网上合同审批的实践与思考
[摘 要]合同审批和管理是每个企事业单位的重要工作之一，每个合同的签订都需要经过相关职能部门的审核，这个过程往往要花费较长的时间，但随着信息技术的不断发展和进步，通过网上协同审批和管理来提高工作效率、节约成本、增强用户满意度已成为现实。
下载论文网 [关键词]合同审批 ERP系统 功能 2006年，我公司实施了网上合同审批，即所有物资采购合同在网上进行合同的会签与审批。
使得原先在ERP中采购合同审批操作比较复杂，有些合同会签流程不能实现，界面不直观，审批意见不能很好反应等问题得到了及时解决，既简化了合同审批的手续，又提高了合同审批的效率，但在运用中也暴露了一些问题，需要不断修改和完善： 一、网上审批系统存在的问题以及影响 （1） 缺少合同电子归档功能，造成OA审批系统数据庞大，系统运行速度减慢，同时无法监控管理合同。
随着ERP系统和OA审批系统的开发，对合同电子归档提出了新的要求。
一方面要切实保证纸制合同与OA审批系统电子合同一致，另一方面，由于电子合同的编号是流水作业的（纵向管理），而我们合同管理人员的分工是按照分科室进行分工的（横向管理）。
目前OA审批系统对所有审批的合同没有审批时间、审批人、业务人以及相关信息的查询功能，使得纸制合同与电子合同的归档工作没有相关对应的关系，纸制合同的归档是否完整？资料是否齐全？是否与电子合同一致？这些问题无从落实。
在OA合同审批系统加强所有采购合同的统计功能是必不可少的项目，但目前OA合同审批系统没有统计功能，每年、每月、每个部门、每个处理人送审、审批了多少合同的审批工作无法在OA审批系统上得知。
不利于物资采购部门对所有采购合同资料的汇总、分类、归档、保管等基础管理工作。
（3）缺乏修改合同及补充合同功能，造成同一合同多次送审，直接影响审批效率。
目前OA合同审批系统采用是合同版本是根据业务人员在MINDOWS系统中自制的合同版本粘贴而成。
审批意见只能填写在合同会签表的意见栏中，业务人员根据返回SAP审批人意见，在MINDOWS系统中进行修改，造成审批时间延长，审批效率低下。
（4）审批系统与ERP系统之间的多次关联，造成信息传递不畅。
OA合同审批系统是ERP系统的外挂系统，在实际操作中，经常发现OA合同审批系统的信息不能及时返回ERP系统，造成A合同审批系统和ERP系统之间的信息传递不畅。
（5）人员变动，造成相关信息不连续。
目前OA合同审批系统的审批流程是按详细岗位来进行具体设定的，但是在实际的操作当中，又是根据具体的审批人员进行设定的。
由于没有实施岗位与人员的绑定，一旦审批人员发生了变动，相关的审批资料不能随之发生相应的改变。
二、完善网上审批系统思考 （1）建立电子合同档案和合同管理台帐并按一定周期进行归档功能。
每一份合同都必须有一个编号，不得重复或遗漏。
每一份合同包括合同正本、副本及附件，每一份合同的审批时间及审批人意见，合同文本的修改、变更记录等等均应记录在案。
应根据合同管理的不同部门，建立物资采购合同的分类台帐和总台帐。
在“合同期限”栏中填写的日期之后再经过三个月，合同的电子资料就自动归档。
（2）增加统计功能。
合同统计分析提供多种数据输出格式（html、XML、Excel、图表等），用户可以自行定义输出格式和数据项，用户可以自定义查询筛选条件。
1.流程查询：直接清楚地显示合同的状态和各流程的具体审批信息，比如送审状态、正在审批的处理人、审批完成状态。
2.合同台帐查询：合同台帐查询是最深入的查询，通过它可以了解所有合同的情况。
痕迹保留功能在整个电子政务系统中是一个非常基本但又极其重要的功能，只要有痕迹保留，下列问题才能解决： 1.记录并识别每个用户的修改内容，确保发生异议时能分清责任。
系统与系统之间应尽量减少不必要数据信息传递，避免因信息量大造成数据的丢失。
有些合同文本的修改，不必从OA合同审批系统返回ERP系统，直接退回OA起草人界面，由起草人在网下对合同的相关条款进行修改后，再上传系统进行合同会签审批。
要对企业内部的合同管理机构和合同管理人员要进行《合同法》培训，提高他们的合同意识，掌握合同法律制度，并自觉地运用到企业的经济活动中，使企业从被动地应付和处理合同纠纷转到主动地预防合同纠纷，从而增强企业的应变，避免经济损失。
要把好合同签订关。
作为领导者和决策者，一定要意识到合同制度已经逐渐成为企业管理的必要手段，一定要将这种管理制度落实到实处并加以贯彻，而不仅仅只是当成一种摆设。
而是要落实合同管理的机构、人员和制度，建立健全合同台账、档案制度，使合同管理逐步规范，从而规范企业的签约和履行行为，堵塞漏洞。