OHS管理体系文件和资料控制

OHS管理体系文件和资料控制。

组织应建立并保持程序,控制本标准所要求的所有文件和资料,从而确保：

(1)它们能够被恰当定位;。

(2)对它们进行定期评审，必要时予以修订并由授权人员确认其适宜性;。

(3)职业安全健康管理体系的关键岗位，都能得到有关文件和资料的现行版本;。

(4)及时将失效文件和资料从所有发放和使用场所撤回，或采取其他措施防止误用;。

(5) 法律、知识性文件和资料，予以适当标识并保存。

1.理解要点。

对OHS管理体系文件的管理，如文件的标识、分类、归档、保存、更新、处置等等，是文件控制的主要内容。文件的保存要有一定场所，有专人保管，并有一套机制保证文件的时效性。过期作废的文件要及时收回处置，新的文件要及时到达使用者手中，文件控制是对整个体系所有文件的控制和要求，为了实施对文件和资料的控制，除管理手册和程序文件外，还应有适当的支持文件。组织可结合自己的特点和需要制订如受控文件登记表、文件修改登记表、收发文件登记表等。文件控制在ISO9000系列中已有较严格的要求，可参照执行。

另一方面，OHS管理体系着重在体系的运行和危险因素的有效控制，而不是建立过于繁琐的文件控制系统，在建立体系和运行体系中要注重实效。

2.审核要点。

1)组织是否制定和保持了控制文件的文件化程序，是否对有关的文件包括相关方的资料都实施了控制(如：是否建立OHSMS文件和资料管理程序、设计文件和资料控制程序、工艺文件和资料控制程序等)。

2)是否能保证体系运行的各个重要岗位，都能及时得到相应文件的现行版本。

3)不论出于什么原因而保留的已作废文件，是否都进行了适当的标识和管理。

4)文件的收发、复制、归档是否都有编号，有责任人员签字。

5)文件更改、修订是否有原审批部门审批。

6)文件发布前是否由授权人员审批其适用性。

7)文件修订时，是否制定了相应记录和更改清单或一览表。