主题词 [如何做好公文处理中的主题词标引]

公主题词是适应机关办公动化、公处理规化要从公标题选取换出能反映公主题概念词或词组。

公主题词标引主要依据是由国院办公厅局制定《国院公主题词表》。

外各地区和各行业都结合身公处理实际制订了各主题词表。

我们水利部黄河水利委员会公处理主题词标引使用《黄河水利委员会公主题词表》。

、主题词标引程序三步 走 步审件分析主题。

首先通公了公主要容和发图。

般说审件标题进行主题词标引是人员常用方法。

如件标题能概括公主要容就从标题入手分析主题。

否则就要从公容入手进行主题分析。

其次分析主题。

首先看公标题是单型主题还是多主题。

单主题标引用多表达概念主题词多主题用分组多主题词分别表达各主题概念。

分析主题重是主题结构分析。

即分析主题里面主要成分和次要成分以及它们关系。

《黄河水利委员会公主题词表》将主题结构次序分主体因素、通用因素、空因素、种因素五类。

二步提炼、换主题概念。

分析主题类型和主题结构就掌握了份件全部主题概念。

对这些主题概念并不完全要标引出而应当粗取精有所取舍。

要提炼标引那些重要、专指性强主题概念舍弃般主题概念。

对提炼出公真正具有检义主题概念公主题词表将其准确、规、科学地换成主题词。

表取词主要途径( )直接顺表适用析出主题概念与主题词表词致或接近。

可以用拼音、也可用部首。

( )畴引。

主要适用两种情况是公主要容集某畴提高标引效率可先畴引;二是主题概念不到合适词但畴比较明确也可畴引。

( 3 )词族引。

适用比较复杂主题概念从复合主题某词素入手克复杂主题词汇形式难以确定困难。

三步标引记录审核校验。

主题词成功换根据《国机关公格式》规定将主题词标公末页下部送栏目左上侧。

词目空不用标按主体、通用、空、、种等要素依次进行著录。

结束主题词标引前必须对标引结进行审核。

审核主要容有( )主题概念提炼是否准确、全面有无漏项;( )主题词换是否合标强规则和组配规则;( 3 )类型公所选用主题词是否致;( )标引记录有无遗漏等。

如发现问题及纠正补救。

二、主题词标引三要 要准即主题词标引对公容揭失要准确包括两方面容( )主题分析程对公主要容分析和提炼是否准确( )对分析出主题概念换成主题词准确。

二要全标引主题尽量能全面反映公主题容不能漏标。

黄委系统公主题词标引深不超 7。

三要专即标引主题词与公主要容相程般说对公主题概念只有专指主题词。

这是衡量主题词揭失主题概念精重要因素。

三、主题词标引三不 是不能使用表外词。

有很多人标引主题词往往都是从标题抽取几关键词进行标引根没有由使用主题词表换致使标引主题词出现了表外词这是主题词标引忌。

二是不能颠倒顺序。

主题词标引按照主体、通用、空、、种五因素顺序排列。

但是有很多人都是依据公标题从前向依次标引。

三是不能面组配。

主题词标引常遇到待标主题概念没有现成主题词可供直接标引必须先将该主题概念分成二以上简单主题概念然再分别用相应主题词进行换。

分应将主题概念分成两或多有交叉关系子概念或者是有限定关系子概念切忌避免面拆分。

主题词标引是项基础性工作也是技术性很强工作。

做这项工作不仅要从业人员熟悉使用标引工具熟练掌握标引规则和方法而且还要掌握相应专业知识更要从业人员严谨、认真、踏实作风。

限幅不再赘述。