公司印信管理制度

1.总则为保证公司印章、介绍信使用的合法性、严肃性和可靠性,有效地维护公司利益,杜绝违法行为的发生,特制定本办法。2.印章的刻制2.1 公司印章刻制均须报总经理批准,由行政部凭公司介绍信统一到当地公安机关办理刻制手续。2.2 印章的材质、形体和规格,按国家有关规定执行。2.3 公司各部门根据需要可以申请刻制内部或对外用章,但须经总经理批准,由行政部安排制作。

3.印章的启用3.1 新印章要做好戳记,并在行政部留样保存,以便备查。3.2 印章启用应事先颁发启用通知,注明启用日期、发放单位和使用范围。启用印模用蓝色印油,以示首次使用。

4.印章的保管、交接和停用4.1 公司各类印章必须有专人保管。4.1.1 董事会、公司的正式印章、专用印章、钢印、法人私章应由总经理指定部门保管;4.1.2 各部门印章由各部门指定专人负责保管;4.1.3 印章保管须有记录,注明印章名称、枚数、收到日期、启用日期、领用人、保管人、批准人、图样等信息,并同时将此资料::存档。4.1.4 印章保管必须安全可靠,须加锁保存。特制印章要放在保险柜。4.1.5 如发生印章损毁、遗失、被盗等异常现象,应立即上报行政部进行相应处理。4.2印章移交须签署移交证明,注明移交人、接收人、移交时间、图样等信息。4.3有下列情况,印章须停止使用:4.3.1 机构变动或机构名称改变;4.3.2 上级部门通知改变印章图样;4.3.3 印章损坏;4.3.4 印章遗失或被窃,声明作废。4.3.5印章停用后,行政部应提出处理办法,并报经领导批准,及时将停用印章送制发机关封存或销毁,建立印章上交、清退、存档、销毁的登记档案。

5.印章的使用5.1 使用范围。5.1.1 凡属以公司名义对外发文、开具介绍信、报送报表等一律加盖公司章;5.1.2 凡属公司对外签订合同或协议须加盖合同专用章;5.1.3 凡属部门业务范围内加盖部门印章;5.1.4 凡属财务会计业务的用财务专用章;5.2 使用印章,一律实行登记制度,注明用印事由、数量、申请人、用印日期,经审批后方可用印。5.3 代章,因工作急需而又无合适印章,可以采用借章办法,借章要在落款处加注"借印"、"代"字样。5.4 使用印章时,保管人应对用印的文书内容、手续、格式把关检查,发现问题及时请示领导,妥善解决。5.5 严禁在空白的信笺、介绍信、合同上用印,印章保管人长期外出时须将印章妥善移交,以免贻误工作。5.6 印章要在办公室使用,不得擅自拿出办公室和随身携带,不准委托他人代管。

6.介绍信管理6.1 介绍信种类:存根介绍信、信笺介绍信、证明信(材料)。6.2 介绍信一般由行政部指定人员保管。6.3 介绍信开具由部门负责人签字后报行政部审批,严禁开出空白介绍信。违规处理：违反上述规定,按公司《惩罚制度》予以处理。