网上预约报账系统的优化与设想
李安娟。
摘要：随着高校办学规模不断扩大，高校资金来源呈现多渠道、多样化态势，资金数额不断增加，加大了财务管理的难度，师生报账难的问题日益突出，网上预约报账系统的推出，有效缓解了这一问题，本文以西安科技大学为例，通过对比传统报账模式，介绍了网上预约报账系统的优势，并对该系统的进一步优化提出了建议和设想。
1.报账模式对比。
传统报账模式下，作为各种财务业务审核报销部门的报账大厅成了报账人员的集聚地，常常人满为患，报账人员不得不花费大量时间排队等候，甚至有时无功而返。
网上预约报账系统的实施有效地缓解了这一状况，减轻了双方的思想压力，报账人员可以使用校园网络，灵活安排时间填制网上预约申报单，在财务处指定窗口进行初审并投递即可，节约了排队等候的时间，提高了办事效率。
传统报账模式下，报账人员因排队等候不得不放弃同等时间资源，丧失了本应在教学、科研或其他工作中所能得到的最高收益的机会，就西安科技大学来讲，假设平均每个报账人每月报账1次，每次等候1小时，途中往返1小时，一年按10个月工作时间来算，传统报账模式下，一个报账人每年报账需耗费20小时，按教师平均授课课时费40 元/ 小时计算，年等候报账的机会成本为800元；若该大学有2300 人次/ 年报账，那么学校每年花在排队报账上的机会成本就是184万元。
网上预约报账模式下，报账人员可以灵活安排自己的时间，随时随地登陆校园网进行网上预约申报，不用花时间排队，就西安科技大学来说，等于实现了184万元的隐性收益。虽说隐性收益不是学校或报账人的真实收益，但是其带来的间接收益和社会效应不可估量。
3.财务人员人力资源效应对比。
传统报账模式下，财务人员整日陷于琐碎的报销业务中，对一些相对重要的比如财务预算、资产清查、经费使用情况分析等财务管理工作因财务人力资源有限而相对松懈,但随着高水平大学建设的发展，高校的内涵建设显得尤为重要，资金管理已成为高校财务管理的重中之重，传统报账模式导致财务核算与财务管理两者之间产生矛盾。
网上预约报账模式下，整理票据和录入数据等基础工作由报账人操作，节约了财务人力资源，使得财务人员有更多的时间参与到财务管理工作中，提高学校财务管理效率，及时做好财务日常数据的采集与分析，为申请政府补助、申请国家专项资金等提供依据，增加高校资金投入。可见，推行网上预约报账系统，实现了财务核算与财务管理的双赢。
4.人文效应对比。
传统报账模式下，在边际效用递减规律作用下，报账人的心理耐受力随着等待时间的延长逐渐下降，尤其是账务不能顺利报销时，难免心存怨气，拿财务人员泄愤，而财务人员常年在这种嘈杂的环境中从事审核、报销、解释等满负荷、高强度工作，同时，还担心出错、被投诉等负面情绪的影响，给财务人员身心造成巨大损害。
实行网上预约报账后，报账人员可以随时随地在校园网上填写报账信息，不必直接面对财务人员的审核与质疑；对于不能提交成功的票据，只需按照预约提示完善手续后重新提交即可，所有预约手续都在一种轻松的状态下完成，避免了和财务人员面对面接触，大大减少了与财务人员发生冲突和投诉的可能，缓解了双方的心理压力，让他们在轻松、和谐、愉快的状态下，全身心的投入到本职工作中。一定意义上讲，网上预约报账的推行也是以人为本人文关怀在工作中的具体体现。
因为多数师生财务基本知识欠缺，他们的第一需求是网上操作界面简单易学，方便快捷，其次是报销金额能及时到帐。网上预约报账系统相对传统报账模式优势突出，但在实际运行中仍存在不足之处，没有达到预期目标。通过对网上预约报账系统运行情况分析，就优化网上预约报账系统设计，简化系统流程，改进系统功能，提高财务管理水平与服务手段提出如下优化建议。
1.优化差旅费页面。
作为特殊报销业务的差旅费需单独申报，不能和别的报销业务在同一张申报单上申报，该页面的设计过于制度化，内容复杂，特别是车船费要求填写起讫时间、起讫地点、票别、单价、票据张数、票价总金额等。差旅费报销业务很频繁，报账人每次需要花费大量时间填写这些与财务提取信息无关的内容，为此，建议简化差旅费申报页面，去掉与财务报账无关的内容，使申报页面简洁明了，便于报账人操作。
2.优化费用归类提示。
报账人大多数是非会计专业人员，对过度专业化、制度化的会计科目难以理解，出现填报偏差在所难免，致使导入凭证的会计要素大量修改，增加了会计工作量，为此，建议用通俗化的语言表述财务信息、诠释财务规定与制度，便于报账人员理解和操作，比如专利费科目，可以报销专利代理费、专利申报费、专利年费等。通过优化使报账人能快速准确选择费用科目，同时使导入的会计凭证要素更规范。
3.优化提示操作步骤。
报账人在网上填报申报单时，几乎每一步都有阅读后点击下一步的操作，提醒和告知报账人一些相关事项，如果报账人单次有多笔预约单时，操作起来就特别繁琐，升级后的系统在这方面进行了整合与删减，使预约报账系统更简洁、更顺畅，便于报账人操作。
西安科技大学实施网上报账系统之初，在人员薪酬发放方面操作比较繁琐，报账人事先将电子发放表发到财务处邮箱，会计人员接单后首先要在大量的邮件中找到并下载电子发放表，在算税系统对薪酬发放人的收入进行导入并算税，并将报账人提供的电子发放表人员姓名和人员代码与工资表的人员代码和姓名进行比对，比对相符时，用人员代码提取发放人的银行账号信息，最后进行发放。
新系统对薪酬发放进行了大量优化，报账人只需将事先做好的电子发放表（含发放人银行账号）导入薪酬申报系统进行提交即可，无需再发电子邮件，会计人员接单后，在薪酬发放界面下查找提取相应的申报单，点击算税并打印算税表，再点击制单即可，检查导入的智能凭证要素正确后，打印凭证即可，操作简便快捷。
目前，网上预约报账实施过程中，财务部门分别在两校区专设收单窗口，由会计人员对报账人的预约票据进行初审，包括票据填写是否规范、是否按规定办理固定资产等相关手续、审批签字是否齐全等内容，有问题的预约单当面解释原因并退回，合格的预约单予以收取，然后由专人负责发放给各会计进行报销，而负责报销的会计报账时还要重复审核，收单的2个会计人力资源白白被浪费。如果财务部门能够再多种渠道、多种方式加大财务制度、财务规定、审批权限等的宣传力度，使报账人对自己所需报销票据的各项手续做到心中有数，提高网上预约申报单及报销票据的准确性和规范性，财务部门就无需专设会计窗口审核收单，只需设投单窗口即可，对不能正常报销的预约单由报销会计直接电话通知报账人，进而节约财务人力资源。
2.增加电子审批功能设想。
尽管现在实施了网上预约报账系统，但还不完全是真正意义上的网上报账，如果能在网上预约申报系统中增设数码票据上传和审批人网上审批电子签名功能，会计人员对于上传的不能报销票据及时反馈退回信息，对已通过电子审批的数码票据，在收到报账人投递的相应票据后进行审核报销，财务部门将上传的数码票据纳入电子档案保存即可。报账人无需手持票据亲自到各相关部门审批签字，轻松完成网上预约申报工作，然后投递预约报销票据即可，真正实现无等候报账和网银支付功能，提高办事效率。
3.加大财务制度宣传力度和手段。
财务部门可以在微信平台上增设一些专项财务制度和报销规定宣传模块，比如像申报比较频繁的差旅费报销模块、薪酬申报模块、大型固定资产构建报销模块等，在专项模块报销规定中列示该项报销业务票据要素、审批程序、经济分类划分等内容，就拿薪酬申报来讲，首先让经办人对薪酬发放人员身份进行准确划分，分为校内、校外、学生，其次对本次发放劳务性质进行归类，校内工薪、其他劳务、校外工薪、校外一次劳务、学生助研津贴、勤工助学补助等，因为劳务性质的准确归类与划分直接影响到个人所得税的扣税标准，进而影响到提供劳务人员的实际收入。如果能做一些这样详细的专项宣传模块，使报账人对自己所要报销业务的财务规定和手续做到心中有数，就可以提高报账人网报申报单的合格率，提高财务人员的工作效率，最终实现报账人和财务人员工作效率双赢。
网上预约报账系统做为一种新型的财务报销手段，虽然在一定程度上缓解了高校师生报账难的问题，但在其实际运行中仍存在一些问题和不足，还需在今后的实践中不断优化与改进，最大限度地发挥其作用，推进高校财务工作迈向新的台阶。
参考文献:。
[1]蒋彩萍.高校网上预约报账系统的优化与设想[J].会计之友，2013年第4期中.
[2]马丽蓉.浅论高校网上预约报账管理[J].会计师，2015.06.
[3]杜孙杰.基于数字校园平台的高校网上预约报账系统的改进研究[J].中国管理信息化，2016年3月第19卷第6期.
(作者单位：西安科技大学财务处）。