浅谈油田企业电子文件归档管理原则
新时期的档案管理已经步入了电子信息化的时代，因此，电子档案已经成为档案管理中的主要文件。
油田企业在电子产品日益发展的今天，档案归档、管理工作更显重要，电子文件作为文件的一种类型，其独特的形态给油田企业当前的档案管理工作提出了更高的要求，同时也给档案管理人员对电子文件的管理增添了前所未有的挑战性和复杂性。
鉴于此，笔者认为我们很有必要对油田企业电子文件的归档工作有一个全新的认识。
下载论文网 一、统筹考虑，重点突出 电子文件有个特点就是能重复使用，而且还能允许多个查询者同时同步利用，相比以前的纸质文件，对查询者来讲使用起来更快捷、方便，对信息的利用效率也大大提高，完全可以满足使用者的一般要求。
在新形势下，对电子文件的归档更是提出了新的要求，因为在原先纸质文件时所采用的管理模式和归档方式以及要求等都远远不能满足目前档案管理的突飞猛进。
这就要求现在的档案管理人员必须认真学习了解电子档案的属性，融入到现在的电子文件的工作范围，从而更好地完成对本单位电子文件的接收、处置和管理工作。
在电子文件归档管理过程中，档案工作人员必须要给每一卷纸质档案的卷内目录上注明相应的电子文件的归档号及存放地，使得电子档案和纸质档案形成有机对应，建立相互准确可靠的标识关系，以便查询者利用时参照互补。
这就要求档案管理者做到“两个必须”，即：必须保证电子文件的数量充足，还要能反映本单位勘探开发、技术研究、生产经营管理活动的全貌，并且确保文件的内容、结构以及电子文件生成的背景信息完整；必须保证所有归档文件在电子无纸化办公过程中的审批、签章等方面程序规范、内容准确，还要确保电子文件在层层复制传输、异地保存等手续后它的所有信息保持不变，与拟稿时的状态一致，否则，出现任何问题，都会导致文件不能正常使用。
二、多套归档，以防不测 在以前的档案管理中，纸质文件只归档一套原件即可。
现如今，由于计算机技术不断提升和信息化工程迅猛发展，档案归档尤其是电子档案必须实行双套或多套保存。
多套保存是指将具有相同内容的纸质文件和电子文件一并保存，其归档时使用不同的卷目编写方法和存放环境。
但是这一工作要求，无疑给档案管理人员在收集归档、编目保存过程中增加了双倍的工作量，也给企业在档案管理、存放等方面增加了成本费用。
多套归档虽然起到了双保险的作用，有其存在的合理性和必要性，但电子文件和电子档案的安全问题也对档案管理人员提出了更高的要求，因此作为现代油田企业档案工作者来说，必须要有丰富、广博的知识，不仅要熟练掌握档案管理专业知识，还要努力掌握好其他相关知识，尤其是计算机技术、光盘技术、网络技术、缩微摄影技术等，这样才能适应新时期档案工作的要求。
三、把握阶段，依序进行 对传统的纸质文件，以往的档案管理都是分阶段、分环节进行管控，最初的文件保存是由产生该文件的单位或科室进行分类和保存，就是在文件起草并规范签发办理完毕、具有该文件发行使用的效能后，其单位或科室将有保存价值的文件收集起来，归档保存，年终再交到档案管理部门进行整理立卷、归档管理。
而电子文件却必须要遵循全程管理，以计算机这个功能完善的专门系统和国家对电子文件管理的标准规范来进行，由于电子文件是在各种新开发的软件（比如OA 办公系统）中形成的，因此它的管理制度、方法和策略都要通过各种软件，即电子文件管理系统来实现，所以在文件最初的系统设计阶段，设计软件人员以及使用人员就必须考虑到归档管理这一环节，否则等正式文件形成后，到最后才考虑或要求归档工作为时已晚。
为此，档案部门对电子文件管理工作必须提前介入，实施前端控制，在文件起草时就可以关注，保证在文件归档的同时，将审核、修改、签发等相关信息也能够完整地移交或发送给档案部门。
四、多方协作，共同管理 在电子信息时代，要对单位或科室产生的电子文件进行合乎规范的收集整理归档，一般来说，一个单位的档案部门要配备有一定电子信息操作能力的工作人员，拟定电子文件的部门以及档案部门的专业人员必须相互配合，共同完成。
其中：电子文件拟定单位或部门中熟悉各项业务，了解电子文件形成的背景、原因的工作人员，负责电子文件完整归档的前期工作；档案管理部门中具备档案管理知识、能够熟练掌握归档原则、方法，并且了解本单位各类文件和档案的全局情况，是电子文件按照归档需求、流程正确立卷归档的管理者，也是热情接待、提供档案查询的服务者，可以发挥把关和统筹协调的作用。
因此，与传统纸质文件相比，电子文件涉及的归档工作范围更大，系统性更强，涉及的专业领域更广，但其所受的制约因素也更多。
总的来说，电子文件从其产生、积累、整理、归档以及检测、保护、借阅等等，都要求工作人员具备一定的电子技术，因为它的形成就是在一定技术环境下完成的。
因此，电子文件的归档工作就是一项复杂的系统工程，它不仅需要单位投入一定的人力、物力和财力，还必须要求形成跨单位、跨部门、跨专业的多方协作、共同管理。
我们坚信，只有结合实际，从硬实力和软实力两方面着手，才能够完成新时期下电子文件的归档要求，才能及时有效地为企业生产、生活服务。