关于电算化会计档案管理的思考
一、电算化会计档案的概念及特点 （一）电算化会计档案的概念 电算化会计档案是指各单位在进行会计核算过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。具体来说包括： （1）会计凭证：原始凭证，记账凭证。 （2）会计账簿：总账，明细账，日记账，固定资产卡片及其他辅助性账簿。 （3）财务会计报告：月度、季度、半年度、年度财务会计报告。 （4）其他会计资料：银行存款余额调节表，银行对账单，纳税申报表，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册，会计档案销毁鉴定意见书，其他具有保存价值的会计资料。 （二）电算化会计档案管理的特点 1.存储范围的广泛。会计电算化档案存储范围广，不仅保留了传统纸质文件， 还必须保持存储计算机硬件上的会计数据和会计信息存储在 磁性介质，如程序设计规范，用户操作程序、会计电算化课程的课程代码， 会计报告格式，等等，会计电算化文件存储扩大范围和领域。 2.载体形式多样。会计电算化档案的载体形式发生了变化，经济管理活动形成的会计凭证、账簿、报表和其他数据，不仅以电子信息的形式 存储于光盘、硬盘等载体上，同时也打印纸张载体形式。磁性存储介质的使用在会计电算化工作，使会计档案管理工作更加方便、快速、高效。 3.严格的安全存储。会计电算化文件纸质文件材料的形式和材料 的电子文件，文件内容不仅有传统纸质文件的打印输出，和磁性介质或光盘为载体的电子档案，而磁性介质，光盘很容易通过磁场，外部环境的影响， 如有害气体，灰尘，此外，容易受损，很难留下痕迹载体的特点。同时，存储信息的质量和有效性条件的影响，会计电算化档案的安全存储、严格要求存储空间有防火、防潮、防冻、防热、防尘、防磁、防盗等相应的措施。 4.信息共享性与数据易改性。网络技术的运用，可以提高会计文档的多方位检索速度，并能够实现档案信息的网上远距离传送，有利于会计档案资源共享。但是，由于存储磁介质与光盘中的数据可以很容易被修改，从而导致会计档案信息的失真，甚至被破坏的可能，而使会计档案失去价值。 二、基于北方导航控制技术股份有限公司电算化会计档案管理实践 北方导航控制技术股份有限公司（以下简称北方导航）多年来一直加强电算化会计档案管理，主要体现在以下几个方面： 一是在电算化会计档案的整理和装订方面，会计凭证按时间和凭证号顺序装订成册，做到附件齐全、折叠整齐、薄厚均匀、牢固美观。每本凭证的厚度一般在3厘米左右，计算机存储的会计信息要打印输出为纸质会计档案进行保管，储存会计信息的磁盘、 光盘等介质定期拷贝、更换、保证其安全性。 二是在电算化会计档案的保管方面，会计档案管理部门是北方导航财务部，财务部设专人负责会计档案的保管，严格执行安全和保密制度，会计电算化档案保管注意防盗、防磁等安全措施，对硬盘上的会计数据建立光盘备份，贴上标签存在防磁柜里。各种会计资料包括打印出来的会计资料以及存储会计资料的软盘、硬盘、光盘等会计档案，原则上不得借出和拿出单位，严禁在非保密网上传输本单位会计信息以及会计资料，有特殊需要须经财务总监批准，并办理登记手续，限时归还。 三是在会计信息化管理规范方面，会计信息化岗位根据需要一人一岗，根据集团公司的具体要求和公司的实际需求，研究和确保公司会计信息管理系统的不断完善和发展，监督计算机及财务软件系统的运行情况，系统管理员定期备份所有数据，备份前对相关设备进行认真核查，防止对数据和软件的非法修改和删除，对磁介质存放的数据保存双备份。 但是北方导航在电算化会计档案管理方面也存在着一定的不足之处：一是新的会计档案管理办法已经出台，北方导航的会计档案管理办法还未随之修订；二是对电算化会计档案管理相关人员的培养力度不够；三是对电算化会计档案的保密管理需要进一步加强；四是电算化会计的软件管理需要进一步完善，北方导航目前使用的财务软件是金算盘财务软件，财务报表软件是就其财务报表处理软件，资金预算管理软件是兵器集团财智软件，需要加强对财务软件的学习和应用。 三、电算化会计档案管理建议 （一）修订电算化会计档案管理制度 为加强我国会计档案管理工作，提升会计档案管理工作水平，针对目前我国会计档案工作的技术手段、管理方法、管理流程等的新变化，财政部、国家档案局79号令发布了新的《会计档案管理办法》（以下简称《管理办法》），并于2016年1月1日起执行。 随着各单位信息化水平和精细化管理程度的日益提升，越来越多的会计凭证、账簿、报表等会计资料以电子形式产生和传递，并形成大量的电子会计档案，需要予以规范。 随着经营管理对会计核算多维信息需求的增加，会计档案数量大幅上升，档案管理工作面临着成本效率问题，会计档案的保管形式需要进行变革。 随着我国会计法律法规的不断完善，以及国家有关档案管理标准的出台或修订，会计档案的范围、保管、利用本文由收集整理、销毁、交接等方面的规定，相应需要进行调整。 公司制度中会计档案管理办法也要根据新的会计档案管理办法进行修订，符合国家统一的会计管理办法；继续完善电算化下会计档案管理各项制度，健全电算化会计档案的归档制度、保管制度、定期备份制度。