解析电算会计记账方法|总预算会计记账采用
电算化会计信息系统电子账套是由相关系列财数据库件组成集合体。
所有会计数据和会计信息都必须以数据库件形式存例如记账凭证和已记账凭证就分别存储临凭证库件和正式凭证库件。
电子账套记账是项关键数据处理功能是凭证数据不数据库件动传递和更新不再是手工会计对凭证数据账簿上重复。
而现行各种会计软件具有模拟记账、实记账、成批记账、跨月记账和恢复记账几种功能又是记账程发生这根性变化前提和基础。
对新增记账凭证旦保存就会立即记账所以实记账每次只能登记张凭证。
从实记账实质看凭证处理程不仅省略了审核签这道手续还将凭证记账和保存这两程合二。
这样凡是进入电子账套记账凭证都是已记账凭证不临凭证库件就直接存储正式凭证库件制单人也就成已记账凭证会计数据终责任人。
这种记账关键是能够对结账程(有会计软件结账模块嵌套了机制凭证功能) 动生成机制凭证进行实记账从而不断整结账程并能连续期末机制凭证。
实记账虽然流程简单、操作方便但由不对记账凭证进行审核签而有悖会计人员相制约原则和要对错误凭证只能进行有痕迹修改而不能彻底删除。
知道记账凭证是电子账套处理会计数据起用户只有充分利用会计软件提供动审核和人工审核功能共对记账凭证进行全面审核才能保证电子账套会计信息正确性和可靠性。
模拟记账可以使用户预先就知道电子账套所有记账凭证正式记账数据结所以又被称预记账。
由模拟记账针对是记账凭证因保存临凭证库件所有凭证不论其是否已审核签是月还是上月也不管是哪操作员填制都可以进行模拟记账。
模拟记账结只能供用户临浏览看而不能电子账套长久保存和调用这和具有移凭证、传递数据和更新数据三功能正式记账不。
这样通模拟记账凭证仍然属记账凭证而继续保存临凭证库件这正是有会计软件(例如安易软件)将模拟记账功能与记账凭证其它操作模块集成主菜单原因所。
虽然模拟记账没有真正处理记账凭证数据但这记账功能却能够对记账凭证进行及汇总和试算平衡防止错制、重制和漏制凭证而且有助实现预算控制和账簿记账前对照分析等工作。
三、成批记账方法。
从表面上看成批记账次能够将多张记账凭证交叉立体登记入账但它与实记账根区别凭证必须审核签名才能进行记账而不是次能够登记记账凭证张数多少。
也就是说只要是凭证要审核签才能记账即使次登记张记账凭证也属成批记账。
现行会计软件对进入电子账套记账凭证虽然可以从借贷平衡、凭证类型、顺序和容完整等方面进行动审核但无法预防像数串行、方向颠倒和借贷多记或者少记等这类凭证错误。
了保证电子账套会计数据正确性和合法性不论是用户录入手工凭证还是动生成机制凭证都必须作记账凭证先保存临凭证库件等待相关人员进步审核。
旦发现其记账凭证有错误用户就能及进行无痕迹修改还可减少不必要数据存储;审核无误凭证签仍然要返回存放 临凭证库件 只有成批记账才能移到 正式凭证库件。
由成批记账具有工作效率高、控制环节多和数据责任明确等优因它成各种会计软件都具有基记账功能。
这种反记账功能不仅要把记账凭证从正式凭证库件返回到临凭证库件而且要把当记账程传递和产生所有数据从相关数据库件彻底销。
可见全面准确地保留记账线是会计软件实现恢复记账关键技术现行会计软件主要有近次记账前状态和月月初状态两种恢复形式。
恢复记账功能虽然具有避免错误凭证被登记入账、病毒导致账证不问题、重新进行外断记账程等优但又会给电子账套带了新财风险。
因现行会计软件对该功能通隐藏(使用再激活)和专人责(如账套主管)等方式进行了严格管理。
权衡恢复记账功能利弊鉴已记账凭证错误还可以采用红冲和调整方法进行有痕迹修改笔者建议会计软件还是不要设置这种记账功能。
会计工作要日清月结但会计实用户可能会由种种原因而不能按期结账。
如等到月记账凭证全部记账和结账用户再进行各项辅助账管理和编制完整会计报表就会造成日常会计工作量积压。
现行会计软件提供跨月记账功能允许用户上月结账情况下照常将月录入记账凭证及进行记账。
电子账套所有记录济业数据库件都可以按先进行引排序记账凭证只要日期属实其记账迟早并不会影响相关数据库件正确性会计软件能够动按照凭证日期有序地传递和更新账套数据。
由月旦结账将不能月再输入记账凭证也就是说只要月结账还可以继续进行凭证处理因跨月记账功能使得电子账套拥有几活动会计期这样不仅给日常账处理工作带了便利也给年审计调账提供了极方便。
了防止滥用跨月记账功能而将会计工作推再推会计软件应该要跨月记账不能超两月。