会计电算化内部控制制度建设
(江苏财职业技术学院江苏 淮安 3003)摘 要归纳了实行会计电算化部控制出现很 多新问题基础上提出了完善会计电算化下部控制制建议。
关键词手工会计；会计电算化；部控制；制建设图分类33 献标识码 编007—69(00)03—008—0 会计电算化部控制新问题 手工会计环境下企业财部门般从两方面实施部控制①从组织形式上将财 部门按济业性质划分不核算职能组如出纳组、金组、产组、成等。
严格分工使得各职能人员严格限制各特定业领域并职能主管监督下彼 构成部牵制。
②从会计账处理组织形式上除了要保证账、证、表处理工作由不人员完成外 还要账账核对、账证核对、账表核对、账实核对。
这些制和措施建立定程上保 证了会计正确性和致性也保证了各项济业合理性和合法性。
实行会计电算化只要将原始凭证或记账凭证输入计算机日记账、明细账、总账和会计 报表生成和询等工作都是由计算机动完成这种数据处理集性使得传统组织控 制功能减弱。
这种变化虽然使数据处理流程简捷但也使账簿相控制不复 存使账证核对、账账核对、账表核对失作用。
因手工条件下行有效部控制 制电算化条件下已难以发挥其作用会计电算化下部控制出现了很多新问题表 现 旦输入出错会引发连锁反应手工会计下从凭证到日记账、明细账、总账由不人操作并定期核对几人出错 可能性较。
而会计电算化下所有数据都凭证旦原始数据输入出错将会引发日 记账、明细账、总账直至会计报表等系列错误。
尽管计算机运行速快计算精高但 以其代替人手工操作进行数据处理也使系统定程上丧失了人类所具有对 不合逻辑、不合理以及例外事件理性判断和处理能力。
这就是计算机数据处理条重要 规律“输入是垃圾输出也必将是垃圾。
数据安全性较差①电算化会计下由数据处理动化、集化导致职责合并严重会计人员减少 从而使些不相容职得不到分离。
有单位虽然设置有不财分工却往往是 操作员身兼数职可以以不身份进入系统进行不操作这样财分工控制就名 存实亡。
②会计电算化下权限分工主要表现口令授权然而口令不像印那样由专人 责保管而是存放计算机系统旦口令被人偷看或窃取便会带巨隐患种案例 现实已发生多起。
③与手工数据存储主要是纸质材不电算化下数据存储集 磁性体如软盘、硬盘、光盘等它们对保存环境要高容易损坏旦损坏很难恢复 这无疑对部控制提出了更高要。
3 软件可能被非法调用和修改软件包括程序已相关档是电算化会计信息系统核心。
①手工方式下会 计信息以账、证、表等形式存储不纸张上增、删、修改会计凭证或会计账册都可以 从各笔迹和印上分清责任因很难不露痕迹地加以修改或伪造。
但实行会计电算化 会计信息是以数据库件形式保存磁光介质上这种无纸张凭证和账册很容易不留 痕迹地被篡改和伪造。
如缺乏有效部控制精通计算机技术人员可能会非法调用系 统甚至篡改程序以达到其犯罪目。
②络技术迅猛发展及其财工作应用带 了层出不穷新问题。
如量会计信息通络通信线路传输有可能被非法拦截、窃取 甚至篡改；络会计信息还容易遭受“病毒”入侵和“黑客”攻击。
会计电算化部控制制建设 建立健全组织机构与手工会计样会计电算化下对每项可能引起伪造济业都不能由人或 部门手到底必须分别由几人或几部门承担。
实行会计电算化企业应及调整原 有组织机构通设立种相稽核、相监督、相制约机制保障会计信息真实 、可靠减少发生错误和舞弊可能性。
企业可以将会计岗位划分系统主管、系统操作、 审核记账、系统维护、数据分析等岗位规定各操作权限使不相容职责由不 人员或部门承担。
不相容职主要有系统开发与系统操作、数据维护与电算审核、数 据录入与审核记账、系统操作与档案管理等。
企业防止舞弊或欺诈应建立整套合职 责划分原则部控制制还应建立职轮换制。
建立严格上机管理制基电算化会计信息系统安全性和保密性考虑企业用电算化会计系统计算机应尽可 能保证专人专用企业应该建立整套严格上机管理制以保证每位工作人员只 己计算机上和己权限围做己应该做工作。
无论是正常操作还是非法操作都 必须由上机日志记录案即使发生问题也可以根据权限围以及上机日志迅速追事故 原因以便分清责任、问题。
般讲企业对用电算化会计系统计算机上机管 理措施应包括轮流值班制、上机记录制、完善操作手册、上机安排、操作日志等。
3 建立完备机房管理制明确哪些人能上机操作、操作次序如何严禁无关人员进入电算化机房还要按有关规定记 上机日志等。
了防止舞弊行程序员不得参与操作操作员不得接触参与程序设计、 不得更动软件和打开数据库修改数据；操作员不得随更换计算机所配置系统参数及所安 装软件、并且不得工作计算机上做任何与会计核算业无关事情如工作计算机上 玩游戏。
加强档案管理控制实行会计电算化随着存储介质改变对会计档案管理要也更加严格对会计档案 概念也有所发展。
对会计档案管理制应涵盖对打印输出证、账、表和存储会计数据 和程序存储介质以及系统开发档存档、安全保管和保密工作管理制般包括存 档手续必须有会计主管和系统管理员签才能存档保管；各种安全保证措施如备份软 盘应贴上保护标签应存放安全、洁净、防潮地方；对采用磁性介质保存会计档案要 定期进行检和定期复制防止由磁性介质损坏而使会计档案丢失。
要建立起整套部控制制以便对输入数据进行严格控制保证数据 输入准确性。
如规定原始凭证必须有关审核人员审核并签才能输入计算机确保 济业处理前已适当授权和审批防止操作人员对授权和审批济业进行 处理。
络环境下对数据输入进行实控制系统分出操作与监控两岗位当会计 人员进行账处理其操作和数据也被步记录监控人员机器上由监控人员进行即 或定期审旦出现数据不致便进行深入调。
②输出控制。
如检将输出信息 与输入信息有关数据进行核对对关键性数据进行人工复核确保输出数据可靠性。
将 输出件有关数与实物核对进行合理性分析研究输出是否存问题。
会计电算化专用硬件设备要统管理和使用对硬件操作使用必须进行操作 登记会计电算化硬件设备专门用运行会计电算化系统软件。
了保证计算机不受病毒干 扰所有软盘必须先进行病毒检测和消除病毒操作才能进行其他操作。
硬件设备应由系统维 护人员定期检测般每周全面检次并做检记录。
②软件维护软件由专人责维 护非指定人员不得从事软件维护工作。
重软件维护项目应事先报请会计主管和系统管理 员批准才能进行维护并做详细维护记录。
③计算机病毒防治。
络环境下尤 重要是防病毒控制可以采用如下控制措施对不要地硬盘和软盘工作尽量 采用无盘工作；采用基器络杀毒软件进行实监控、追踪病毒；络上安装 防病毒卡实施开机检测病毒；防病毒软件要及升级更新；对外软件和传输数据必须 病毒检业系统严禁使用游戏软件等。
［参考献］［］ 刘其生姜军会计电算化［］南京南京学出版社009［］ 徐秀清论会计电算化环境下企业部控制［］国乡镇企业会计009, (6)［3］ 尹晓伟环境下会计电算化部控制研究［］会计友,008,(3)