校友会议组织的细节经验
学校校友会议的组织，流程很重要，人员分工也很重要，关于这些一般会议组织者都会注意到，不会有太大问题。但重要之处在于，校友会议的组织细节往往被忽略。 与会人员的接待 如果与会人员多，接待工作就是重点，工作人员可能需要比较多，重要嘉宾要有人专门接待；同时，为避免校友互相不认识，尤其是有些性格内向的校友不善于交谈，容易发生冷场或自己独处的情况，建议安排一些热情活泼的校友做接待，可引导校友互相认识；或者会场可放一些杂志和报纸，一些实在招待不过来或性格内向、不太说话的校友，就可以自己看这些书报。 其实，会议还可以邀请校友家属、尤其是正在学校读书的学生父母来参加，让他们亲临会场，亲身感受学校氛围，这对校友家人、在校生家长来说都是很好的凝聚。 录像和照相 如果会议时间冲突，有些校领导或重要校友不能到现场，建议可以先录影，现在技术设备很方便，可以请相关人员协助录制一段祝贺视频。剪本文由收集整理辑好后，在会议现场播放，以达到活跃会议氛围的效果。 如果是有纪念意义的会议，全体人员的大合影建议找专业摄影师，并且提前和酒店或会议场所确认好合影地点，有些地方没有供拍摄用的阶梯，还需提前准备合影人员站的脚架。同时，也要考虑天气因素，如突然下雨或遇到阴天，有没有备选方案；合影时的大条幅由谁负责拿，怎么摆放等；还有，有些照相位置，可能中午会出现太阳背光，就要另找拍摄场地了。 除了大合影外，可以安排专人负责校友与重要嘉宾、校领导的合影，为校友留下有纪念性的相片。如果条件允许，会后可以将这些合影打印出来，制作裱框，作为礼物送给与会校友，给校友一个惊喜。校友会还可以借这个机会，请与会校友在签到时，进行录像，例如让校友对着摄像机说一句感言，或表达对母校的祝福，这些都是校友会非常有意义的留念和历史素材。 现场签到 活动签到，如果参会人员很多，为避免集聚到某一时段来的人太多，造成排队拥挤，可以分别按奇数和偶数的年份入学时间，让校友分不同处签到。 签到时，让校友确认手机号码、E—mail地址（建议E—mail作为以后校友会活动联络通知的主要形式，因为qq、微博、微信有时信息量太大，一不在线就容易错过信息）。同时，通知提醒校友多带名片，便于交流；在签到时，放置写有请赐名片的告示板，以收集更详细的校友资料。 建议校友们参加成立大会后，为方便他们记住校友会的联络方式，制作校友会名片，内容有E—mail，微信、微博、网站、联络人等信息，在校友签到时发放，这样方便校友查询校友会联络方式。 相关布置及物品 校徽和杂志、手提袋会务组可以向学校申请校徽，每位与会校友签到时收到并佩戴，提升校友的凝聚力。将校徽作为小礼物送给大家，大家感觉会很好。