物业辖区邮件收发制度(2)
邮件作为业主、使用人与外界联系的重要渠道,为保障用户能够及时、准确的收到当天邮件,特制定如下程序:
1.及时跟进使用人所订报刊的收据复印件,并制定相关报刊登记单;。
2.根据报刊分发单分发报刊,如遇数量或缺损需及时与邮局联系补给客人,并向客人作好解释工作;。
3.如因我处工作失误造成邮件受损,应当面向客人道歉,并及时向部门主管汇报;。
4.每日收到邮局的邮件后仔细分发,挂号信、汇款单、快递、包裹单等重要邮件应分类登记;。
5.客人的信件、报刊分拣完毕且确认无误后,将信件、报刊投放客人的信报箱内,以便客人拿取;。
6.对于快递、电报、邮包、挂号信等重要信件,随到随通知客人,如当时联系不上客人需填写函件领取通知单放入客人信箱,以便客人回来后能够及时查收,并应认真做好记录(注:收到快递时,如客人不在需电话联系客人,并在客人同意后代签快件);。
7.客人领取邮件后应在登记簿上签字,同时经手人也应在登记簿上签字,以便出现问题能够及时查找;。
8.遇到无人领取邮件或地址不详、客人迁移等情况,需做详细记录并退还邮局;。
9.特殊信件应建立独立、保险管理区域;。
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