【学习军用公文写作应注意的四个环节】
摘 要: 军用公文写作的学习需要循序渐进地从四个主要环节上下功夫。
一是写前准备阶段,需要了解军用公文的特点、文种的含义,相关政策依据、单位具体情况;二是形式把握阶段,要掌握军用公文的格式要求、公文要素的主要内涵;三是内容梳理阶段,要从解决实际问题出发,使公文内容条理清楚、具体充实;四是修改精化阶段,要充分体现军用公文简洁庄重的语体风格和细节的准确性。
关键词: 军用公文写作 写作环节 写作规范 在军用公文使用的具体过程中,由于不清楚写作的基本特点,不遵守公文的行文格式,不履行各种文种的写作规范,不注意用语的风格和行文细节,常常出现不尽如人意的现象,轻则出洋相、闹笑话,重则直接影响文件的质量、单位的形象、办公的效率,甚至使军队相关工作受到恶劣影响。
军用公文多用于军事行动的部署、武器装备的配置、军事兵力的调整调动等,事关重大,军队的指挥、管理人员和军校学员,应当重视公文写作,熟练掌握这项工作技能。
总的来说,学习军用公文写作,可在写前准备、形式把握、内容梳理、修改精化四个环节上下功夫。
军用公文,只有在写作前弄清它的两大基本特点,才能写出符合要求的公文。
其主要特点:一是实用性强,以实现宣传教育、统一认识、指导工作、商洽事务、供人参阅、公布周知、遵照执行等意图为写作目的,因而,能否解决工作中的实际问题是衡量军用公文是否合格的首要标准,这一点明显区别于文学创作供人欣赏、怡情益智的有感之作;二是代言写作,军用公文是体现单位集体意志的公务文书,有时并非作者的意愿之作,因而不管作者喜欢不喜欢,都必须抱着对工作负责的态度,忠实地领会领导意图,注意自己代表机关或领导讲话、作指示的代言的身份,摈弃个人的情感因素,努力完成。
这就要求写作者必须了解党、国家、军队的相关政策要求,掌握上下级和本单位的具体情况,还要体现军队雷厉风行、快速解决问题的特点,这是军用公文写作前应做的理论准备。
目前我军各级机关日常公务活动中使用的公文文种是由2006年1月在全军施行的新修订的《中国人民解放军机关公文处理条例》统一明确的,包括:命令、通令、决定、指示、通知、通报、报告、请示、批复、函、通告、会议纪要。
每种文种的行文目的、行文职权、使用范围各不相同,如果文种选择不当,就不能达到预期的行文目的。
如,请求上级给予指示、帮助、支持的,应用“请示”,如果用了报告工作、反映情况的“报告”,则不能得到期待的“批复”;再如“通令”,是军队特有的公文文种,是纪律条令规定奖惩范围内(荣誉称号除外)所用的指挥性公文,优秀士兵这样纪律条令范围外的表彰,则只能用“通报”,若用“通令”则是说了外行话。
每种文种的内容侧重也不尽相同,如,同样是告知情况,“通报”注重周知,“通知”更侧重具体的实施要求。
在实际工作中,只有根据实际情况正确选用文种,才能显示文件的性质、用途,明确制发目的,实现文件的意图,因此,了解各文种的特点和使用范围是写好军用公文的前提。
这是军用公文写作的第二阶段――造型阶段,也是具体实施写作的第一环节。
军用公文是一种特殊的写作,有统一的外观要求,这是军用公文的标志性外形特点,这种特定、严格的格式规定,既是军队机关公文权威性、约束力和规范化在形式上的体现,又是提高行文效率和质量的可靠保证。
公文格式包括中国人民解放军机关公文通用的纸张要求、印制要求和公文中各组成要素的标识规则,军用公文写作者必须严格遵守,不符合相关格式规定的公文,会给工作带来不良的影响。
如,军用公文用字大小的规定,大小标题、主题内容、相关要素的统一要求,便于快速识读关键内容,提高了公文的效率,形式上也给人层次井然、严肃庄重的感觉。
又如,公文要素所在位置的规定,是办文人员准确了解公文相关信息的重要途径,如密级用黑体字标注在首页的右上角,接收公文的人员第一时间即可判断出此公文的阅读范围。
学习公文写作,首先一点就是要像,把握规范的格式,就是实现外型上像的环节。
公文要素是指军队机关公文的份号、密级、发文机关标识、发文字号、签发人和已阅人、标题、主送机关、正文、署名、成文日期、印章、无正文说明、发文(传达)说明、主题词、抄送机关、印发说明、承办说明、页码等格式要素。
如,前文所说的密级等级,涉及公文事项的重要程度和知道的范围,如果该标不标或降低密级标注,就会影响相关事项的保密工作,尤其是军队,一旦出现差错,就会给国防建设、国家安全造成严重损失。
再如成文日期,涉及文件执行的时间,不可随意标注;军用公文的日期要求使用大写汉字,避免了被人轻易篡改的可能,同时也体现了严肃庄重的特点。
军用公文的署名也有学问,命令、通令一定要用军政正职首长的署名,通知通报则用机关署名,要求各不相同,初学者必须掌握相关的严格要求,才能让各个要素在公文中充分体现出应有之意。
三、斟酌短篇的逻辑层次和长篇的主要观点,实现写作的主要目的。
军用公文写作的主要意图是通过具体的公文内容实现的,因而此阶段是军用公文写作的关键环节。
初学者可以简单地从内容含量上将公文分为长篇和短篇两大类,在学习时有针对性地区别对待。
短篇公文事项单一,像请示、一般的命令、批复、印发类通知等,内容简洁,结构简单,容易成篇。
学习这一类公文写作,关键把握两点即可:一是结构层次必须清晰分明。
以请示为例,此文种要求一事一文,行文短小,结构上要依惯用的逻辑思维习惯安排层次,依序写清为什么请示、请示什么,即请求的缘由、请求的事项,这样既符合人们思考问题的习惯,读起来也自然便捷,问题清晰明了;二是问题要写清说尽,不留疑点。
还拿请示来说,请示缘由必须说出能让上级感觉必须解决的真实关键的理由,请示事项也必须写出具体解决什么、怎样解决,否则难以实现解决问题的公文意图。
有的军用公文,如决定、工作报告、指示等,侧重思想教育、经验总结、情况汇报等,行文需要阐明意义、总结成绩、介绍做法,篇幅相对较长。
这类公文写作相对较难,更需要有扎实的理论知识、相关的政策基础,有本单位具体情况的分析能力、概括总结能力,有一定的语言表达能力。
学习这类公文,要把握以下两个关键:一要纲举目张、条理清楚。
因内容复杂丰富,这类公文很容易犯杂糅不明的毛病,写作者可以用大小标题的标注法清晰地表明从几个方面讲起。
例如,综合性报告的写作,一般分基本情况、主要成绩、经验做法、问题教训、今后打算几个大方面,每个大部分,比如成绩,又可以用小标题的方法从本单位的司政后装四个部门分别作以总结;二是内容必须具体充实,这类公文需要一定的说服力,没有具体可信的材料支撑无法实现行文目的。
解决的办法是,在小标题列出鲜明的观点后,应用准确的数字、典型的事例、相关的文件要求或点面结合、或角度新颖地说明主要观点。
四、确保语言的简洁庄重和细节的精准无误,打造高质量的公文精品。
军用公文是军事公务实用写作,语体追求庄重、典雅、严肃、简洁之美。
在修改环节,行文一定要充分体现出这样的语体特征,按照规范要求和行文目的,使用规范、本色、精炼的书面语词,避免口语、方言。
在句式特点上,一般要完整严谨,少用变式句,绝不使用感叹句和省略句。
为体现简洁庄重的特点,军用公文还经常使用表义精确、概括性强、典雅质朴的古语词,尤其是在开端语、经办语、引叙语、期请语、表态语、提示语、时限语、表敬语、结尾语等处,多用“特作如下通知(决定、规定)”、“现将有关事项通告(通知)如下”、“当否,请批示”、“以上报告如无不妥,请批转执行”等比较稳固的惯用语和惯用句式。
在修辞上,尽量文词洁净利落,不枝不蔓,言约义丰,述事清楚明了,毫不晦涩,不用华丽的语辞、大胆的夸张。
正如宋代李耆卿《文章精义》所言:“文章不难于巧而难于拙,不难于典而难于直,不难于细而难于粗,不难于华而难于实。
”公文语体这种简洁庄重的风格,是需要苦心孤诣地认真斟酌方能实现的。
军用公文一般事关重大,不能虚构,不能无中生有、妄自猜测,所以写作者必须在求真求实上下功夫、本本分分地据实而作。
写作者必须在内容反映上符合客观实际,有一是一,有二是二,不夸大,不缩小,更不能说假话,装腔作势,这是公文作者应遵守的最起码的写作原则。
“一字入公文,九牛拔不出”、“军令如山”,公文要严密,无任何歧义,像“此通知发至团(包括团以上)单位”就是周延无歧义的表达。
军用公文的作者还应该注意行文中容易被人忽略的地方,有时一字之差,即可谬之千里,军事行动中在这方面曾经有过血的教训。
所以,修改阶段,一定要关注每一个细节,尤其是数字、关键字词、标点符号等都不能出现任何差错。
这就要求作者有一丝不苟的认真态度,有认真负责的责任意识。
军用公文写作,有的人以为简单,将其看作是按照固定的格式写几句套话的“照猫画虎”,有的人却常有畏难情绪,不知如何下手。
实践证明,持有前一种态度的人一般写不出高质量的公文。
公文写作不可轻视,但不能像持有后一种态度的人,觉得公文写作望尘莫及,只要在写作前将公文的特点、文种的含义了解清楚,相关政策、单位具体情况有所掌握,在写作时注意公文的规范要求、公文要素的主要内涵,内容有所侧重地本着解决实际问题的原则尽量具体充实、条理清楚,最后在修改环节认真思索语体风格和细节部分的准确性,就能逐步写出合乎要求的较高质量的军用公文。
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