高校二级管理体制下教学档案管理的探讨
教学档案中的内容大多是学校在管理以及实践活动中的一些具有保留价值的文字、图片、影像等各种类型的文件。近几年，高校教育发展迅速，这让新建本科院校的教学档案管理也变得十分重要。 当前，大多数的高校实行院系二级管理体制，教学档案大多数保存在教务部门及系。二级院校教学档案在整体教学档案中占据了重要的位置，它是整体教学档案的核心，是最重要的部分，同时在教学管理水平以及人才培养质量的评估方面也起到了重要的作用。 一、教学档案管理的重要性 教务部是教学的一線单位，是生产和管理教学文件的主要部门，因此，规范系档案管理有利于提高教学管理质量和水平， 教学档案中保留了高校教学工作的政策、方针，是高校新的教学思想以及教学理念的基础，教学档案中保存的文件对教研活动以及教学评估有着重要的作用，并且对于学校归纳教学经验、改进教学管理、提升教学质量有着重要的参考价值。当前教育部门以及各省市的教育管理部门都在数据采集平台收集高等院校的相关数据，并且通过这些数据对各高等院校进行管理，因此，高校的二级教学档案的收集是非常重要的。如果对于教学档案没有一个规范的管理，在进行数据的收集时就会非常不便，导致不能够及时的提供有效数据给相关教育部门。 二、高校教学档案管理的现状和存在的问题。 1.教学档案集中统一管理意识薄弱，档案收集不及时、不完整。 档案的收集不完整、不及时的现象在二级管理体制下表现得非常明显。部分教师在教学档案的管理上缺少正确的认识，没有统一管理档案的意识，导致日常教学活动中的教学资料不能够及时整理齐全。大部分的教师、教研人员在教学档案的管理方面没有全面的认识，多数教师认为自己的工作是教书育人，而教学档案的保留不在自己的工作范围内，甚至有些教师认为教学档案的归档是不必要的。一部分本文由收集整理教师为了方便自己的日常工作，将平日的教学档案自己保留下来；一部分教师没有整理教学档案资料的习惯，这就造成了教学档案资料缺失的情况。所以，很多的高校由于教学档案缺失在进行教学和人才评估的时候花费大量的人力财力物力完善档案资料。 2.教学档案管理不规范，档案管理制度不健全 高校在教学工作方面的关注更多，而在档案管理制度方面没有投入大量的精力。多数的本科院校由高职院校升级而成，在进行高校二级管理的时候采用的仍旧是高职院校的管理制度，仅仅只是成立了档案室，对档案的管理工作却没有提出明确的要求，不及时制定档案管理制度，不规范档案制度，没有明确规定档案的管理部门、管理人员、档案的保留范围、保留时间。由于学院对档案管理的方方面面都没有进行统一的规定，导致档案管理工作上出现了很多的缺陷，系部之间没有统一的管理，在工作时按照自己的标准，使得学校的教学档案分类以及档案编制没有清楚的条理，资料残缺不全。 3.教学档案管理组织机构不健全，缺乏专职档案管理人员 当前很多高校实施的是院系二级管理体制，但档案管理却没有建立相应的二级机构，大多数的二级管理中没有指定专门的档案管理人员，通常是由教务部门或相关的教学管理人员进行管理，但是这些人员也有专职工作，他们对于档案的管理并没有投入大量的时间和精力，因此档案的收集和管理并没有及时进行，这就导致了教学档案残缺不全，一些重要的教学文件丢失，归档的档案不完整，这对日后的教学数据收集以及教学评估造成了很大的影响，教学教育的改革和发展也受到了很大的负面影响。 4.教学档案管理现代化水平低，服务水平不高，开发利用不足 高校不重视档案的管理工作，在档案的管理上并没有投入大量的资金用以建设，因此多数学校的档案都是纸质档案，保存在指定地点，在使用的时候主要依靠人工查找，这就加重了资料查找的工作量，并且查找出的资料很多时候不符合要求，这就降低了教学档案的使用价值，无法迎合现代教学改革和教学事业发展的要求。不仅如此，管理教学档案的工作人员服务意识差，认为档案没有任何的利用价值，造成档案信息开发的严重落后，导致这种局面的原因就是档案工作重保存轻利用的错误思想的形成。 三、院校二级管理体制下教学档案管理的对策 1.加强档案管理制度建设，促进教学档案管理规范化、科学化、程序化 高校应当重视建立教学档案管理制度。首先，学校领导应该起到带头重视作用，在学校的教学工作者中加大宣传，让全体职工了解教学档案的重要性，促使院领导重视档案管理。其次，学校要建立一些了完善的教学档案管理方法，明确教学档案管理程序。根据分级管理的原则，制定科学、规范、合理的教学档案管理流程，定时检查教学档案的管理工作并对此进行考核，形成固定的档案管理模式，促使教学档案管理工作高效、平稳的进行。 2.健全院校二级档案管理机构，建设高素质档案管理人才队伍 要想将院校二级教学档案管理好，应该要建立完善的二级档案管理机构，设定专业的档案管理人员来进行教学档案的管理工作，努力组织一个管理档案能力强的管理团队。学校也应该引进一些档案管理方面的专业人才，将这些人才充分利用起来，做好学校的教学档案管理工作。 3.充分利用计算机和网络技术，促进教学档案的信息化管理 当今计算机已经走进人们的生活和工作中，在人们的生活和工作中起到了重要的作用。在这样的情况下，学校应该将计算机技术引用到教学档案的管理中。在日常的档案管理中，学校应该要依据教育部门收集数据的要求，将纸质档案和数字档案进行统一的处理，利用网络技术，在校园网上建立一个二级管理档案的网络信息平台。利用这个平台，可以实现教学档案的共享，将档案的价值发挥出来，同时还有利于各种教学质量和人才评估的进行。