浅析会计电算化中“反记账、反结账”的利弊
[论文关键词]反记账;反结账;数据 [论文摘要]会计电算化是会计发展史上的一次重***,它不仅是会计发展的需要,更是经济发展和计算机技术的发展对会计工作提出的要求。
目前,电算化会计信息系统进一步向深层次延伸,在给企业带来了巨大效益的同时,也给企业内部控制和会计监督带来了新的问题和挑战。
理论界和实务界关于“反记账、反结账”功能的可行性争论比较激烈,笔者认为“反记账、反结账”做法有利有弊,不可片面妄下定论。
当前,会计电算化在我国已得到基本普及,在应用过程中与以往的手工记账相比优势明显。
计算机的运算速度快、计算精度高、提供信息全面,大大提高了会计工作的质量,改变了会计工作的面貌。
会计电算化以功能模块组合工作方式代替人工自动完成日常账务处理工作。
包括可以自动记账、自动结转、自动对账、自动结账等,甚至能够“反记账”、“反结账”。
会计电算化以其高效、自动、方便、准确等优点正日益受到广大会计人员的欢迎。
但是,计算机毕竟依靠的是人为设计的程序化工作流程,在日常工作中相应地会产生许多新问题。
其中,关于“反记账、反结账”功能的可行性争论就比较激烈,笔者认为“反记账、反结账”做法有利有弊,不可片面妄下定论。
“反记账”是指将已经记账的凭证通过记账的反向处理,恢复到记账前的状态。
“反结账”则是在已经结账的期间,通过取消结账的做法,解除封账,恢复到结账前的状态。
在计算机特定的工作环境中,笔者认为这些做法有一定的可行性。
第一,实际工作中如果存在错误的记账凭证,不施行“反记账”的话则将导致账簿中存在大量无用的冗余信息,影响对会计信息的使用。
从复核的角度来看,虽然错账也许在后续的凭证中进行了更正,但当复核人员浏览到一笔又一笔的错账时,并不能忽略跳过,还是会影响工作效率。
如果有“反记账”功能就可以先取消记账,把错误凭证全部更正后再重新记账,账簿中的冗余信息就可以大大减少,账簿信息就会简洁明了,便于利用。
那么,要做到这一点在结账前后要分情况处理。
结账后此会计期间已经封账,就必须先进行“反结账”激活本期间账簿处理功能,接着才能顺利进行“反记账”。
也就是说从清除数据库中冗余信息,保证账簿数据准确、明了的层面上来看,“反记账、反结账”功能的作用不可忽视。
第二,在电算化会计信息系统中当存放会计账簿数据的计算机硬盘扇区遭受物理损害,或者账簿数据库在没有启动计算机会计软件的情况下被人为非法篡改时,就完全可能导致账证数据信息混乱、不符。
无论是账簿错误还是凭证错误,或者账簿、凭证都有错误,都无法像手工会计那样采用划线更正法、补充登记法或红字冲销法来更正,因为此时的错误属于由非正常情况导致,最好的办法就是施行“反记账”。
因为,对于不甚精通计算机的会计工作人员来说,意外情况下为了保证会计数据的完整和准确,最好的方法就是干脆恢复到最初状态。
如果凭证数据正确,仅仅是账簿记录有误,取消错误的账簿记录后将正确的凭证数据转入即可;如果是凭证有误,则不管账簿记录是否正确,均应先取消账簿记录数据,再对错误凭证一一进行更正,审核无误后重新登记入账。
另外,当计算机意外断电、病毒侵袭等非常事件导致记账或结账过程意外中断时,会计人员更是无从下手。
操作者无法确定在出现意外的刹那间计算机后台数据处理的进度,为防止数据丢失,最保守的做法就是进行“反记账”或者“反结账”,恢复到可控制阶段。
以上的这些做法在相关法规中也得到认可。
《会计核算软件基本功能规范》中规定,会计软件“应当具有在计算机发生故障或者由于强行关机及其他原因引起内部和外部会计数据被破坏的情况下,利用现有数据恢复到最近状态的功能”。
显然,要恢复到“最近状态”就需对不确定的数据处理进行“反记账”或是“反结账”。
第三,现今阶段为满足会计电算化的岗位需求,在职人员必须进行电算化培训,在校生必须进行专业学习。
在培训和教学中,“反记账、反结账”功能从实验练习的角度上讲必不可少。
学员在教学练习中不可避免会出现大量的错误操作,导致形成大量的错误数据信息,而在电算化信息系统中一旦进行了记账或者结账,所有的数据都会转为后台存储,前台只能浏览不可修改,这给教学辅导带来很大障碍。
要想准确找到操作过程中的错误所在,让教师“对症下药”,进行指导和更正,就必须利用“反记账”或“反结账”功能再现学员的错误操作。
同时,目前市面上绝大多数教学软件为企业财务软件的演示版,也就是说学员在课堂上学习和练习的软件还是具有相对的真实性的,这就要求教师要重视细节演示,提高考核标准,这样学员在学习完毕后才能做到以最短的时间符合岗位要求。
那么,在课堂上需要重复演示或练习相关操作步骤,这其中凭证、账簿是重点,因此,“反记账”和“反结账”功能给教学带来很大便利,它们的施行让操作过程可以逆转,便于学员进行提高熟练程度的练习。