管理处工作记录控制工作程序
为加强对工作记录的标识、收集、整理、编目、借阅、归档、存储、防护、处理、检查等工作的管理,保证管理处工作记录资料的完整性、有效性。
1.1各部门工作记录的形式包括各类文稿、打印稿、录音带、录像带、照片、胶片等。
1.2各部门工作记录包括一切与服务质量有关的记录,如人员资格证书和培训记录、分承包方的有关合同、协议书和资格证明、各类现场工作记录、闭路监控系统录像带、顾客来信等。
2.管理职责。
3.1现场的工作记录应装在文件夹中,并在文件夹上标明该记录名称。
3.2现场工作记录应字迹清晰,无污损或破损等现象。各业务班长应负责对现场的工作记录进行检查,并于每月初将上月的工作记录收集整理后,送至综合管理部文件管理员处存档。
4.1文件管理员应在每月5日前将上月本部门填写完毕的工作记录收集齐全。
4.2文件管理员应检查本部门各岗位使用的工作表格的有效性,防止过期表格的误用,并对已失效的表格即时进行作废处理。
4.3对已收集的工作记录,文件管理员应按照不同岗位、专业的类别进行排序,确保序号的连续性(有断号的需注明),并对已收集的工作记录,进行合理地编目、标识,以便于工作记录的查找和检索。
4.4结合管理处的实际情况,对已收集的工作记录进行归档。一般可按月/季/年度定期将工作记录归档,但须于首日后进行。对于数量较少或延续性不强的工作记录,每年归档一次,于每年一月份进行;对于数量较多或延续性不强的工作记录,每月或每季归档一次,于每月或每季15日前进行。
4.5如工作记录是传真件,应复印后保存复印件。如工作记录破损,应即时修补。
综合管理部应安排适当的地点对已归档的工作记录进行存放,并标识工作记录的名称、产生的时间段、保存期限和存档人。并在《工作记录存储清单》上进行登记。《工作记录存储清单》须定期校正,一般每月进行一次,以确保准确性。
工作记录的借阅由文件管理员负责。借阅工作记录须在《借阅登记表》上登记。如借阅时间超过1天(隔夜外借)时,须经部门主管批准后方可借出。借出的工作记录由文件管理员负责跟进,并及时收回归档。
文件管理员应参照制定的《工作记录一览表》确定工作记录的保存期限。超过保存期限的工作记录可填写《工作记录报废申请表》并经综合管理部主管批准后作报废处理。
综合管理部主管每月至少一次对工作记录进行一次抽查,每季度至少一次对工作记录进行一次全面检查。并将检查情况记录在《工作记录检查记录表》上。
序号文件名称保存时间。
1合同登记表合同失效后1年。
3文件资料存储清单至少2年。
4文件处理表同该文件保存期。
7物资申请报告至少3年。
8物资申请单至少1年。
17出入卡不存。
19物资搬运放行条至少3年。
25装修违章通知书至少1年。
26停车场车位租用协议书失效后保存1年。
27停车场管理协议书失效后保存1年。
30停车卡不存。
31车辆进出凭证至少1月。
38公用设施保养。
39停水/电/气/试消防设施通知至少1年。
41设备(工具)汇总表失效后保存1年。
43机电设备年度检修计划至少5年。
45分承包方保养效果评估表至少3年。
47智能门禁系统检查表至少1年。
62家庭服务协议书至少5年。
63客户服务情况统计分析报告至少5年。
67夜间查岗计划安排表至少2年。
71钥匙清单至少3年。
72商户管理协议书至少5年。
73商铺消防管理责任书至少5年。
79交接清单至少2年。
80房屋移交验收情况通报表至少5年。
82职员(工)即时奖惩通知书至少2年。
94业务管理部绿化(地)养护巡查周记表至少2年。
100物资领(借)用单至少2年。
101仓库物资盘点表至少2年。
107岗位证书登记表失效后1年。
108培训计划至少2年。
110管理报告至少5年。