新世界物业业主档案管理规定
1.目的。
2.适用范围。
3.职责。
3.2客服助理负责依照本规定具体实施业主档案的建档整理与保管。
4.程序要点：
4.1由客服组前台对业户档案的管理，保证档案管理有效性、规范性，加强对业户资料的保密工作，特制定如下管理规定。
5.1.1《业主家庭情况登记表》;。
5.1.2《业主证领用登记表》;。
5.1.4《物品资料及钥匙签收表》;。
5.1.5楼宇情况检查表；。
5.1.6收楼通知书；。
5.1.7交款通知书；。
5.1.8购房认购书。
5.1.9管理公约签约页；。
5.1.10《物业服务合同》；。
5.2.1《装修申请审批表》;。
5.2.3《装修承诺书》；。
5.2.4《闭水试验确认书》；。
5.2.5《房屋装修工程、防水工程质量、防炎安全承诺书》；。
5.2.7相关图纸及装修施工队资料。（装修申请表，施工单位营业执照及资质证复印件，业户委权/委托书等）；。
5.3入住日常资料：
5.3.1业主来函；。
5.3.2客户服务单；。
5.3.3催缴费通知单；。
5.3.4《整改通知单》；。
6.2资料按一户一档，分区、分楼号存放，贴上清晰标签，以便查找；。
6.3业户资料收集装订成册，按时间先后排列，最早资料于最后一页存放，之后增加的资料于其面上增加，编上页码，编写目录，册面填写"业主档案资料情况"表；。
6.4资料收集按先后顺序主要分为三大部份：业主资料、装修资料、日常管理资料。
6.8对已收楼业户平时所新增的资料由客服组按上述规定处理；。
6.9客服组前台每月30日进行一次检查，发现问题上报主任及时采取补救措施，确保档案的安全性及准确性；。
6.10每年3月将上年度超过保管期的资料进行一次统一清理；。
6.11销毁档案有关文件必须从严掌握，慎重从事；对经鉴定无保存价值的资料，由部门主任审批后销毁。
7.1查阅人如须查阅/印取业户档案资料，须于客服组前台进行登记，并说明因由；。
7.2经客服组主任审批同意后，前台服务人员开启相应的业户档案，抽取有关业户资料；。
7.4属印取资料的，前台客服助理严格按上级领导审批意见进行印取；。
8.保密要求：
8.1业户档案柜除业户资料增加、更换、查阅、印取的情况下，须予以上锁；。
8.2电脑内存放业户资料的文件须设置密码，并于每月30日进行一次更新；。
8.3违反上述要求的，对责任人给予口头警告处理；。
8.4泄露遗失业户资料的，对责任人给予书面警告处理，造成严重影响的，给予辞退。
9.1对产权发生变更的业主。管理处应及时为新业主建立"业主档案"，同时对原业主的档案另置保管，保管期三年。
9.2业主档案属绝密档案，特殊情况如需查阅须报物业部经理批准，经客服组主任办理登记手续后方可查阅。
10.本规定执行情况作为客服组对档案客服助理绩效考评的依据之一。
11.相关文件和记录。