GD 2000档案管理系统软件的应用体会
【摘要】通过对GD2000档案管理系统的使用，总结出GD2000档案管理系统的优点及需注意的问题，提高对档案的管理水平及对档案的利用率。
【关键词】档案管理软件使用体会 我院于2001年4月开始使用GD2000档案管理系统。
经过6年的使用对此软件有如下的体会： 1使用GD2000档案管理系统软件的前提 根据《广西壮族自治区归档文件整理实施细则》（试行）的有关精神和内容，特别是坚决破除“卷”的概念，树立“件”的概念。
立卷的传统方法是以“卷”为基础整理归档文件的，改革后则以“件”为单位进行整理，“卷”改为“件”是改革的根本点和出发点，也是新旧立卷方法之最大区别。
归档文件整理是相对于传统立卷方式而言的，它是在“简化立卷、溶化检索”的思想指导下，破除卷的概念直接以单份文件为单位归档整理，最大限度地保持文件的历史原貌，便于计算机管理和应用，逐步与办公自动化相适应（随办随归档）的一种归档文件整理方法。
为了适应计算机管理档案的需要，加速我区档案管理现代化进程，提高档案管理工作的效率，让档案工作人员从繁锁的立卷工作中解脱出来，并结合立卷改革方案的实施，市档案局向全市推广使用GD2000档案管理系统。
我院于2001年4月开始使用该软件。
2使用GD2000档案管理系统的体会 2.1方便快捷的数据录入［1］ 系统设有连续录入选择复选框，我们根据工作需要选择其中需连续录入的栏目，如全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、件号等，使其所选的内容自动带到下一条新的记录，加快数据录入的速度，大大减少录入工作量。
2.2各功能模块之间相互切换方便 案卷级、文件级管理模块能够互相切换和调用。
针对相同的档号，用户可以从文件级条目转换到具有相同档号的案卷级条目中，也可以从案卷级条目转换到具有相同档号的文件级条目中，无需退出某一管理模块就可直接切换到相关的另一管理模块，使用起来相当方便。
2.3快捷检索定位和修改 GD2000档案管理系统中，所有的录入栏目中，都可作为检索条件，只需将已知的信息输入相应的栏目即可。
如果不能确切肯定输入的内容是否正确，可通过使用通配符“”（下划线）“%”（百分比）取代求知的1个或多个字符，通过计算机查询，漏检率几乎为零，只要输入过就肯定能查到，所以要求录入的过程强调宜细不宜粗，把每一份文件标题、作者、文号、时间、页数等项目完整录入，没有题名或题名不能反映文件内容的要重新拟题名。