物业公司采购管理标准作业规程(4)
1.目的。
2.适用范围。
3.职责。
(2)公司/管理处仓库管理员负责物品申购计划的制定,物品的验收,出、入仓手续的办理以及库存物品的保管工作。
(5)公司总经理负责申购计划的审批。
4.程序要点。
a)凡公司为提供服务、管理所需要的有形物料、工具等,均属采购申请范围。
★公用设备设施、装置运行、维护保养、检修和更新所需的材料、配件、组件、单机和整机;。
★为便于服务和管理所需添置的设备、设施、装置;。
★房屋本体及其他公共配套设施修缮所需的材料。
★仓库管理员应于每月25日前根据《仓库管理标准作业规程》中的相关限额规定编制下月物品申购计划表;。
★物品申购计划表,应于每月26日交公司财务部经理根据《仓库管理标准作业规程》中的相关规定进行审核;。
★公司总经理审批同意的物品申购计划表交经营部采购员按计划购买。
——常用品以外的;。
——数量较少的;。
——仓库中没有储存的;。
——管理处会计审核;。
c)应急物品的申报程序:
——突发性急用物品;。
——仓库中没有储存的;。
★应急物品的申报程序:
——使用部门填写应急物品申报单;。
——物品单位价值在1000元以下的,申购单交管理处经理审批;。
——物品单位价值在1000元以上的,申购单交公司总经理审批;。
——审批同意后交公司采购员购买。
a)通用物品的采购。原则上应在3个工作日内完成,特殊情况报经营部经理或管理处经理同意后另行处理。
b)特殊物品的采购。原则上应在5个工作日内完成,特殊情况报经营部经理或管理处经理同意后另行处理。
c)零星物品的采购。原则上应在1个工作日内完成,特殊情况报经营部经理或管理处经理同意后另行处理。
d)应急物品的采购。原则上应在3个小时内完成,特殊情况报经营部经理或管理处经理同意后另行处理。
a)公司采购员在采购物品时,应按《物品难标准作业规程》中的相关要求选择所需物品。
b)公司采购员在采购物品时,应按照《分供方评审与管理标准作业规程》中的相关规定选择评审合格的分供商。
★采购员凭审批手续完整的采购计划单到公司财务部按照《备用金管理标准作业规程》中的相关规定借支物品采购资金或支票;。
★采购单位数量在10个以上的物品时,原则上应通过评审合格的供应商送货上门;。
★采购量不大或其他原因使供货商不能送化上门的,由采购员到评审合格的分供商处购买;。
★采购价值在50元以上物品时,采购员必须要求供应商提供正式的商品销售发票;。
★采购员在合格供应商处购买不到的物品,应做到货比三家,争取采购物料质优价廉。
★采购员凭审批手续完整的零星物资申购单,到管理处财务部办理物品采购借支手续;。
★管理处财务部的相关人员按照《备用金管理标准作业规程》中的相关规定借支现金或支票;。
★采购员原则上应到评审合格的供应商处购买,如合格供应商处没有所需物品,应到物优价廉的正规商店购买;。
★购买价值在50元以上的物品,应要求供货方提供正式商品销售发票。
★采购员凭审批完整的应急物品申购单到管理处财务部办理借支手续;。
★管理处财务部相关人员按照《备用金管理标准作业规程》中的相关规定借支现金或支票;。
★采购员应到距离公司较近的正规商店购买。
f)采购员应将采购回来的物品按照《仓库管理标准作业规程》中的相关规定及时送交仓库办理验收入库手续。
g)物品采购发生的费用,由采购员按照《费用报销审核标准作业规程》中的相关规定到财务部办理费用报销手续。
b)物品采购的发票及验收资料等,由公司财务部或仓库相关人员于月末汇总后,在公司财务部或仓库加密长期保存。
(6)本规程的执行情况,作为相关人员绩效考评的依据之一。
5.记录。
6.相关支持性文件。