对声像档案管理工作的加强探讨 像档案一样的节目
摘要声像档案是指国机构、社会组织以及人从事各种活动形成对国和社会有保存价值照片、底片、影片、唱片、录音带、录像带等不材体以影像、声音主并辅以说明历史记录。
关键词声像档案;档案管理;管理工作前言随着社会发展及办公条件改善机关工作和各类活动形成了量声像档案。
了更地保护、利用这些生动、形象特殊体档案我们就房山区6立档单位声像档案管理情况进行了调。
调发现声像档案普遍存着归档不完整、保管条件差、管理混乱等问题直接影响了档案完整和声像档案保管及利用。
、声像档案管理存问题()声像设备存着"硬软"现象"硬"是指声像设备数量多。
调6单位仅有单位没有声像设备占3%87%单位都有台以上声像设备设备总数达67台(架)。
有0单位没有制定声像设备管理制或相应使用要占6%致使有设备闲置没人会用难以充分发挥作用;有设备存放科室或人手没有合理利用;有设备使用人员不明确或频繁变动设备不能有效地利用。
从而形成了"硬件硬、软件软"现状而且"软"方面直接影响了"硬"方面作用发挥终造成些重要活动没能及摄录档案没能完整保存下给以声像档案产生及归档留下了隐患。
(二)摄录人员存着"强弱"现状和两种误区摄影录人员各单位直接从事着产生声像档案工作并定着声像档案数量和质量。
"强"表现所调单位3名摄录人员有专职56人兼职87人平年龄35岁专以上化程占7%。
队伍强、年龄适、化程较高这是"强"面;"弱"表现3人专业工龄至5年者38人占86%5年以上者仅占%。
专业培训共68人仅占6%其至3月短训(摄录专业)66人专科毕业人有8%人都属""。
专业工龄短、专业知识及技能普遍较低这是"弱"面。
他们直误以只有上级、红头件才是档案而他们公活动形成照片、录音、录像带等认拍完、录完就算完成任了不要归档保存;另种是部分人误以谁拍照片就归谁送往报社、电台用完就算完了怎么处理这些声像档案属人行。
事实证明摄录人员"弱"面影响了"强"面发挥作用加上认识上误区造成了声像档案管理上不规。
也就是说产生声像档案关棗形成和归档不把关待用再靠档案员催要或档案馆征集那只能是"亡羊补牢"了。
(三)声像档案管理混乱问题复杂、管理制不健全声像档案没有集统管理调有75单位制定了相应声像档案管理制占7%有半数以上单位处无可循由形成、由处理状态。
据调声像档案管理主要存着3种形式是档案室集统管理随形成随移交仅占6%;二是各科室年次移交档案室占35%;三是由科室分散保管或人保存占39%。
由表明有五分二单位声像档案没有集统管理缺乏必要管理制或有单位虽有管理制但落实不够缺乏有效保障措施。
、档案识不强声像档案难以及完整归档声像档案有较强效性和特殊归档要。
例如照片底片归档影像辅以说明如不及归档日就是摄影人员己也难以追忆齐全和准确。
调发现有近0%单位有积存照片没归档且多数照片、底片早已分或已无底片说明更难说清。
从录音、录像带归档情况看更令人担忧相当部分单位都是"盘带子反复用"原始录音(像)没有保存下。
另外有些部门或人手里保存着部分珍贵声像档案虽管理不规但当档案部门收集往往不愿交。
3、保管条件差声像档案难以长久保存声像档案保管条件比纸质档案要更严格。
而调发现只有广播电视局、韩村河村等少数几单位设置了声像档案室或配备了声像档案专柜其余各单位都将声像档案存放柜与其它档案混存不具备恒湿、恒温、防磁等保存要。
致使些照片变黄褪色底片粘连变质磁带受损等不利声像档案长久保存和利用旦发生问题悔晚矣!、管理状况"喜""忧"悬殊发展不平衡调单位设备、人员、声像档案管理都比较规有单位占68%;而无设备无声像档案、有设备无声像档案、有声像档案没集统管理单位8竟占0%两极所占比例悬殊。
从照片数量看多档案室存有0000余张其余60单位0860张平30张(其多者上千张少者几张)。
5、收集渠道不畅声像档案馆、室藏匮乏区档案馆是全区永久保存档案并向社会提供利用基地。
正是由多年沿下声像档案分散保存难以及完整归档统管理致使基层档案室声像档案不齐全档案馆声像档案也就没了。
头没控制住加征集措施不得力渠道不畅造成今?6、区域性重活动档案失控声像档案流失严重众所周知每次区里或基层单位组织重活动召开重要会议都安排人员摄录像形成了许多有价值声像档案。
其些报刊上刊登或印成图、画册对外发行但档案馆(室)却不齐这些原始档案。
各部门领导及相关工作人员都是临抽调各责块工作相应形成档案材缺乏协调、统、集活动结束档案材也各归东西声像(包括、实物等)档案流失所难免;二是从筹备到结束没有归档要和相应控制措施以及贯穿始终档案管理、工作也造成档案材流失;三是有关专业人员档案识不强加缺乏有效管理形成档案不及归档用完就归已有或是下落不明又造成档案流失。
二、加强声像档案管理工作对策及建议()加强宣传、提高识争取领导重视搞档案工作不仅是档案主管部门事更是各立档单位乃至全社会事而各级领导重视是做档案工作重要保证。
从这几年验看要争取宣传主管部门、新闻单位力支持引起社会广泛关从而提高全民特别是各级领导及有关人员档案识营造出种良档案工作氛围;二要抓住机遇心工作。
档案主管部门、各立档单位要善抓住机遇结合地、单位心工作通馆、室藏档案以及生动利用实例发挥档案身宣传教育作用。
(二)加强监督分类指导重业培训针对声像档案管理现状档案行政管理部门要加对声像档案监督指导力并把其作档案目标管理、年执法检重容。
针对不单位现状采取不方式进行分类指导力争整体水平提高。
对人员、设备、档案管理都比较规单位要巩固提高开发利用上下功夫;对有设备、有专业摄录人员而档案管理没跟上单位应依法管理、建立制上加强指导和监督促其逐步规管理;对问题较多、基础薄弱单位要限期建档加指导监督力不留死角。
重业培训全面加强对摄录人员、档案人员有关专业知识和技能培训形成、保管声像档案奠定良基础。
(三)加强管理制定办法狠抓制落实要改变声像档案管理混乱现状制定切合实际管理办法规项工作很必要。
区档案局将与有关部门配合出台《房山区声像档案管理办法》;各立档单位也要建立相应管理制强化规管理对产生声像材从收集、归档到移交档案室统管理制定套严格制防止分散流失杜绝归己有。
永久、长期保存声像档案应定期向区档案馆移交;基础上要狠抓落实。
要确保有关法规和制落到实处必须制定有效配套措施明确责任依法管理做到有可循、有法必依使逐步变成觉行动以确保声像档案归档质量。
(四)全面出击形式多样疏通收集渠道要实现声像档案收集完整采取必要行政手段和物质保障建立并疏通收集渠道运用多种形式收集也很重要。
结合地区实际各立档单位、区档案馆要全面出击采取多种形式收集。
主要有①通正常移交接收。
对地重单位、立档单位重科室产生声像档案比较集要有重地强化收集常沟通及掌握情况。
有部分摄录人员除担当单位摄录任外还被指派(或聘请)摄录地区重活动、重要会议、城市建设、外事活动等。
④广泛社会征集。
对散存民声像档案运用发公告、发件、上门实地寻等形式采取有偿征集、无偿捐献、建立名人全宗、人代存等方式广泛征集。
(五)结合实际创造条件力妥善保管从长久保护和利用考虑声像档案要恒湿、恒温、防磁、防震、防光、防火等。
而目前声像档案保存条件普遍不合上述要短都配齐专柜或设专室又不现实。
我们认结合实际创造条件力妥善保管是当急。
首先声像档案要独立成卷使用声像柜或密闭铁柜单独存放;其次要严格控制库房温湿远离光线、磁场等;录音带、录像带采取定期倒带检等保护措施尽量延长声像档案寿命。
(六)建议档案主管部门参与全区各类重活动针对地区重活动(重要会议)档案失控、声像档案流失严重现状及产生诸多因素应采取档案局、馆直接参与办法由主办单位通知档案局派专人摄影录像并责其他各类档案收集归档工作以确保全区重活动产生档案(特别是声像档案)得以及、齐全、完整地归档统管理方便各方面利用。