关于推进档案规范化、信息化管理研究
摘 要：推进档案规范化、信息化管理是做好档案工作、实现档案管理现代化的基础，本文从档案公文制发、立卷归档、标准化信息化建设、档案人员培训等方向出发，探索新形势下加强档案规范化、信息化管理路径，为做好档案管理工作提供依据和参考。
毕业论文网 关键词：档案；规范化；信息化；管理 推进档案规范化管理是做好档案工作、实现档案管理现代化的重要基础，在搞好硬件建设的同时，做好文书处理工作是实现档案工作规范化、标准化的重要内容，树立文书处理工作规范化、标准化的指导思想，把住文书处理工作规范化、标准化的入口关，是实现档案管理规范化的前提。
1 档案规范化管理的重要意义 档案是一个地区或部门在社会各项活动中形成的具有保存价值的原始记录，真实反映了经济社会发展各个领域的真实情况，是信息资源最原始、最核心的构成部分，具有历史再现性、知识性、信息性、政治性、社会性等特点。
随着社会进步和科技发展，档案作为一种无形资产，在记录党和国家历史、推进党和国家事业发展方面发挥了重要作用。
推进档案规范化、信息化管理，有利于充分发挥档案记录历史信息的借鉴作用，为领导决策和单位发展提供重要信息资源，从而提升工作效率，为机关办公现代化、自动化提供了重要基础。
多数认为档案管理工作只是收集、整理、归档等简单劳动，没有引起足够重视，欠缺标准化、规范化管理方法，欠缺高素质、高层次的专业技术人员。
同时，档案管理资金投入、档案室及办公设备、专业人员培训等方面投入不足，造成档案管理方法不科学、内容不全面、措施不完善。
受进人体制和岗位影响，大多数单位没有配备专职的档案管理人员，一些工作多是由办公室、人事科等部门人员兼职。
这些人员，有的任职时间短，没有经过专业培训，对档案工作不熟悉；有的身兼数职，日常事务繁多，对档案管理投入精力不足，没有按照相应时间节点收集整理材料；还有的责任心不强，对档案重视不够，把关不严，平时不注重积累材料，也不认真加强业务学习，造成了归档材料不全，档案质量不高，甚至影响了各项工作进展。
3、制度不健全。
一些地方和部门未建立档案管理、转递、调阅、保密等方面的制度，没有完整详实的档案管理体系，没有从根源上管理监督档案，个别部门档案管理制度落实不到位，缺少对制度落实情况的监督检查。
3 推进档案规范化、信息化管理方法 （一）严格公文制发是推进档案规范化、信息化的基础。
在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打牢基础。
首先公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。
排版形式为横写横排，左侧装订。
二要注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位准不准，落款是否与公文一致，有无日期等。
三是公文字迹要牢固清晰。
四是使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。
一要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档。
确立立卷归档的重点后，要注意区分文件内容、形式和作用等方面不同，以减少文件重复和信息冗余度，提高档案质量和利用效率。
三要有效维护全宗的完整性。
在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，又要注意防止归档文件的散失，使立卷归档的档案既完整，又不庞杂，为档案的规范化、信息化管理奠定基础。
要根据国家档案局《归档文件整理规则》的有关要求规范整理各种资料，从文件制发、文本结构、纸张规格，到资料收集、分类立卷、划分档案保管期限、案卷编目装订与排序等一系列工作都要推行标准化。
所有归档文件应是原件，字迹清晰，内容完整，数据真实，所有红头文件应格式规范，印鉴完备，录像、数码照片等资料应是未经编辑、修改的原始片或资料带。
建立公文制发、流转电子档案信息库，推进档案管理数字化、信息化。
加强档案目录数据库建设，充分运用计算机技术，建立档案目录数据库和人员信息查阅平台，提高档案检索利用服务效率，把与档案信息化建设相关的计算机应用基础知识、数字化技术知识、网络技术知识、现代管理技术知识等作为学习重点，加强对档案管理人员新技术、新设备、新方法的培训，普及档案信息技术知识，提高档案人员信息化技术水平和业务能力，推进档案管理信息化建设。
档案管理工作不仅是一项政策性很强的工作，也是一项专业性技术性很强的工作，需要档案人员具备较好的专业素质。
一是加强业务知识学习。
采取举办培训班、以会代训、印发学习手册等方式，就档案规范化管理工作进行培训，提升档案管理人员的档案意识和专业技术水平。
二是加强经验交流，利用履职能力提升培训班、外出学习、调研座谈等方式，加强对档案管理人员的工作交流，采取“以老??新”、“现场教学”等方法，传授档案管理方法，提高档案管理人员的业务能力和工作水平，同时通过教育提升档案管理员对档案工作重要性的认识，增强他们的纪律观念和规矩意识，形成档案管理全程化、全面化、规范化的工作局面。
参考文献 [1]《电子文件与电子档案管理》，作者丁海斌，辽宁大学出版社2000年3月出版； [2]《政府电子文件管理》，作者冯惠玲，中国人民大学出版社2004年出版。
作者简介 赵岩（1979—），男，汉族，河北承德人，任承德市文物局团委副书记，档案馆员，研究方向：从事党建、共青团、精神文明建设、档案管理等方面的研究。