ABC管理法在科研院所设备采购管理中的应用
摘要:本文分析了科研院所设备采购中存在的问题,提出用ABC管理法对科研设备的采购进行改进,在实际应用中取得了较好的效果。
下载论文网 关键词:ABC管理法 科研院所 设备采购 中图分类号:F716 1 科研院所设备采购管理的特点 科研院所设备的采购管理和工厂物料采购有很大的不同,其特点如下: 1.1 设备采购的品种繁多,需求量不一。
科研院所每年要完成大量的科研项目,因此,采购的设备品种繁多,既有计算机、打印机这样的通用设备,也有用于某一领域的专业设备,还有为了某项课题而专门定制的特殊设备。
这些设备的需求数量也各不相同,有些设备的需求量较大,而有的型号的设备只需要一台或几台就能够满足科研需要。
不同于工厂物料采购的计划性和准确性,科研设备的采购往往具有很大的不确定性。
某些设备的采购必须在签订了科研项目合同之后才能够确定采购意向,而紧急的项目有时也需要紧急购买设备,因而具体的采购情况可能和事先的采购计划相差较大。
1.3 可能出现重复购置,导致浪费。
科研设备科技含量高,专业性强,因此仪器设备的选购往往由项目负责人决策,采购部门难以统一规划。
各项目组选择的设备可能存在大量功能重叠的现象,而且有的设备因为某个项目的需要而购买,因利用率较低而闲置。
如果各项目组不能相互合作,互通有无,设备采购容易出现重复购置,导致极大地浪费。
2 用ABC管理方法改进科研设备的采购管理 针对科研设备的采购品种繁多、不确定性较大,可能出现重复购置的现状,有必要对科研设备的采购管理进行改进。
ABC管理法就是一种较为有效的改进方法。
ABC管理法起源于经济学家帕累托的发现,他认为决定一个事物的众多因素中,起关键作用的是少数决定因素,多数因素是对事物影响较小的次要因素。
因此,ABC管理法的主要思想是分清主次,根据一定的标准将管理对象分成ABC三类,A类是管理的重点,B类是次重点,C类是一般,根据不同的类型采用不同的管理方法。
在科研设备的采购中采用ABC管理法,能够优化采购资金的分配,提高采购效率,最大化经济效益。
ABC分类法的标准通常采用价值分类法,由于科研设备的特殊性,按照设备金额、项目的重要和紧急程度、设备的通用性等几个因素综合进行分类,每个因素占不同的权重,根据评分和权重的乘积来判断类别。
A类设备的金额大,项目紧急重要,设备的通用性差;B类设备有两类:金额大但不紧急的设备,金额不大但紧急的设备,这两类设备的通用性都比较差;C类设备是金额不大,不紧急而且通用性大的设备。
某科研单位采购部门要求各项目负责人对在研项目和在谈项目提交仪器设备采购清单,根据以上的标准对需采购的仪器设备进行评估,分为ABC三类,然后制定统一的仪器设备采购规划,避免过去由各个项目组分散采购造成的重复购置,使资源得到有效整合。
对于紧急或突发性的设备采购要求,仍然按照上述标准进行分类,并按照不同类别采用不同的采购管理方法。
A类设备金额较大,专业性强,必须组织专家论证并有一定的审批程序,但由于其需求紧急,而且设备生产或者进口还需要一定时间,因此需要简洁高效的审批采购过程。
在项目有较大把握签订时就应提前对所需设备询价,根据市场询价结果报请项目负责人、专家和单位领导召开购买论证会,对采购的合理性,型号选择的正确性以及厂家的资质进行论证。
该类设备不宜采取公开招标,反复筛选供应商的方式。
如果该设备有多家供应商生产,可以对几家信誉好、有实力的供货商提供密封报价,进行全面比较,力求性价比最高。
如果所购仪器为独家经营,则可采取集体谈判方式,由多个部门和技术专家一起,集体和供货商谈判,以降低价格。
项目签订之后立即进行购买。
设备到货后,由采购部门负责人牵头,及时组织专家、项目负责人进行验收,测试其功能和指标是否满足项目要求。
采购和验收所涉及到的所有过程均由采购部门主管和项目负责人直接对单位领导负责,采购过程中所需的协调由最高领导直接干预,以便在最短时间内满足重大科研项目的需要。
对于金额不大但是项目比较紧急重要的设备,不组织专家论证或进行小范围专家论证,简化采购环节,采购完成后由项目负责人进行验收。
对于金额较大但不是很紧急的设备,需要采购主管组织专家对设备的功能、性价比、采购的必要性等方面多次论证,其采购方式可以组织公开招标,实现资金的效用最大化。
C类项目的金额较小,又不紧急,通用性较大,因此不需要专家论证。
C类设备的需求数量较大,购买次数多,因此也没有必要每次都进行公开招标,以几年为一个周期进行一次招标,选择一些质量可靠,供货及时的供应商,建立长期稳定的合作伙伴关系,一方面降低价格,一方面能够得到良好持续的售后服务。
C类项目的采购和验收都由普通采购人员负责,不同的人员分管不同类型的C类设备,无需采购主管和项目负责人参与。
3 结语 该科研单位09年设备采购总额为自有资金630万,技改2000万,其中采购A类设备86台,占采购总数量的9%;采购金额1300多万元,占总金额的50%左右。
B类设备286台,占采购总数量的30%;采购金额789万元,占总金额的30%。
C类设备583台,占采购总数量的61%;采购金额526万元,占总金额的20%。
09年共完成大小项目1000多个,销售收入比08年增长8000万,设备采购金额与08年持平,而且一线科研人员对设备采购管理的抱怨大大减少,证明ABC管理法在采购管理中取得较好效果。
ABC管理法的现代管理中得到了广泛的应用,凡是可以找出重点的地方都可以采用ABC法。
事实证明,将ABC法引入到科研设备的采购管理中,使纷繁芜杂的设备采购工作重点突出,层次分明,不同类别的设备由不同级别的人员采用不同的方法采购验收,能够提高采购效率,降低采购成本。
参考文献: [1]司晓悦.大型科学仪器设备政府采购的路径选择[J].科技管理研究.2006.12 [2]赵艳萍.简易ABC分析法及在备件管理上的应用[J].中国设备工程1994.08. [3]李瑞欣.基于网络和状态监测的设备管理理论与方法研究[D].天津大学,2004年.