电力设计数字档案馆建设实录及评析
摘 要：本文从福建院数字档案馆建设背景和思路出发，介绍了福建院数字档案馆系统功能、系统资源、安全保障体系、项目实施保障等建设过程，并做分析评价，最后提出了数字档案馆后续工作方向。
毕业论文网 /2/view—11437723.htm 关键词：数字档案 档案数字化 电子档案 数字档案馆 1 前言 福建省电力勘测设计院（以下简称福建院）信息化建?O起步较早，已建立了设计项目全过程管理系统《设计院项目管理信息系统平台》（简称项目管理系统）、《OA办公系统》、《档案管理系统》等，为进一步提升信息化档案管理水平，发挥档案效益，更好地为企业的生产和管理服务，在电力设计行业相继开展数字档案馆建设推动下，根据电力设计行业数字档案馆建设指导意见的具体要求，结合福建院信息化建设的现状及档案管理实际情况，既提供传统纸质档案的管理，又着眼于未来档案数字化的时代趋势，从建设目标、整体架构、功能分析、技术路线、实施路线、项目组织、进度安排、资源配置等方面编制了数字档案馆建设方案，经过院领导、管理部门、生产设计部门的全方位评审后通过，按照数字档案馆系统开发和纸质档案数字化扫描并行的工作思路，开展数字档案馆建设各项工作，在系统功能建设、数字档案资源建设、安全保障体系建设等方面达到了目标要求。
2 数字档案馆功能建设 2.1数字档案馆软件功能 福建院数字档案馆的建设，重点是电力设计工程档案数字化的建设，并紧紧围绕档案“收集、管理、保存、利用”四项基本业务要求，通过数字档案馆与《项目管理系统》、《OA办公系统》等接口，以及网上归档等方式，理顺全院生产管理流程及归档流程，自动、实时地采集生产过程所产生的电子文件，实现归类、存贮、归档。
通过数字档案馆强大的检索功能、在线浏览及下载等服务，为档案利用打开方便之门，为档案资源转换为企业生产力提供了有效途径。
1）档案收集。
（1）自动采集各类电子文件及元数据：一是有前端业务系统通过接口实现档案数据归档到数字档案馆。
《项目管理系统》对设计人员设计的DWG图纸经成品校审流程、电子签名、电子签章后转换成TIF文件，批量打印完成出版流程，再通过接口自动采集归档，同时对设计过程原始材料等office文件自动收集、归类、存贮，转换为PDF格式文件后，经接口及时、完整、准确的完成归档；公文文件经《OA办公系统》流转结束后，通过接口实现自动归档。
二是无前端系统各类档案归档到数字档案馆，通过院网站网页提供的归档入口，各部门经办人员完成网上归档移交。
（2）数字化扫描文件归档：原始材料、底图等扫描件，通过数字档案馆档案管理客户端，实现上传归档功能。
根据用户需求不同，进行批量导入或导出数据，并自动生成相应Excel文件，保证数据“进出自由”和档案业务需求。
2）档案管理。
（1）档案整理编目：实现各门类档案的整理、数据分类、目录建设、查询、全文挂接、打印、统计等功能，与现有档案业务完全接轨。
各门类档案包括工程设计档案、工程原始档案、文书档案、声像档案、实物档案、总承包项目档案、合同档案、招投标档案、科标业档案、会计档案、仪器设备档案、软件档案、地形图、规程规范、资料、开发投资建设档案、标准图集等。
（2）借阅管理：实现纸质档案日常借阅事务办理，包括档案借出、续借、查阅、归还、催还、借阅历史查询、借阅统计等日常借阅办理业务；实现电子文件的网上流程审批和下载。
（3）检索方式多样化：系统提供多条件组合查询方式，用户可根据需要添加多个条件，可设置检索的内容项，查询结果可导出到EXCEL。
功能强大，检索速度敏捷，响应时间迅速，一般能在3秒内完成检索任务。
（4）满足统计要求：系统能够按照数据类型等设定要求，进行合理、有效的数据统计。
各门类档案均提供了按照时间范围，根据项目进行档案库存量统计；对各门类档案按照录入时间单位、按录入人编号进行统计档案工作人员的工作量；根据工程、时间、部门、人员等信息统计电子文件的浏览量、下载量等。
（5）系统管理：包括权限管理、流程自定义配置、基础数据维护、日志等。
（1）存储格式的选择：图纸的原件DWG及引用文件、底图扫描文件PDF、TIFF；报告文件的原件DOC、XLS，扫描件PDF；文书档案红头文件DOC或扫描件PDF；荣誉档案是通过数码相机拍摄的JPG；声像档案是JPG、MPEG、AVI、WAV、MOV、MTS格式。
（2）存储技术：在线存储主要是磁盘存储，采用DAS存储解决方案来实施；离线存储通过移动硬盘和磁带拷贝备份电子文件，定期对服务器中的重要文件夹、系统、软件、进行更新备份。
4）档案利用。
（1）数字档案馆Web：以B/S构建数字档案馆Web端，职工在足不出户的情况下，通过IE浏览器实现纸质档案、数字档案的查询检索和预借纸质档案。
（2）全文检索技术：不仅实现了条目式检索，通过全文检索技术实现电子文件内容级检索，引擎先进，检索方式类似“百度”，检索途径丰富、快捷、便利。
（3）安全浏览器：自主开发的安全浏览器支持用户在线查看常用格式的电子文件，浏览器对文件数据流进行动态加密、解密，无权限的用户仅能浏览文件内容，无法下载、复制、打印电子文件。
（4）权限控制机制：安全浏览器与权限管理相互结合，有权限的用户实现数字档案的在线浏览、借阅申请、下载等。
5）外部资源共享和利用。
数字档案馆链接的外部资源有《技术标准查询系统》、《国家建筑标准设计图集》、《中国知网电子期刊》、《光盘图书》、《技术信息检索》，能够满足职工的需求，并发数适宜，系统响应及时，查询操作简单，容易掌握。
2.2网络 院内建成了以千兆光纤为主干的企业局域网及以VPN技术为支撑的远程办公广域网，建立数据存储备份系统。
数字档案馆建立在内网专用的服务器上，使用SQL Server数据库系统，配有UPS不间断电源，网络基础设施健全，运行良好。
2.3硬件设备 为满足数字档案馆建设要求，前期配置了高性能专用服务器、存储阵列柜，后期计划配备能够满足档案业务和数字化加工要求的档案数字化设备。
工程档案（底图、成品、原材）数字化主要从两个方面着手，一是借助项目管理系统经数字档案馆提供的?w档接口将有电子签名和盖章的DWG和TIFF图纸文件进行归档，将设计过程记录的原始材料实现自动收集、归类、存储。
二是对于历史馆藏的工程底图、文本等扫描工作。
图纸扫描存为TIFF格式，文档扫描存为PDF格式，并按工程卷册及文件夹名称自动批量挂接入数字档案馆的归档库中。
虽然现已完成大量历史图纸扫描，但是，馆藏剩余历史图纸、文本等扫描还需继续投入人员、资金、时间。
2）其他类档案资源建设：文书档案已实现了《OA办公系统》与数字档案馆的自动归档接口，在线公文100%自动归档，历史的OA公文通过数字化扫描，再上传到数字档案馆。
实物（荣誉）档案如获奖证书、资质证书通过数码相机或扫描仪数字化后上传至数字档案馆。
3）数据库。
福建院数字档案馆采用SQL Server数据库管理档案数据，数据处理及时、迅速。
系统已建立馆藏资源的目录数据库；对DWG、Word、Excel、PPT进行全文文本提取，建立内容数据库；对记录电子文件的属性信息，及DWG文件的外部光栅图片、字形文件等建立元数据库。
服务器容量大，可扩展，完全能够保证数据存储的需求。
数字档案馆网络及存储安全要求高，设备存放在专门的机房，部署高性能防火墙，数字档案馆专用服务器及客户端均要求安装网络版杀毒软件，安装系统漏洞和补丁，并在局域网环境内自动升级更新，防护外部黑客和内部网络病毒的攻击，严格控制系统和设备访问控制权限，防止数据篡改和误操作。
数据备份计划周全，方式多样。
数据库文件每天进行增量备份，每周末定时对服务器数据进行完全备份；电子文件每天完全备份。
另外，还实行行离线备份、异地备份，以保障备份的系统、数据安全可靠。
3）使用权限。
档案部门人员档案整编端，录入、预览、下载、卷册信息修改、增删等操作，根据岗位职责，做了权限配置。
系统管理员可根据用户角色、所在部门授予权限，同时按用户请求和需要灵活更改权限，保证了访问权限弹性控制。
4）库房管理。
制定《福建省电力勘测设计院档案库房管理制度》，确保档案库房规范管理，确实做好库房“八防”工作。
库房内配备空调、抽湿机、温湿度计等设备，每天对温、湿度记录测量。
5 项目实施保障 1）制定管理制度和标准。
福建院根据国家和行业有关法规，结合实际，制定了院档案管理系列制度、档案管理标准、计算机网络安全运行维护管理标准、网络信息安全保密管理制度、网络与信息安全专项应急预案、中心机房停电专项应急预案、一级、二级、三级信息系统事故现场处置方案等，这些标准与管理制度为数字档案馆正常运行，提供了强有力的制度保障。
2）文档编制。
数字档案馆建设过程分为方案策划、需求分析、软件设计、程序编写、软件测试和运行维护等阶段，每个阶段明确主要活动和任务，按照软件开发流程，在各个阶段形成文档，并进行评审，通过方可进入下一个阶段。
整个过程文档记录合理完整。
3）经费保障。
数字档案馆建设通过编制项目预算来满足建设过程的经费需要，在购买服务器、磁盘存储阵列柜、UPS电源，引进和二次开发数字档案馆软件等都得到了院领导的大力支持。
后续还将投入历史工程图纸、文档的委托扫描费用。
4）人才配备。
福建院数字档案馆建设人员组成，以院总工直接挂帅指导、档案中心主任和信息中心主任为项目负责人，配备具有信息化和档案知识技术人员负责具体项目实施，对项目全面管理。
形成院领导、相关部门负责人、项目工作组、软件开发公司组成的建设团队，从人员素质、人员数量、职责三方面保障数字档案馆平稳建设。
5）使用操作培训。
数字档案馆系统建成后，由开发人员对员工、档案人员、系统管理员进行了系统操作、用户使用的现场培训。
操作说明挂接在院内部网站供查阅使用。
6 结语 在全体参建人员的共同努力下，福建院数字档案馆建设取得了良好的运行与使用效果，得到了院领导与广大员工的一致认可。
但是，由于客观基础、技术条件等因素的限制，数字档案馆的建设还存在一些不足，需要我们认真思考。
也正是在这些不足的激励下，我们将继续前进，档案管理工作不能再单纯的为解决库存压力而苦恼，也不能再单纯为纸质文件的借阅而忙碌，应该站在更加宏观的角度，重新审视档案管理的方式与方法，树立起档案管理的新观念，未来需充分的发挥数字档案资源的优势，为广大员工提供更加便捷、知识推送的知识学习平台，在数字档案管理系统以及知识管理系统建设的道路上越走越远，为企业创造越来越多的经济效益。
作者简介 陈世雄，福建省电力勘测设计院档案中心，高级工程师。