文书档案的科学化管理探讨

摘要：文书档案是社会发展的记载器，随着文书档案管理模式的更新变化，意味着文书档案的科学化管理已具备了充足的基础条件，如何利用更新的管理模式、先进的计算机技术等对文书档案进行科学化管理自然而然地成为重点。基于此，提出文档一体化、基于计算机的文书档案管理等建议，以提高文书档案的科学化管理，并针对当前发展新形势，提出对文书档案管理工作的要求，具有较有价值的参考意义。 　　关键词：文书档案；科学化管理；文档一体化。

引言 　　档案是社会发展的记载器，记录着社会发展的各种信息，尤其文书档案更是记载着各单位的发展历史，反映了以往单位所遇到的问题处理手段，单位建设进展，领导决策等等。随着文书档案管理模式的更新变化，采取新颖的管理模式对文书档案进行科学管理，以提高文书档案管理水平，保证文书档案信息的有效性和准确性，从而适应社会发展的需求，这是文书档案管理工作的进一步科学化体现。随着科学技术的进步发展，本文提出文档一体化、基于计算机的文书档案处理等建议，以提高文书档案的科学化管理，并针对当前发展新形势，提出对文书档案管理工作的要求，并提出档案管理现代化呈现出的新发展趋向，具有较有价值的参考意义。 　　1 科学化管理的措施 　　1.1 文档一体化 　　长期以来，文书处理和档案管理属于不同的部门负责，档案管理只由档案部门执行，文书处理和档案管理的分离由于被操作于不同部分以及不同工作者，就导致了档案管理较容易出现错误，或者出现文书档案管理程序过于复杂出现，甚至出现难以修改已管理好的个别档案的复杂情况，最终影响了文书档案的管理效率，降低了档案的信息服务功能。鉴于此，随着社会发展的需求，文档一体化成为了一种新颖的管理模式，这种管理模式就是把过去文件处理和档案管理独立的分散状态，统一成一个有机整体去进行管理。文档一体化的科学化管理模式意味着公文处理和文书档案两者归入为文件运动的整个生命过程，从而使文书档案得到科学处理和有效控制。 　　另一方面，文档一体化的管理模式使得文书处理工作成为了文档管理大工作中的前端任务，文件处理工作质量的好坏将影响着文书档案管理的有效性和准确性。因此，文档一体化真正的实施将对文书档案的科学化管理带来崭新的发展空间，将使得文书档案管理进行一个更加科学，有序的管理阶段。而文档一体化的有效真正实施必须依赖于规范化的公文处理，即从文书处理工作开始实行规范化。通过对文书档案实行超前控制，这样一来使得文书档案在经过规范化的前处理后，形成一个最终归宿和最长久的价值体现，从而充分发挥文书档案的真正效果。 　　1.2 基于计算机的文书档案管理 　　随着计算机及其网络技术的不断更新发展以及无纸化资源的出现，使得档案管理模式从手工操作转化为计算机操作，使得文书档案的存储方式也发生了根本性的变化，从纸质形式转变为电子资源形式；文书档案的归档等操作过程均由计算机进行处理。基于计算机的文书档案管理按件随即整理归档，减轻了档案工作者的劳动量，提高了文书档案管理的效率。另一方面，传统文书档案管理中，在归档整理后若要对文件进行修改处理，就必须对已整理的文书档案进行拆卷重做，这就浪费资源和劳动力，而采用计算机进行文书档案管理根本不会出现该问题，文件的修改只需通过键盘操作就可以，且随时修改显得方便快捷。再且，基于计算机的文书档案处理，使纸质的文书档案转变成电子版的文献信息，加上网络技术应用，使得文书档案资源随时可供检索，大大提高了查准率，这些都是传统管理方式所无法能及的。同时对文档进行计算机化处理也是解决文档分离，实现文档一体化管理的根本办法。 　　1.2.1 电子文件的归档与接收。档案的形成是文件有条件的转化，是具有一定查考利用价值和法律效力的原始记录。文件的收集、接理、鉴定是传统的以纸质档案为主的档案形成的工作起点，也是检验档案真实有效的关键。电子档案主要来源于库存档案的数字化和现行产生的电子文件。库存档案数字化后的电子原件可以构成纸质原件的副本，而电子文件所具有的与传统文件的不同特性，其收集、整理、鉴定等过程是一个交叉操作过程。虽然电子签署，数宅签署等技术是保证电子文件原始性的凭证，但形成后的电子文件在相对离开它的原载体后仍然可以编辑、修改，而且在转化为电子档案时没有文件到档案的明显界定，完全依靠归档人通过网络上传或复制，其真实有效及原始性无法确定。因此电子文件归档的同时还要有附属于每一份电子文件的静态数据信息和动态、数据信息。静态数据信息包括主要满足普通用户查询的原件属性信息以及原件存储格式、处理工具、版本等生成环境的记录．动态数据信息包括创建、校审、审定、归档、接收、变更、下载利用等贯穿于该文件一切处理过程的记录，以加强档案原始性的认定，确保电子文件的有效利用．同时电子文件的数据信息也是档案管理人员在接收电子原件时进行核对、审验的依据，不符合要求时发回归档人．数据信息应该以系统自动提取为主，减少人为干预。