分管部门按照职责分工负责组织对供方提供的服务或产品的质量情况进行检验和验证。7.4.5.2 项目部负责材料设备的进场验收,执行Q/TZH—WI—015《材料设备管理制度》,对关键设备和物资,应在采购合同中规定监造和验证的要求,由物资采购中心派员到供方现场进行监造和验证。7.4.5.3 对外包单位(设计、监理、施工等单位)提供服务的情况,由项目部负责日常的监督检查,并定期进行评价。7.4.5.4合同有要求时,顾客或其代表有权在现场对供方的服务和产品质量进行验证。顾客的验证不能免除公司的质量责任,也不能排除其后顾客的拒收。7.4.5.5 对供方提供的服务或产品质量经验证,不能满足合同规定时,公司将依据法律规定终止合同,造成损失的依法进行索赔,并重新进行招标或采购。7.4.5.6个分管部门根据各类供方验证的结果,对合格供方名册进行调整。