如何做好文书档案现代化管理工作

摘 要：在档案资源中，文书档案作为其重要组成部分，其主要产生于行政管理事务活动过程中，由文书转化而来，其所包含的内容较多，是对机关单位管理发展的全程记录。

在当前信息化时代，文书档案现代化管理水平有了大幅度的提升，文书档案的信息化管理工作越来越完善，这为文书档案工作的现代化和规范化发展奠定了良好的基础。

毕业论文网 　　关键词：文书档案；现代化管理；优势；具体措施 　　在当前信息化环境下，信息技术在各行业中进行广泛应用，这也使文书档案现代化管理水平了有了较大程度的提升。

由于文书档案主要产生于行政管理事务活动过程中，因此通过加强对文书档案现代化管理，可以有效的增加文书档案的数量，丰富文书档案的载体形式，加快推动文书档案管理工作的规范化和信息化发展进程。

1 文书档案现代化管理的优势 　　（一）提高档案归档人员工作效率 　　通过采用现代化技术来对文书档案进行管理，可以有效的提高文书档案管理的水平，提高文书档案工作的效率。

通过利用计算机可以对文书档案进行即时整理，文件管理效率大幅度提高，而且档案归档人员工作强度降低，使文书资料的收集、保存、分类和统计等环节更为便利，使整个文书档案管理流程更具简洁性。

（二）提高档案的查阅速度 　　在文书档案档案现代化管理工作中，主要依托于计算机技术和网络技术，档案资源可以随时检索，有效的提高了文件的查阅速度，档案使用者不需要受时间和空间的制约，能够随时对自己所需要的信息资源进行查询，不需要大量的人力和物力资源，有效的提高了文书档案的利用水平。

（三）提高文件的传递速度和文件的安全性 　　由于文书档案数量较多，在传统文书档案管理工作中，在对日常公文归档过程中，文件的传递过程中极易发生丢失的现象。

通过在文书档案管理工作中引入现代化技术后，通过网络即能够实现文件的传递和流转，文件在传递过程中不仅速度较快，而且有效的保证了文件的安全性。

同时在档案管理系统中，还可以针对档案的密级来设置相应的权限，这样查档人员可以在自己权限范围内进行查档操作，有效的保证了文书档案信息的安全。

而且利用现代化技术来对文书档案进行管理过程中，不仅档案人员劳动强度减轻，而且不需要翻阅原始的纸质档案，可以有效的保证文书档案信息的完整性，提高文书档案管理的质量。

2 做好文书档案现代化管理的具体措施 　　（一）重视文书与档案工作的衔接效果 　　在文书档案管理工作中，文件与档案质量的影响作用较大，所以，必须要高度重视两者衔接的规范化，这同样也是推进文书档案工作开展的前提条件。

而在实践管理中，一定要增强对于文书档案管理工作的重视程度，认知文书档案管理的重要作用，确保文书材料归档与立卷更加准确，实现文书与档案工作发展的一体化。

其中，审核文件材料的过程中，一定要检查纸张文体与大小，增强文件的标准性与规范性，以免出现字迹不清晰与胡乱涂改的问题。

为此，需要对各种材料进行全面收集，确保文件发放的准确性，根据详细的要求登记并补充，进一步促进文书档案工作的开展，增强档案管理水平。

（二）建立健全现代化的文书档案管理制度 　　在当前文书档案管理工作中，需要通过建立健全现代化的文书档案管理制度，以此来规范文书档案管理工作，并对文书档案工作流程进行细化，保证文书档案管理制度的实用性和可操作性。

在具体文书档案管理制度建立过程中，需要做到与时俱时，增强制度的科学性、合理性和灵活性，并能够为文书档案管理工作提供新的工作形式，构建完善的文书档案管理体系。

另外，还要完善文书档案档案的编修制度，提高文书档案管理工作的质量。

并在实际工作中要做到?l文稿纸和文件处理内容的准确性和简洁性，使文件发放范围更具合理性，以上来对文件数量进行控制，为文书档案管理质量的提高奠定良好的基础。

（三）采用现代化的文书档案管理技术 　　在文书档案的现代化管理中，应当加大资金技术投入，强化网络体系建设，购买相关软件和设备，提高文书档案管理工作效率和信息化程度，降低工作量和工作成本，提高文书档案的共享程度和利用效率。

例如，在文书档案网络安全管理上可采取的现代化管理技术包括设置登录权限、信息查询权限、密匙技术和系统部保护密码等，这些技术的应用对于文书档案的保存安全性和信息传输安全性具有重要意义。

同时，ASA和GFW等技术的应用，还能在文书档案信息管理系正常运行的前提下，对各类数据信息进行深层次的分析过滤，试图穿越防火墙查阅相关资料的用户必须在得到实名认证通过后才能进入系统。

可见，现代化技术和设备在文书档案管理中的应用与推广，不仅能够促进文书档案管理工作的规范化、信息化发展，还能切实提高文书档案的开发利用价值，最终促进单位的可持续发展。

（四）提高文书档案检索效率 　　首先，通过对当前的文书档案进行全面的普查，根据各行业发展的需要，针对一些不具有利用价值的文书档案进行移除，以减少文书档案管理工作中内容的重复性；而对文书档案进行普查与无用档案的清除，也是文书档案管理工作实现标准化与科学化的前提。

其次，通过对文书档案进行组合，对于一些内容较多的文书档案将其分为几个类别清晰的案卷，并重新梳理内容繁杂的档案，将各档案之间的联系明确，以促进文书档案资料的利用率以及检索效率。

与此同时，严格按照相关标准来规范档案题名，以提高文书档案检索的准确性与效率。

因为实施文书档案的规范分类，其目的是为了能够快速检索与提高利用效率，而只有提高文书档案的题名准确性，才能使档案发挥其具体的效用。

（五）打造高素质的文书档案管理队伍 　　在文书档案现代化管理工作中，需要打造一支专业化的高素质人才队伍，以此来提高文书档案现代化管理水平。

在实践工作中，需要重视对文书档案管理人员的培训工作，制定完善的档案管理人才招聘机制，注重计算机网络信息专业人才的培养，以此来加快推动文书档案的信息化、网络化发展进程。

在实际工作中还要帮助档案管理人员树立现代化的服务理念，增强文书档案管理人员的竞争意识，使其在对文书档案管理工作中对现代化技术给予充分的重视，不断的提升自身的综合素养，从而为文书档案现代化管理目标的实现打下坚实的基础。

3 结束语 　　机关单位文书档案管理水平与其基础性管理工作的水平息息相关，因此在当新信息化环境下，文书档案管理工作要做到与时俱进，在实际工作中要充分的运用现代化管理手段，完善现代化文书档案管理制度，全面提高文书档案的检索效率，提高文书档案管理人员的综合素质，以此来推动文书档案管理的规范化和标准化发展，更好的发挥出文书档案的重要作用。

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