项目资料管理归档工作建议函件
北京XX管委会领导：
根据贵管委会、北京市有关部门对基建项目资料归档的相关规定要求及市政基础设施工程资料管理规程的有关规定，XX项目在工程竣工后需按不同存档单位或部门的标准编制4套竣工档案，分别移交北京市城建档案馆（1套）、贵管委档案管理部门（1套）监理单位（1套）及总包施工单位（1套）。
由于在整个项目建设过程中各类资料的种类、数量非常繁多，部分资料只有一份原件，一旦丢失很难弥补。为了更好地做好日常资料管理及归档工作，明确相关参建单位的管理责任和工作程序，现结合我司对资料管理及归档工作的经验，特拟定本项目的管理办法：
前期报批文件的原件均由贵司保存，贵委在取得重要报批文件后请提供给我司方一份复印件，如我司方需要原件时需到贵委办理借阅手续，并在使用完后及时归还。工程竣工后我司负责协助贵委将前期报批文件的原件统一归档在移交贵委档案管理部门的档案卷内，移交其它单位的部门的档案中如有需要则以复印件归档。
招标文件请贵委提供给我司电子版文件及复印件。工程竣工后我司负责协助贵委将招标文件移交贵委档案管理部门的档案卷内。
所有投标文件请贵委提供至少一份复印件，如我司方有需要查阅，可到贵委办理借阅手续，并在使用完后及时归还贵委。工程竣工后我司负责协助将中标单位的投标文件正本归入移交贵司档案管理部门的档案中。
所有涉及业主方的合同文件均为业主方保留一正一副文件（另外为我司保留一副本）。工程竣工后由我司负责将其归入移交贵司的档案中。
监理管理资料（含监理规划、项目月报、会议纪要等）请贵委指定监理单位向我司提交1份纸质文件（电子文件视需要提供），我司方审阅后会认真保管，并在归档前退还给贵委组卷。
监理工作记录，此部分包含各类监理表格，有关工程款支付、费用索赔、工程延期、监理通知、工作联系单等少数重要表格转发给我司外，由我司或施工单位保存，并在工程竣工后负责归档。如贵委方有需要，我司可提供复印件。
4、管理资料。
此部分是我司承担全过程项目管理工作而特有的文件，大部分是与贵委之间工作的往来文件，对其中的重要文件我司为贵司整理一套档案（移交贵司档案管理部门）。
造价控制文件：包括项目成本控制计划、资金使用计划、成本控制情况报告、B类材料/设备认价单、合同付款单、工程结算确认书等，我司在日常工作中会向贵委提供一份，请贵委审阅并批示后认真保管，并在归档前退还给我司组卷；。
计划文件：其中的总控计划、月计划、专项计划三类文件我司会定期向贵委提交一份，请贵委审阅并批示后认真保管，并在归档前由我司协助组卷；周计划及周计划执行情况将以电子文件方式每周提供给贵委，不需归档。
项目发文：致贵委方函我司向贵委提交一份，致其它单位函我司会抄送贵委一份，请业主方审阅后认真保管；。
项目收文：所有项目收文均保存在贵委并由我司负责协助贵委归档，其中涉及贵委的收文我司会转发贵委。
对于本项目的资料来说，要由项目经理根据本项目的具体情况在资料管理上要进行明确地分工，不同类别资料的管理（包括编制、收集、整理、保管等）要责任到人，同时我司项目经理会定期进行检查，以真正做到“整理及时、真实齐全、分类有序。
上述是对锅炉厂南路西延项目资料管理及归档工作的设想，妥否，请贵委批示！
特此函告！
另，为了配合发改委对本项目的稽察工作，更为了保证项目的顺利推进，请市政管委进快协助我司对前期资料进行整理，需要资料清单详见附件。
XX项目管理部。
二O一三年十一月十九日。