公司总部办公管理制度
公司总部办公管理制度 1.目的为加强公司总部办公管理,提高办公效率,降低办公成本,特制定本制度。2.原则2.1 办公管理贯彻 "规范、效率、效益"的理念。2.1.1 规范:以制度规范办公管理。2.1.2 效率:有助于提高整体工作效率。2.1.3 效益:减少资源耗费,降低成本。3.范围3.1 办公管理的范围包括:3.1.1 档案管理。3.1.2 办公用品管理。3.1.3 邮发管理。3.1 4 文件打印管理。3.1.5 办公现场管理。
4.档案管理4.1 归档范围:4.1.1 由公司总部接收和发出的正式公文。4.1.2 公司总部接收和发出的重要文书,主要指及总部及下属公司各类规划、年度计划、规章制度、统计资料、财务审计报告及报表、劳动工资报告及报表、经营情况报告及报表、公司级会议记录、领导报告、决议、合同、协议、项目方案、通告、传真电报等。4.1.3 总部职员及下属公司委派人员人事档案、委任书。4.1.4 各类证书4.1.5 以上内容的电子档案4.2 档案管理由综合管理部指定专人负责,规范编码,设立卷宗。密级档案必须保证安全。4.3 档案的借阅与索取4.3.1 专业经理以上级借阅非密级档案可通过档案管理人员办理借阅手续,直接提档。4.3.2 部门总经理借阅机密级以下密级档案可通过档案管理人员办理借阅手续,直接提档。4.3.3 总裁可直接提档所有档案。4.3.4 公司其他人员借阅绝密级文件需由总裁签准,需借阅其他密级档案时,需经部门负责人批准,并办理借阅手续。4.3.5 借阅档案必须爱护,保持整洁,严禁涂改,注意安全和保密,严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失,如确属工作需要摘录和复制,凡属密级档案,必须由总裁批准方可复制,一般内部档案由综合管理部总经理批准方可摘录和复制。4.4 档案的销毁:4.4.1 任何组织或个人无权随意销毁归档的档案材料。4.4.2 若按规定需要销毁时,凡属密级档案须经总裁批准后方可销毁,一般内部档案,经综合管理部总经理批准后方可销毁。4.4.3 经批准销毁的档案,档案人员要认真填写、编制销毁清单,由专人监督销毁。
5.公文打印管理5.1 本制度所指公文为公司对外的请示、报告及其它文书,对内的以总部或部门名义发布的各类正式文件。5.2 公司公文的打印工作由综合管理部负责。5.3 各部打印的公文、文件须经本部门负责人签字,交综合管理部统一打印。5.4 各部门打印的公文、文件一式两份交综合管理部统一存档。
6.办公用品的管理6.1 办公室用品的采购:6.1.1 综合管理部制定每月办公用品计划及预算,报总经理批准,并负责采购。6.1.2 负责采购人员要做到价格合理、数量适中、品种满足工作需要。6.2 办公用品入库6.2.1 采购人员购入的物品必须附有合格证及入仓单,仓库保管员收票时要当面点清数目,检查包装是否完好,如发现短缺或损坏,应立即拆包清点数目,如发现实物与入仓单数量、规格不符,应向交货人提出并通知有关负责人。6.2.2 库房物资存放必须按分类、品种、规格、型号分别设帐。6.2.3 物资入库后,应当日入帐。所有帐册、帐单要填写整洁、清楚、计算准确,不得随意涂改6.2.4 物资出库须填出库单,经综合管理部总经理批准后方可出库。6.2.5 库房物资一般不可外借特殊情况由综合管理部总经理批准。6.3 办公用品发放。6.3.1 综合管理部按计划分发给各部门,由部门负责人指定专人领发。6.3.2 计划以外办公用品领用,须经综合管理部总经理批准方可领用。6.3.3 新聘人员办公用品,综合管理部根据部门提供的名单,负责为其配备。
7.邮发管理7.1 7.1 综合管理部统一管理各部室邮发信件、邮件。所有公发信件、邮件由收发员登记,负责寄发。7.2 综合管理部负责在每年根据各部门的需要制订报刊订阅计划报总裁审核批准后,办理有关订阅手续。7.3 综合管理部指定一名报刊管理人员每日负责将报刊进行处理、分类登记,并及时送达有关部门。
8.办公现场管理。8.1 员工形象的基本要求。8.1.1 衣冠整洁、得体,按规定佩带公司标志。8.1.2 男员工不得留长发、胡须,女员工应化淡妆。8.2 工作行为要求。8.2.1 坐立规范,举止文雅大方。8.2.2 不聊天喧哗。8.2.3 不随意串岗。8.2.4 不用电话闲聊。8.2.5 不做与工作无关的事。8.2.6 参加重要会议注意关闭手提电话、BP机(或置震动档)。8.3 办公环境要求。8.3.1 每天下班前整理一次办公环境。8.3.2 办公桌上摆放物品简洁、整齐。8.3.3 办公区内洁净有序。8.3.4 办公区内不任意悬挂、张贴物品。8.3.5 办公区内除会客室外严禁吸烟。
9.附则9.1 综合管理部根据本制度制订有关实施细则并下发落实。9.2 全资子公司、绝对控股子公司参照本制度制订本公司相关制度,要注意与本制度的接口。9.3 本规定解释权归综合管理部。9.4 本规定经总裁审批,从发布之日起生效。