文书管理制度五、文书管理规则 员工管理制度
五、管理规则 □ 总则 条 目 使管理制化以增进处理品质及效率特订定规则。
贰条 围 规则所称管理指总管理处各部、室、心或各公司(含事业部、业执行部 门)与外界往(包括电报)及关系企业(含公司容)各部门往(包含签呈)收(发)至归档全部程办理与控制。
□ 承办部门 三条 总收发部门 总公司各部门与外界往收发由总管理处总部门统办理各公司(工厂)所地总收发由其所属总部门办理。
四条 管理部门 ()总管理处各部、室、心及各公司以公司名义与外界、往以各公司总理室或管理处管理部门；营业、采购、工、、法律、、训练等业部门得以各该业部门高主管部门管理部门。
(二)各公司(工厂)所地与外界往属地区性以其所地理室或管理处(或总部门)管理部门。
(三)关系企业各公司、部门往原则上以厂、处、部、室以上部门管理部门。
(四)管理部门应指定人员责往核稿及收发、拆封、登记、分、稽催、校对、监印、档案管理等事宜；按规定处理者管理部门不得受理。
五条 主办及会办部门 ()容所涉及业主办部门该项主办部门如有涉及其他部门其他部门则该项会办部门。
(二)企业各类对外统报送主办、会办及提供部门如表略 □ 行 六条 行类别 ()函发布规或临性规定及对机关团体、公司行、私人或关系企业各公司及公司各部门行使用。
(二)公告就主管业向公众或特定对象宣布使用。
(四)签呈下级对上级有所请示或报告使用。
(五)电报业处理须以电报行使用。
(六)表格式公政府机关规定表格式公及公司人事令等可依实际要印固定格式使用。
(七)其他 司法依据司法部门规定程序实施；诉讼依政府有关部门诉讼审议 委员会规定程序实施。
会议纪录及例行表报等发送不必行。
七条 行名义、署名及印信借用 ()对关系企业外机构行名义、署名及用印规定如下 以公司名义由董事长署名盖董事长职 属政策性或影响公司重权益行。
以公司名义由总理署名盖总理职 对政府各部、会、局、署及其所属级、二级机构或省政府、市政府及其所属级机构等行。
①对省政府、市政府所属二级机构等行。
②对当地市、县政府及其所属级机构行。
③对税、金融机关行。
④总管理处各部、室、心代表各公司对外行(但款六项另有规定者从其规定)。
以公司名义由理署名、盖理职衔签。
对款二项所列以外公机构或公民营企业、法人团体行。
营业、、工等部门各类规规定核权限或授权围对客户、厂商行。
5以部门名义由厂处长署名盖厂处长职衔签。
营业、材、工等部门各类规规定核权限或授权围对客户、厂商行。
②人事、、训练、法律等部门办业权责围对公民营事业、民机构或人行。
7应依款四项名义、署名及用印规定行而该行单位无理者得盖用公司公行。
8因环境特殊或事实要须另行规定行名义、署名及印信使用者应专案签送总管理处总理室呈董事长或总理核准。
(二)关系企业各部门应以部门名义行并依下列规定签署、用印 正式行者以公司名义由总理或事业部理署名盖职衔签；以业接洽便函行者由办部门主管及办人署名盖用部门。
总管理处各部、室、心对各公司行油印函件盖用部门。
(三)公告、人事通知单、聘任、奖状、契约及依法令或特定业(如进出口、税、关税、劳保、投标等)须加盖公司或业专用件应盖并视业要依规定加盖董事长或总理职衔签或职或加盖其权限或授权围部门主管签或私。
(四)特定签署人及印信件从其规定。
(五)以对等身份签署人名义复者应斟酌实情处理。
八条 行判行权限 ()以董事长署名行者应送总管理处总理室呈董事长判行。
(二)以总理署名行者除总管理处各部室、心代表各公司对外行得由理 (主任)判行者外应送各公司总理室呈总理判行。
(三)以事业部理署名行者、应送理室呈理判行。
(六)以公司名义盖用公司公行者应由理级人员判行。
(七)因专案业要如进出口、税、关税、劳保、投标等使用公司名义须盖用董事长或总理业专用者行应各该业部门主管授权围核准始得。
(八)固定格式应由署名主管原稿判行授权业主办部门主管依式行。
□ 处理程式 Ⅰ 通则 九条 分类 ()机密类具有专利性、独特技术性及特定列管业机密件应依规定八规定办理。
(二)类凡关系重足以影响公司权益应呈总理核始得分办理。
(三)B类般及常性业往。
(四)类般通知或参考性函件无须呈判者仅登记分直接交办部门处理归档。
(五)其他类与公司业无直接关系表报、宣传或印刷函件无收、登记可直接送有关部门参。
十条 收发登记单 ()收(发)登记单收发人员按流水码顺序装订存。
(二)二催办单送办部门签收件收发人员收回按处理期限或待复日期先次序整理按日核对催办。
(三)三主管催办单办部门主管交办件留存按处理期限或待复日期先整理以备随稽催督导用。
(四)四办人员存件办妥按结案、结案分类存。
(五)五核件办妥随归档如系代行或授权判行件由收发人员送主管核归档。
十条 收(发)制定管理 ()对外行 公司XX(X3)总○○○○。
XX公司简称；X3地区别不 分地区者省略；○○○○公司收(发)流水。
事业部(含直属部门)XX(X3)X○○○○(X事业部或直属部门代由各公司总理室制定管理)。
(二)对关系企业行 由各公司总理室统制定管理。
总管理处各部、室、心由总管理处总理室统制定管理。
“业接洽便函”另行编定亦采流水码编列。
复以收码发码如有二以上并案处理以收码发码。
3主动发码与般收复码采取编顺序。
Ⅱ与外界往件 十二条 收 ()登记、分 由收发人员拆封“收(发)登记单”登记收编、收日期、者、、日期、附件及摘要送分人员依其性质判定类别、办部门再由收发人员分发。
(二)件分送 收发人员分发件应留存“收(发)登记单”依收编流水码装订。
其余二、三、四、五连以“分专用卷宗”送交办部门主管核定“要”“否”答复及处理期限记入“收(发)登记单”二、三、四、五二当天签收夹放“分专用卷宗”退还收发人员由收发人员按处理期限日期先予以整理件催办用。
(三)件交办 办部门主管将件批交办理应将办人姓名记入“收(发)登记单”三、四、五留存三按处理日期先整理稽催督导四、五连件交办人办理。
(四)件处理 办人办理件应将拟办或复拟搞签呈主管判行。
办人应将处理、结或复摘要记录“收(发)登记单”四、五记要记要栏(如不敷使用得以“签办单”补充签办单随“收(发)登记单”五流程处理)并填记预定保存期限及销案或待复日期连(复附复稿)呈判打、校对再送管理部门收发人员。
3收发人员收到办妥及“收(发)登记单”四、五 ①如无复者依其类别编定档填记四、五将档及销案日期记抽出原留存二销案并将五件归档将四退还办人。
②如复者将复及复搞送请监印人员用印复封发投邮；、复稿、复底则依其类别编写档填记四、五五连、复稿、复底归档并抽出原留存二销案(如待复者则将二依待复日期先整理以备稽催)再将四退还办人。
办部门如业要可以复底留存。
附件如属现金、支票、汇票或其他有价证券等办部门办人接到应即缴交出纳部门签收不应随传递。
十三条 主动发 ()拟稿、登记 办人以公稿笺拟妥稿检附“收(发)登记单”式五填写受者、类别、办部门、容摘要、附件、办人姓名、预定保存年限及销案或待复期限等栏呈部门主管会核稿人员判行送收发人员编打、校对送交管理部门收发人员。
(二)发处理 收发人员收到发件、原稿“收(发)登记单”(式五)即将发件及原稿送请监印人员用印。
件封发投邮登记单依收发编流水装订；无须待复件二、三即予销案如须待复者二由收发人员暂存三送办部门主管依待复日期先整理以备稽催；四、五连发原稿及底依其类别编写档将档及销案日期填记四交还办人存五连发原稿、底归档。
十四条 外界复处理 收发人员及办部门收到外界复除按收程序处理外收发人员应抽出原发二销案将销案日期记原发并将收日期及记原发归档五办部门接到复主管应抽出原发三销案办人应原发四填记收日期及。
Ⅲ关系企业往件 十五条 行方式 ()正式以公用纸或油印函件行者依规定处理。
般性规定、通知、 公告等函件无复发部门仍办理发手续受部门则依下列方式处理 主管部门对其直辖部门行受部门免办收手续。
总管理处各部、室、心及各公司相行由受公司总理室或部、室、心管理部门办理收其交所属部门所属部门免办收手续。
3受部门依前二项规定免办收者仍应处理呈核依收日期先顺序归档。
(二)以“业接洽便函”行者依十六条规定办理。
(三)各类行应就组织层级要数量次印发避免逐级重印延误效。
十六条 业接洽便函处理 ()发 办人发应将接洽容列记“业接洽便函”并填记类别、受者、待复期限、附件等各栏呈请主管判行另依式填写三连呈主管主管签署并送收发人员编并记“收 (发)编登记表”再送监印人员用印由收发人员将“业接洽便函”二、三、四送交受部门则依待复日期先整理以备稽催。
(二)收 受部门收发人员收到“业接洽便函”二、三、四便函上填记收、编定收码并记“收(发)编登记表”将便函二、三、四送呈部门主管批定办人由收发人员将二、三交由办人承办四办人签收由收发人员按发部门要待复日期先整理以备稽催。
(三)复 办人收到应三拟具复稿并填写销案或待复日期及预定保存期限(如签办则以“签办单”办理签办单连“业接洽便函”三处理)主管判行依式填写二并呈主管签署再送由收发人员请用印并抽出原暂存四记销案或待复日期将二送交受部门(原发部门)三、四编定档填记档栏；三依其类别归档；四依收流水编顺序存。
如结案则四按待复日期先整理以备稽催。
(四)回处理 发部门收发人员收到复部门送达便函二原暂存记复收；二送办人呈办妥并明预定保存期限送收发人员抽出销案再并编定档填记档栏依发流水编顺序装订存二依其类别存档如结案加复部门要待复日期并按日期先整理以备稽催再行复则依发程序办理。
□ 处理方式 十七条 结构 ()公告以“主旨”“依据”“公告事项”三段式斟酌运用。
(二)函、签呈以“主旨”、“说明”、“办法”、“请、拟办或建议”三段式斟酌运用。
(三)业接洽便函以公三段式或以条例方式逐叙述。
(四)采用语体以达到“简、浅、明、确”要可用表格处理尽量利用表格。
十八条 信函处理 ()指名营业、工、材及采购人员收受信函由信封上记可认公者应视公拆封如系私事再予发还；能办认公信函其人拆封如系公应交收发人员依规则处理。
(二)指名副理以上人员信函迳送其人如系公再交收发人员依规则办理。
十九条 签呈处理 ()办人因特殊案件处理签请主管核示以签呈用纸缮写份行签呈核并依示办妥应依类别归档。
(二)办人签拟层呈主管核示如呈(副)理级以上主管核示者(各公司理室、总理室以及总管理处各部、室、心呈总理或董事长核示者)则厂(处)长(部、室主管)签示由厂(处)、部(室)收发人员登记“签呈事备表”呈(副)理以上主管(各公司理室、总理室及总管理处总理或董事长)核示核示由厂(处)部(室)收发人员记“批示”情形呈送厂(处)长(部室主管)核交由办人依示办理但与会办部门有关者应复印分送会办部门协处理或备。
办人办妥将签呈交由厂(处)、部(室)收发人员编定档填记签呈及“签呈事备表”签呈依其类别归档。
签呈容不宜公众周知者应指定专人专案签办。
二十条 合约处理 ()订立或修改合约办部门拟稿判行前应将稿送总管理处法律事室核稿。
判行依业要份数送请缮打、校对、用印。
(二)固定格式合约其原稿应依前款规定核稿判行使用办部门使用依式填写所份数呈准直接送请用印。
（三）合约签约代表原稿、正保管部门规定如下表略 保管部门收到合约正应即贴足印花并予销印与原稿并归档。
其他业有关部门以副留存备用。
二十条 副及图处理 副视正式应依规定处理、归档；各类图应指定部门集管理。
二十二条 电报处理 电报视依规则办理。
二十三条 处理要 ()办遇有关系重足以影响公司权益重要件应将正妥保藏每有应用以副或影层呈处理。
(二)利处理并达分层责目办人应就容要签拟见或选稿随呈部门主管核批办各主管人员应对案见避免只签名而无见。
(三)办、会稿、核稿等人员答名应清晰可辨不得潦草难认。
(四)办应视其轻重而定缓急如案情涉及其他部门应照会办理会稿案件会办部门应按速件处理。
二十四条 件处理期限 ()收发人员收原则上应随到随送不得积压迟应到送交有关人员。
(二)分人员分期由各公司视其收数量行订定。
般案件由部门主管斟酌办人工作量指定处理期限般以到三日处理完毕原则。
3定有答复期限者应尽力所定期限处理完毕。
计划、试验、研究、开发、规修订、测定、集等特殊案件部门主管应斟酌实际要分别规定其处理期限。
5监印人员原则上当天完成用印。
6件归档应日案日清迟不得逾二日。
7签呈案件按分层责行层次由各公司行订定限。
二十五条 件稽催 ()办人如能如期办妥件应处理期限届满前请示部门主管以口头通知收发人员更改处理期限。
(二)收发人员应按日检催办到期见办妥销案者应先以口头通知办部门主管如再俟天仍不见办妥销案者应即以“催办单”式二送办部门主管交由办人填“拟完成日期”及“迟延原因”主管批核办部门存份份送还收发人员继续依期稽催收发人员应随将稽催情形记录稽催。
二十六条 发送方式 发送方式分专送、邮寄(平信、限、挂、航空) 电报(寻常、加急、信、打)及集运等办人应底稿上明。
二十七条 件递送 ()呈件递送方式 件呈、呈判、会办如普通案件以浅灰色卷宗递送如系机密紧急或类案件则以桔红色卷宗递送。
(二)部门件递送 发及受部门厂区可以件直接递送如签收者可以存送请请受部门签收取回稽催。
发及受部门不厂区者发部门收发人员将件依受部门地区别以(处)、部(室)单位装入“部信封”予以递送“部信封”仅写受部门厂、处、部、室名称不另明办人姓名由受部门收发人员统拆封分发。
3各公司各办公地区应设件“寄送心”总公司各公司总理室各公司(工厂)所地总部门各“寄送心”得规定每日截止收件以便整理集装运。
收发人员将件递交“寄送心”“寄送心”人员应将受部门厂(处)部(室)件集整理开具“件递送清单”式三存二、三 连件汇总装入地区别专用“件袋”寄送。
收地区“寄送心”人员收到“件袋”拆开即以“件递送清单”二、三连件送交各厂(处)收发人员签收留存二三以当天“件袋”送还原发“寄送心”存。
5总管理处各部、室、心寄送各厂区件律递交各公司“寄送心登记送。
6总公司各“寄送心”“件袋”下午五前送交总管理处总部门统运寄。
7原则上件应随到随送不得积压“寄送心”人员须每日上午上班30分钟将“件袋”件分送各厂(处)、部(室)收发人员签收。
□ 印信 Ⅰ印信种类 二十八条 种类 ()公各公司向主管机构登记公司印鉴及特定业专用公司印信。
(二)职〖ZK(〗董事长、各公司总理刻有公司名衔及职别印信。
〖ZK)〗 (三)职衔签各公司厂、处长以上主管刻有职衔及签名印信。
(五)校对、骑缝、附件刻有公司名衔及“校对”或“骑缝”“附件”等样印信。
Ⅱ印信使用 三十条 监印人员 ()各公司公及董事长职监印人员应签请企业董事长核定任用。
(二)特定业专用图记及董事长职、公、总理职监印人员应签请各公司总理核定任用。
(四)监印人员不应由代理人代监印代理人任用应依前三款规定签准或指派。
三十条 印信盖用 ()行应依八条规定判行送请监印人员依七条规定函件、稿及底上用印。
(二)其他件盖用印信者办人应填具“盖用印信申请单”式二呈准凭以申请用印监印人员除件上用印外还应“盖用印信申请单”正面加盖使用印信并收存二退回办部门存。
三十二条 印色使用 公、职以红色印泥或红色打印水用印。
Ⅲ印信管理 三十三条 印信核定及制发部门 ()公、董事长及各公司总理职及职衔签总管理处董事长核定由总管理处总理室管理部门统制发。
(二)总管理处各部、室、心部门或特定业主管职各部(室)理(主任)核定由总管理处总理室管理部门统制发。
(三)各事业部理、厂(处)长职衔签、特定业主管职及各部门部门各公司总理核定由各公司总理室管理部门统制发。
三十四条 印信登记 业主办部门用特定印信或业专用印信向有关主管机构报备该印信登记、更换、撤销等手续由该主办部门办理。
三十五条 印信申请 ()印信制发申请 因业要或组织变更由主办部门填具“请(制)发印信申请表”份送会印信管理部门依规则三十三条规定呈请核定由管理部门制发。
（二)印信换发申请 印信印磨损申请换发由监印人员填具“请(换)发印信申请表”份备栏拓具印模叙明制发日期送会印信管理部门依规定三十三条规定呈请核定由管理部门换发。
原有废旧印信应换发印信收到周由监印人员依规则三十六条规定办理。
(三)印信补发申请 印信毁损或遗失监印人员除向该印信登记机构报备并依法公告作废外应填具“请 (补)发印信申请表”份备栏叙明原印种类、体、制发日期、毁损或遗失及失职人员议处并会印信管理部门依规则三十三条规定呈核定由管理部门补发。
3遗失印信寻获应即交由监印人员二日依规定三十六条规定办理。
(四)印信增刊申请 种印信以制发枚原则但如因业要或受地区限制增刊者由业主办部门依条款规则申请。
三十六 印信缴销 ()废旧、撤销或遗失寻获印信应由监印人员填具“缴销印信申请表”份送会印信管理部门依规则三十三条规定呈核定检具缴销印信送缴管理部门 撤销。
(二)印信管理部门收到缴销印信即斟酌实情予以保存或截角销。
三十七条 印信管理 ()各种印信由各监印人员责保管如有遗失或误用情事由监印人员完全责任。
(二)印信管理部门应指定专人责印信制发、换发、补发、稽等管理工作并设立“印信登记表”拓具印模、样依序装订成册以利管理。
(四)主管、监印人员或印信管理人员交接应拓具印模样列册专案移交并报送印信管理部门。
□ 档案管理 Ⅰ管理部门 三十八条 管理部门 ()结案原稿由各管理部门归档办部门视实际要留存影。
如特殊案件因业处理要原搞须由办部门保管者应管理部门主管妥保存管理部门以影归档原稿用毕仍应送管理部门归档并换回影。
(二)各公司档卷分类目录及编原则由各公司总理室或事业部理室统制定管理；总管理处各部、室、心则由各部门行编定报送总管理处总理室。
Ⅱ整理与分类 三十九条 件收 件结案移送归档依如下原则收 ()检件及附件是否完整如有短少应即追归入。
(五)有价证券或其他贵重物品应退回办部门办部门应送指定保管部门签收件送归档。
四十条 件整理 收件应依下列方式整理 ()直写件以右方装订原则横写或外件则以左方装订原则。
(二)右方装订件及其附件应对准右上角左方装订则对准左上角理齐钉牢。
(三)件如有皱折、破损、参差不齐等情形应先整补裁切折叠使其整齐划。
四十条 档案分类 （） 案分类应视案件容、部门组织、业项目等因素按部门、类、类三级分类。
(二)档案分类应力切合实用。
倘因案件较多前款三级不敷应用得三级另增四级“细类”。
如案件不多亦可仅使用“部门”及“类”或“类”二级。
(三)“类”(或细类)案件以装订档夹原则如案件较多档夹不敷使用得分两以上档夹装订并类(或细类)增设“卷次”编以便考。
(四)每档夹封面页应设“目次表”案件归档依序编、登录；并以每案“目次”编原则。
(五)档表示方式如下 ——BB—— 办部门代BB类类。
档卷卷次档案目次。
四十二条 档案名称及编 ()档案各级分类应赋予名称其名称应简明扼要以能充分表示档案容性质原则且有定畴不宜笼统含混。
(二)各级分类、卷次及目次编以十进阿拉伯数表示；其位数使用视案件多寡及增长情形而斟酌定。
(三)档案分类各级名称确定应编制“档案分类编表”即将所有分类各级名称及其代表数编用定顺序依次排列以便。
(四)档案分类各级编应预留若干空档以备将组织扩或业增繁随增补用。
(五)档案分类各级名称及其代表数确定不宜任修改如确有修改必要应事先审慎研议并拟具新旧档案分类编对照表以免混淆。
四十三条 档编定 ()案件如系新案应就“档案分类编表”明该案件所属类别及其卷次、目次顺序编列档。
(二)案件如可归属前案应明前案档予以编列。
(三)档以案原则遇有案件叙述数事或案归入多类者应先确定其主要类别编列档。
(四)档应左而右编列右方装订案件应将档填写案件首页左上角；左方装订者则填写右上角。
Ⅲ归档与档案清理 四十四条 保存期限 ()归档件应依目次顺序以活页方式装订相关类别档夹并视实际要使用“见出纸”明目次码以便翻。
(二)档夹背脊应标明档夹所含案件分类编及名称以便档。
四十五条 保存期限 件保存期限除政府有关法令或企业其他规特定者外依下列规定办理 ()永久保存公司程；股东名簿；3组织规程及办事细则；董事会及股东会纪录；5财报表；6政府机关核准件；7不动产所有权状及其他债权凭证；8工程设计图；9其他核定须永久保存。
(二)0年保存预算、算类；会计凭证；3事业计划；其他核定须保存0年。
(三)5年保存期满或除合约；其他核定保存5年。
(四)年保存结案无长期保存必要者。
(五)规由规管理部门永久保存使用部门视其有效期予以保存。
四十六条 档卷清理 ()管档人员应随拂拭档案架维护档案清洁以防虫蛀腐朽。
每年年更换依四十五条规定清理次已届保存期限者得予销毁销毁前应造册呈总理核准必要向主管官署报备并目次表附栏明销毁日期。
(二)保管期限届满件部分核定仍有保存参考价值者管档人员应将“收(发)登记单”五附其保留件上并五上明部分销毁日期。
Ⅳ调卷 四十七条 调卷程序 ()各部门办人员因业要调档案应填具“调卷单”其部门主管(科长以上)核准持向管档人员调。
(二)管档人员接到“调卷单”核取出该项档案并“调卷单”上填借出日期将档案交与调卷人员。
“调卷单”则依预定归还日期先整理以备稽催。
(三)档案室当场借者得免填“调卷单”。
(四)档案归还管档人员核无讹并“调卷单”填归还日期及签确认档案即行归入档夹。
四十八条 调卷管理 ()“调卷单”以单案原则借长以周限如有特殊情形欲延长调期限应按调程序重新办理。
(二)调卷人员对所调案件不得抽换增损如有拆开必要亦须报明原因请管档人员二责处理。
(三)调卷人员调档案应规定期限归还如有其他人员调档案应调卷变更登记不得私授受。
(四)调案件限与办业有关者如调与办业无关案件应管理部门主管。
□ 机密件 四十九条 围 ()生产设备设计图具有专利性与独特性机械设计图以及生产设备布置图。
（二） 术性独特技术性操作标准与外人技术合作或外人技术指导产品配方产品开发改良或试验国外现场实习报告及其他技术上属机密性。
(三)业性销售成市场情报国外业考察报告及其他业上属机密性。
五十条 保管部门 ()外机密件应以各公司总理室保管部门；各公司总理核准得事业部、研究所或工厂所地保存者应以事业部理室、研究所所长室、驻厂(副)理室或总理指定部门保管部门。
(二)属技术、开发、工、营业等部门行建立专业性机密件应以各事业部理室或厂区管理部门保管部门。
(三)总管理处各部、室、心机密件属各该部门承办专责性质者应以各该部、室、心保管部门。
(四)各保管部门应指定专人各公司总理核定(总管理处由总理核定)责机密件收发、登记及归档等事。
五十条 外机密件处理 ()外机密件由代表公司取得该件人员径送该公司总理室机密件保管人员以“收(发)登记单”式五登记呈请总理核派办人(主办人)及指定处理期限其分、办、复或主动发依四规定流程处理。
唯其递送应亲不得假手他人。
(二)若件容影响公司权益重保管人员件分类办理应以影原件由保管人员妥藏。
(三)主办人件处理期保密全责；如分派其所属人员办理则每日上班以“件传递记录卡”明、用途由办人签“件传递记录卡”由主办人留存密件交办人办理。
当日下班(或完工)主办人应责将密件收回并“件传递记录卡”填收回由办人签认随“收(发)登记单”五与密件并归档。
(四)密件办妥由主办人亲递送或封妥签交予管理部门收发人员寄送。
五十二条 创专业性机密件处理 ()隶属性技术、开发、工、营业等部门工作人员承办特定项目业所建立应视机密件依规定办理。
(二)前款各项机密件办部门应每月底编制翌月“工作计划表”写明交办特定业工作主题、容摘要、办人及预定完成期限等主管核定份存份送保管部门存。
五十三条 办方式 ()办人应办公场所处理机密件不得擅携带外出或借、出示他人处理期并应妥善收存防止他人轻易取得或翻。
(二)办人不得请托他人代、代描机密件非理级以上主管核准者亦不得擅复制。
(三)办人如因公确携带机密件外出应呈理级以上主管(专业性机密件得呈厂、处长)核准。
(四)办人如能规定期限处理完竣应到期前签呈交办主管核准延长处理期限并络保管人员延缓稽催。
五十四条 归档 ()外机密件主办人办妥并总理核定保存期限应将件连“收(发)登记单”四、五及“件传递记录卡”送交保管人员签收编定档依其类别登入“机密件保管备簿”四送回主办人存五连件归档。
(二)部行建立机密件办人办妥并厂、处长核定保存期限应将件类别、容摘要、预定保存期限等填入“机密件送件单”随件送交保管人员编定档并签收“机密件送件单”退回办人存件由保管人员依类归档并将其名称及归档编登入“机密件保管备簿”。
五十五条 档案整理 ()保管人员应将每月增加机密件翌月五日前填更“机密件增列表”呈总理(专业性者呈理)核。
并每年年底清理档卷将认已无继续保管或已消失机密性质件造具“机密件销毁表”呈报总理(专业性者呈理)核准销毁或送回原办部门按般办理归档。
(二)保管人员应每月底对“机密件增列表”及“出国计划”或“工作计划表”如有应送而送归档者则以便函稽催办部门送交归档。
五十六条 调卷 ()各部门调机密件除依四十八条规定方式办理外办人填具“调卷单”明调期及用途应调部门厂处长证明并送保管部门主管始得调卷。
(二)保管人员接到核准“调卷单”应即开立“件传递记录卡”份连密件交予调卷人签收“件传递记录卡”由保管人员留存。
用毕归还密件保管人员收无误将归还填记“件传递记录卡”并调卷人签认并存档。
五十七条 副 机密件影、复印应呈理以上主管(专业性者呈厂处长以上主管)核准交由保管人员印发并将份数登记“机密件保管备簿”；副(含复印件)视正依规则规定办理。
五十八条 件管理 办人、保管人员或调卷人员应妥善管理手机密件；倘有下列情形者依人事管理规则十四条或三十六条规定议处 ()拆散原案显有弊端者。
(二)原案被污损、抽换、涂改或遗失者。
(三)擅将件携带外出借或出示人及其他宣泄机密情事者。
(四)调卷逾期拒不归还而不申述理由者。
(五)擅请托他人代、代描、复印或打、印刷者。
(六)件分办传递以“件传递记录卡”记或分办当日下班(或完工)收回(缴回)妥藏者。
□ 附则 五十九条 件处理日数统计 ()各收发人员根据“收(发)登记单”业接洽便函(发)及四(收)分别造具“件处理统计表”式二份翌月五日前份呈送理核存理室备(全公司“件处理统计表”应呈总理核存总理室备)份存。
(二)处理日数计算标准 收案件总收日起至复发出或件归档日止所日数扣除例假日实际处理日数。
发案件件发出日起至其销案日止所日数扣除例假日实际处理日数。
六十条 用纸 ()对关系企业外机构行以公用纸。
对客户或厂商行得以印有公司名衔函。
(二)关系企业部各部门行以“业接洽便函”但公司行亦得以公用纸。
(三)电报以电报专用纸。
(四)签呈以签呈专用纸。
六十条 件处理稽 各公司总理室应不定期派员稽各部门处理情形并随予以辅导如有异常应即通知办部门主管处理。
六十二条 实施与修改 办法营策委员会通实施修改亦。