望谟县政府工作报告_公文处理实施细则
公处理实施细则 □ 总则 条 了使公司公处理工作规化、制化结合公司实际情况特制定实施细则。
二条 各部门公是传达贯彻党和国方针政策、请示和答复问题、指导和商洽工作报告情况、交流验重要工具必须认真做公处理工作。
三条 各单位应发扬实事是认真责工作作风克形式主义和牍主义提高公处理效率和质量。
四条 公处理必须做到及、准确、安全。
□ 公种类 六条 公种类主要有 ()请示 请上级指示和批准用"请示"。
(二)报告 向上级机关汇报工作反映情况用"报告"。
(三)指示 对下级机关布置工作阐明工作活动指导原则用"指示"。
(四)布告、公告、通告 对公众公布应当遵守或周知事项用"布告"。
向国外宣布重事件"用公告"。
定围公布应当遵守或周知事件用"通告"。
(五)批复 答复请示事项用"批复"。
(六)通知 传达上级指示要下级办理或者要知道事项批下级公或发上级、级和不相隶属单位公用"通知"。
(七)通报 表扬人事批评错误传达重要情况以及要所属各单位知道事项用"通报"。
(八)定、议 对某些问题或者重行动作出安排用"定"。
会议讨论通要贯彻执行事项用"议"。
(九)函 平行或不相隶属单位相商洽工作向有关主管部门请示批准等询问和答复问题用"函"。
(十)会议纪要 传达会议议定事项和主要精神要有关单位共遵守执行用"会议纪要"。
□ 公格式 七条 公格式般包括标题、主送单位、正、附件、单位印、发、送(报)单位、公、主题词等。
()公标题应当准确、简要地概括公主要容并标明发单位和公种类。
除批法规性件外公标题般不加名和其他标。
(二)向上级请示公般只写主送单位；如要上报另上级单位可以用报形式。
(三)发以领导签发日期准；合行以单位签发日期准。
(四)公般包括单位代、年、顺序。
几单位名发只标明主办单位公编。
(五)公如有附件应当正、单位名称前明附件名称和件数。
(六)收、发单位应写单位全称或规化简称。
合发应将主办单位排列前。
(七)律从左至右横写横排。
八条 公纸般用6开左侧装订。
"通告"等用纸根据实际要确定行关系。
九条 对上级单位组织请示或报告用单位组织名义发。
十条 对市政府及政府各部、委、局对市局及市局处室请示或报告 与不相隶属单位协商工作等用行政名义行。
十二条 各单位般不得越级行。
因特殊情况必须越级行应当报越单位。
十三条 向上级请示公应事主送单位不要送下级单位不要直接送领导者人(除领导直接交办外)；向下级单位重要行可以报直接上级单位。
十四条 按照级抓级管理原则公司行原则上只发到各分公司和各部门不直接发到下属子公司。
十五条 发应根据要确定主、送单位不得滥发。
般包括登记、分办、拟办、批办、催办等程序。
()上级发件及有密级简报、电报、和平级发件由人员统签收、开拆、登记、呈、分发并按不类别进行分类处理。
其容重要急件及呈送领导批如领导出差立即送办公室领导处理。
(二)承办人应根据件规定传围或领导指示安排传或办理。
领导人不宜直接横向传递以免积压或传失。
(三)凡办理公应先送办公室主任签批见再分送给有关部门办理或送领导批示办理。
办公室主任签批公认无送领导批般性公可根据公容和性质直接批有关部门办。
各单位收到急件应3天答复并退回件般要办理件周应办理并退件迟不能超5天。
要研究而不能马上处理也要先面或口头简要回复。
(四)加强公检催办工作。
人员对有领导批示公及公司发出件要认真督促、催办以防积压或漏办。
(五)领导参加重要会议带回件汇报和传达应将会议件交人员立卷归档。
十七条 发处理。
般包括拟稿、审稿、签发、缮印、校对、用印、封发等程序。
()草拟公要 要合国方针、政策、法律、法令和上级有关规定。
如提出新政策规定应尽量与原有关政策相衔接并加以说明。
情况要确实观要明确要精练条理要清楚层次要分明标要正确幅要力简短。
3引用公要写明发机关、公编、标题和发。
草拟公必须使用统格式公稿纸件迹要清楚面应保持整洁凡是面凌乱不清要重新清稿。
5数写法。
正式件除件编、统计表、计划表、序、专用术语和分比必须用阿拉伯数写外其他用汉写。
6节序数写法。
般应按下列顺序排列层""二层"()" 三层""四"()"。
7不要滥用简称。
年月日、人名、地名、件名称、事物名称等般不要简称。
(二)公审核。
以工会、社团名义发由董事会和分管领导审核。
审核重 是否要行。
是否合国方针、政策、法律、法令；与单位发公是否衔接。
3提出要和措施是否明确具体、切实可行。
处理程序是否完备行关系、公格式是否合规定。
5叙述是否合法和逻辑标是否正确。
审核如发现不妥处必须进行修改属重要原则性问题应退回原承办单位修改改动要重新正。
(三)公签发。
工会、社团般性件由分管领导签发重要件由高行政领导签发。
(四)公拟稿、改稿和签发律用钢笔禁止使用铅笔和圆珠笔。
(五)签发公不得再作任何修改。
若确修改必须重新送签。
(六)公签发由室责打印、盖、装订、登记、分发。
打印件要美观方合公格式。
装订要整齐牢固不漏页、错页、粘页。
印盖年、月、日上方上沿不压正下沿略压年、月、日如正末页无空档可另起空白页上日期盖并该页左上方标明"页无正"样。
(七)公校对以原稿准非承办人不得擅改动原。
校对发现差错由校对人员责；校对打员没有改正由打员责。
十八条 公办理完毕要及送交人员整理立卷人不得私保存应存档件。
□ 件管理 十九条 各单位要有专人责处理管理工作建立严格管理制加强对相关人员保密纪律教育做件管理工作。
严禁将密件带往公共场所或。
件传递程必须办理登记、签收、销等手续并按照收薄检归档以防遗漏。
二十条 各单位工作形成包括件、会议记录、议、照片、图表、录音带、录像带等有保存价值都必须由承办人收集齐全分类整理移交或有关人员核对整理次年二季送交档案室归档各单位、各办人不得越期行留存应该归档件。
二十条 没有存档价值和存必要公由档案室鉴别、登记销售。
细则从××××年××月××日起施行有关公处理规定与细则不致以细则准。
公管理规定 条 公司公是传达贯彻上级指示精神、请示和答复问题指导或商洽工作重要工具。
公管理要做到规、准确、及、安全。
行单位要克官僚主义和牍主义。
三条 各部室、各单位及各有关人员对公涉及国、政府或公司应保密事项必须严守机密不准随便向他人泄露。
四条 \b0公保密等级分绝密、机密、密三种其他般件。
绝密、机密件打印定要用专用磁盘。
绝密件只能印份由起草人送有格人员传机密件按审人数打印完由起草人收回归档。
密件由人妥善保管。
五条 公司发程序拟搞、审核(部门领导)、签发(公司领导)打印、发、 催办、立卷、归档、销毁等。
草拟公应以下事项 ()容要合党和国路线、方针、政策、法律、法令及地方性行政规。
(二)反映情况要客观实事是。
(三)要准确、精炼条理要清楚层次要分明结构要紧密用语要规。
(四)人、地、物名、引及要具体、准确。
七条 各级领导对送公要及批急件当天批复；般件三天批复。
八条 各级领导、批公应仔细认真完要签名并明日期不得圈。
要签署具体见要明确、具体。
九条 公司所有发发单位应有存档并将件原稿(领导签)审核稿件连正二份送总裁办档案室存档。
有领导指示还应附批复件。
十条 收由总裁办公室统责。
总裁办收应先做归类、登记然根据件容分送有关领导示。
示完毕由总裁办收回归档。
十条 所有件发放定要有登记、签收手续。
十二条 公司发定要由总裁办统编 ()以公司名义对外发律×××(××年)××； (二)公司党总支发用××党(××年)××； (三)以工会、共青团、妇名义发用××政(××年)××； (四)公司监事会发用××监(××年)××； (五)董事局发用××董(××年)××； (六)董事局委员会发用××董×(××年××； (七)董事局委员会所属机构发用××董××(××年)××； (八)其他管理部门发用×××(××年)××。
十四条 红头件只适用遵照执行制、规定、定、议、纪要、任命等其他件般用公司信笺印发。
企业报刊、邮件、函电收发制 ()全厂公私报刊、外邮件、外发公启、函电由厂收发室责收发。
(二)外发函、电要。
各部门因公外发函、电办人员应每天下午××以前将函件、电报底稿送到收发室另填写挂、平信、电报外发登记表。
每天下午××以前厂收发室应将当月外发函、电清累计送交邮局寄发。
凡挂、纸包、包裹单、汇款单、货运单等由收发室通知收件人到收发室当面签收。
3般公启函、电和厂职工私人信件由收发室开具清单分放到各单位信报箱。
私人不明平信律放到信架(信袋)由人取。
5不论公私邮件收发室应随到随清及分发不得丢失损坏搁置延误对国外函应检封口、邮戳如发现拆封或邮票被撕应拒绝签收并向邮局反映明原由。
6凡挂信、汇款单、包裹单、货运单等收件人收发室通知发出应随即到收发室领取邮单并及邮局取款取件。
超期罚款收发室概不责。
(四)报刊订购与收发。
报刊订购。
()订购上半年 下半年。
()订购手续不论单位和人先到收发室报刊目录再将要订购报刊代、名称、出版日期、单价、订购份数、期数填写清楚交收发员核对算价确认无误当面缴款开票。
归口管理报刊公费订购单位除按上述要填写预订单外尚须填写报刊分发清单详细写明各种报刊分发到哪些单位或领导。
报刊收发。
()收发员每天对邮局送报刊应对照邮局分送清单分类清发现有差错应及登记并要补缺退余。
()收发员收到邮局送报刊应及分发不得耽搁延误。
(3)每天分发到各单位信报箱报刊应随附分发清单。
()各单位应固定专人按领取报刊和公启函电。
领取要对照分发清单清检实签名发现差错应当面向收发员提出增补退换要并进行差错登记。
当面提出则视分发无差错。
(五)收发员应坚守工作岗位节假日、星期日应有人值班休星期日应采取换休形式。
(六)收发室外应常保持整齐清洁。
(七)收发室由××部门责管理其工作质量由××部门进行检、考核并承担责任。
企业打、油印工作制。
条 凡以厂部或党委名义上报下发件、报表工作计划、总结、请示、报告、简报、纪要通知、通报、通告、信函、规制、宣传教育材、任免定、表彰或处理定以及厂领导批准翻印件、材属打印围。
二条 由归口部门责拟订、编写带有全局性指导义全厂性月(季)生产、工作计划和期全厂性工作安排以及重要专题会议纪要等也应安排打印。
三条 不上报各部门工作计划临性工作安排非全厂性活动讲课提纲非上报般表格、般技术和便函都不属打印围。
四条 凡打印件、应将其底稿首页附上"发单"主管部门责人审并××审核修改、统编有关部门会签分管厂领导签发方能交付打印。
五条 打员接稿应认真检件签发手续是否完备写是否工整是否合件归档要等对发手续不全、写不合要件打员有权拒绝打印。
六条 打室要建立打登记簿对各类件材按规定容和要统登记。
并根据厂办安排轻重缓急次序进行打。
打要做到快速、准确、排版合理美观、用力匀。
七条 打员要严格遵守保密制不得将打容向外泄露与工作无关人员不得进入打室 、油印室。
八条 打员要爱护打、油印设备和物品按规定做维护保养工作和物品领用登记费用统计工作。
九条 稿打完打员要把原稿和打清样交给两办或拟稿人校对。
校对者校完应原稿上签以示责。
十条 凡是以党委、厂部名义上报下发件材(见条围)分别由两办或拟稿人责校对由厂办打室责油印、装订达到迹清晰、版面清洁、装订整齐。
由两办机要员上报下发。
以部门名义下发生产工作计划安排专题会议纪要由归口部门责校对油印、发送。
十条 两办对件差错情况要进行登记考核。
十二条 油印件要严格按照审批份数印刷油印者不得私增加份数或私留存油印底板和废页余页应及销毁。
企业件管理制 ()总则 条 减少发数量提高办速和发质量充分发挥件各项工作指导作用根据央关处理有关规定结合我厂实际情况特制订制。
二条 件管理容主要包括上级函、电、级函、电、厂上报下发各种件、。
三条 按照党政分工原则全厂各类件分别由党委办公室和厂部办(以下简称两办)归口管理。
(二)收管理 四条 公签收。
凡厂公启件(除厂领导订启外)由厂收发员登记签收(由上级或邮电局机要通讯员直送机要室机要件除外)分别交两办机要拆封。
签收和拆封收发员和机要检封口和邮戳。
对开口和邮票撕毁函件应明原因对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。
对上级机要部门发件要进行信封、件、、机要编"四对口"核定如其项不对口应立即报告上级机要部门并登记差错件。
五条 公编保管。
两办机要对上级拆封应及附上"件处理传单"并分类登记编、保管。
须由工厂承办或归档厂领导亲启件厂领导启封也应分别交两办办理正常手续。
厂外出人员开会带回件及应及分别送交两办机要进行登记编保管不得人保存。
六条 公批与分。
凡正式件分别由两办主任(或副主任)根据件容和性质签由机要分送承办部门办重要件应呈送厂领导(或分管领导)亲批分送承办部门办。
避免件积压误事般应当天签完紧急件要即即办。
般函、电、单据等分别由两办机要直接分处理。
如涉及几单位会办件应主办单位系再分处理。
3加速件运机要应当天或二天将件送到厂领导和承办部门如关系到两以上业部门应按批示次序依次传迟不得超两天 (特殊情况例外)。
七条 件传与催办。
传件应严格遵守传围和保密规定不得将有密级件带回、宿舍和公共场所也不得将件借其他人看。
对尚传达件不得向外泄露容。
件应抓紧当天完应下班前将件交机要室批件般不得超两天应签名以示责。
如有领导"批示"、"拟办见"两办应责成有关部门和人员按件所提要和领导批示办理有关事宜。
3不得录全不得任取走件夹任何件及附件如确系工作要要办理借手续以防止丢失泄密。
件完应送交两办机要切忌横传。
5两办机要对件有催办检督促责任承办部门接到件、函电应立即指定专人办理。
不得将件压放分散如备应按照有关保密规定并征得两办予以复印或摘原件应及归档周。
6按照围离、退休干部般由有关部门定期组织学习有关件或由两办机要室通知到机要室。
(三)发管理 八条 发规定。
全厂上报下发正式件权力分别集党委和厂部各群众团体和部门律不得行向上、向下发送正式件。
各群众团体、部门要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要发应分别向党委、厂部提出发申请并将件底稿分别交两办审核。
党委、厂部发则两办分别按党、政机构设置与业分工统归口以党×、厂×发。
群众团体件由党委批。
3对全厂影响较涉及两以上厂领导分管围件须由党委记或厂长批准签发。
其余件由分管厂领导批准签发。
九条 发围。
凡是以党委、厂部名义发出件、通告、定、议、请示、报告、编写会议纪要和会议简报属发围。
党委、厂部下发件主要用 ()公布全厂规制； ()发上级件或根据上级件精神制订工厂件； (3)公布工厂体制机构变动或干部任免事项； ()公布全厂性重生产、技术、营管理、政治工作、生活福利等工作定； (5)发布有关奖惩定和通报； (6)其他有关全厂重事项；。
3党委、厂部上行、外发主要用 ()对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理定； ()兄弟单位系有关工厂重生产、技术、人事劳、物供应、科研、基建、营管理、党群工作等事宜。
工厂日常生产、技术、营管理、党群工作有关图纸、技术件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项应按有关制办理分管厂领导批准由主管业科室面或口头通知执行般不用厂部件发布。
5凡各业科室如开专题会议所作定般都不应发不备考可以科室名义用《工作简讯》发会议纪要。
6各业科室与外单位发生般业系可用各科室名义对外发函(应各编备)不用厂部名义发。
(四)发程序与要 十条 发程序规定。
各单位要发应事先分别向党委、厂部提出申请；。
党委、厂部发主办单位应以党方针、政策和国法令上级指示或工作实际要草拟件初稿；。
3草拟稿必须从全厂角出发做到情况确实、观鲜明、条理清楚、层次分明、简炼、标正确、写工整。
严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔写；。
稿拟就拟搞人应填附发稿纸首页详细写明件标题、发送围、印刷份数、拟稿单位与拟稿人并签名、盖、标定日期和密级；。
5两办应根据党委、厂部要和上级有关指示精神有关件规定对稿进行审和修改。
对涂改不清、错漏严重、容不妥、格式不稿应退回拟稿单位重新拟稿；。
7对审核修改较多有碍打印和存档稿应由拟搞部门重新誊写清楚；。
8会签稿应交付打印前送会签部门会签；。
9稿审核会签按批准权限规定分别呈送党委、厂部领导审定批准签发；。
0领导批准签发稿交两办机要统编送打室打印；。
件打印清样应由拟稿人校对校对人员应发稿上签名；。
件打由两办派专人按数印刷再由两办机要分发并检落实情况对印刷质量不件机要应拒绝盖印分发。
(五)件借和清退 十条 各部门有关工作人员因工作要借般件部门责人签写便条对有密级件须两办主任方可借。
十二条 借件应严格履行借登记手续就地看按归还。
任何人不得将件带走或全录不允许拆卷和件上勾划等。
十三条 两办机要对承办公应抓紧催办应定期对事情已办妥厂件和上级要限期清退件进行收缴清退工作。
(般月底清季末清、年终总清)。
如发现件丢失必须及明原因和责任者并如实向领导报告。
十四条 各部门应指定位责任心强志责件收交、保管、保密、催办检工作。
凡下列件统分别由两办责归档 ()上级机关包括上级对工厂报告、申请批复； ()党委、厂部发出报告、指示、定、议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和生产营工作各类计划统计、季、年报表等； (3)厂党委会、厂长办公室、厂会、工厂管理委员会、层干部会以及各种专业例会记录； ()厂党代会、职代工、工会会员代表会、团代会等厂级党群组织召开代表会所形成报告、总结、议、发言、简报、会议记录等； (5)有保存价值人民信访记录及处理结； (6)参加上级召开各种会议带回件、及厂会上汇报表言材等； (7)上级机关领导志厂检视察工作报告、指示记录以及厂向上级进行汇报提纲和材； (8)反映厂生产、营活动、先进人物事迹及厂领导工作等音、像摄制品； (9)工厂日志和事记； (0)工厂向上级请示批复件及上报有关材。
业科室各群众团体日常工作形成活动由各业科室、群众团体责立卷归档。
十六条 立卷要。
件立卷应按照容、名称、作者、顺序分门别类地进行整理归档。
立卷要把件批复、正、底稿、主件、附件收集齐全保持件、材完整性。
3要坚持平立卷与年终立卷归档相结合原则。
重要工作、重要会议形成件材要及立卷归档。
上年形成件材要下年5月份以前整理完。
6月份正式向档案馆(室)移交清单式两份。
(接交单位各留存份备)。
(七)件销毁 十七条 对多余、重复、和无保存价值件两办机要室应定期清理造册并按上级有关规定办理申请销毁手续。
十八条 审核销毁件应派专车分别由两办机要和正副主任护送到上级机关指定纸厂监视销毁。
件收发规定。
()公司件由办公室责起草和审核公司总理签发；党支部件由办公室责起草和审核党支部记签发；公司部各部门件由各部门责起草办公室审核总理签发。
(二)件签发送办公室统安排打打印送回起草部门校对校对无误方能复印、盖。
(三)件和原稿由办公室分类归档保存备。
(四)属密件核稿人应该明"密"样并确定报送围。
密件按保密规定由专人印制、报送。
(五)件统由办公室责发送。
送件人应将件容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚并向件签发人报告报送结。
密件和由专人按核定围报送。
(六)外件由办公室专人责签收并分类登记。
由办公室主任提出处理见签收人应接件当日即按件要报送给有关部门不得积压迟误属急件应接件即报送。
(七)传件由办公室专人责收回对领导指示件办公室应及组织传达和落实。
管理规则 □ 总则 条 目 使管理制化以增进处理品质及效率特订定规则。
二条 围 规则所称管理指总管理处各部、室、心或各公司(含事业部、业执行部 门)与外界往(包括电报)及关系企业(含公司容)各部门往(包含签呈)收(发)至归档全部程办理与控制。
□ 承办部门 三条 总收发部门 总公司各部门与外界往收发由总管理处总部门统办理各公司(工厂)所地总收发由其所属总部门办理。
()总管理处各部、室、心及各公司以公司名义与外界、往以各公司总理室或管理处管理部门；营业、采购、工、、法律、、训练等业部门得以各该业部门高主管部门管理部门。
(二)各公司(工厂)所地与外界往属地区性以其所地理室或管理处(或总部门)管理部门。
(三)关系企业各公司、部门往原则上以厂、处、部、室以上部门管理部门。
。
(四)管理部门应指定人员责往核稿及收发、拆封、登记、分、稽催、校对、监印、档案管理等事宜；按规定处理者管理部门不得受理。
五条 主办及会办部门。
()容所涉及业主办部门该项主办部门如有涉及其他部门其他部门则该项会办部门。
(二)企业各类对外统报送主办、会办及提供部门。
□ 行 六条 行类别 ()函发布规或临性规定及对机关团体、公司行、私人或关系企业各公司及公司各部门行使用。
(二)公告就主管业向公众或特定对象宣布使用。
(四)签呈下级对上级有所请示或报告使用。
(五)电报业处理须以电报行使用。
(六)表格式公政府机关规定表格式公及公司人事令等可依实际要印固定格式使用。
(七)其他 司法依据司法部门规定程序实施；诉讼依政府有关部门诉讼审议 委员会规定程序实施。
会议纪录及例行表报等发送不必行。
七条 行名义、署名及印信借用 ()对关系企业外机构行名义、署名及用印规定如下 以公司名义由董事长署名盖董事长职 属政策性或影响公司重权益行。
以公司名义由总理署名盖总理职 对政府各部、会、局、署及其所属级、二级机构或省政府、市政府及其所属级机构等行。
①对省政府、市政府所属二级机构等行。
②对当地市、县政府及其所属级机构行。
③对税、金融机关行。
④总管理处各部、室、心代表各公司对外行(但款六项另有规定者从其规定)。
以公司名义由理署名、盖理职衔签。
对款二项所列以外公机构或公民营企业、法人团体行。
营业、、工等部门各类规规定核权限或授权围对客户、厂商行。
5以部门名义由厂处长署名盖厂处长职衔签。
营业、材、工等部门各类规规定核权限或授权围对客户、厂商行。
②人事、、训练、法律等部门办业权责围对公民营事业、民机构或人行。
7应依款四项名义、署名及用印规定行而该行单位无理者得盖用公司公行。
8因环境特殊或事实要须另行规定行名义、署名及印信使用者应专案签送总管理处总理室呈董事长或总理核准。
(二)关系企业各部门应以部门名义行并依下列规定签署、用印 正式行者以公司名义由总理或事业部理署名盖职衔签；以业接洽便函行者由办部门主管及办人署名盖用部门。
(三)公告、人事通知单、聘任、奖状、契约及依法令或特定业(如进出口、税、关税、劳保、投标等)须加盖公司或业专用件应盖并视业要依规定加盖董事长或总理职衔签或职或加盖其权限或授权围部门主管签或私。
(四)特定签署人及印信件从其规定。
(五)以对等身份签署人名义复者应斟酌实情处理。
八条 行判行权限 ()以董事长署名行者应送总管理处总理室呈董事长判行。
(二)以总理署名行者除总管理处各部室、心代表各公司对外行得由理(主任)判行者外应送各公司总理室呈总理判行。
(三)以事业部理署名行者、应送理室呈理判行。
(七)因专案业要如进出口、税、关税、劳保、投标等使用公司名义须盖用董事长或总理业专用者行应各该业部门主管授权围核准始得。
(八)固定格式应由署名主管原稿判行授权业主办部门主管依式行。
□ 处理程式 Ⅰ 通则 九条 分类 ()机密类具有专利性、独特技术性及特定列管业机密件应依规定八规定办理。
( 三)B类般及常性业往。
(四)类般通知或参考性函件无须呈判者仅登记分直接交办部门处理归档。
(五)其他类与公司业无直接关系表报、宣传或印刷函件无收、登记可直接送有关部门参。
十条 收发登记单 ()收(发)登记单收发人员按流水码顺序装订存。
(二)二催办单送办部门签收件收发人员收回按处理期限或待复日期先次序整理按日核对催办。
(三)三主管催办单办部门主管交办件留存按处理期限或待复日期先整理以备随稽催督导用。
(四)四办人员存件办妥按结案、结案分类存。
(五)五核件办妥随归档如系代行或授权判行件由收发人员送主管核归档。
十条 收(发)制定管理 ()对外行 公司XX(X3)总○○○○。
XX公司简称；X3地区别不分地区者省略；○○○○公司收(发)流水。
事业部(含直属部门)XX(X3)X○○○○(X事业部或直属部门代由各公司总理室制定管理)。
"业接洽便函"另行编定亦采流水码编列。
复以收码发码如有二以上并案处理以收码发码。
3主动发码与般收复码采取编顺序。
Ⅱ与外界往件 十二条 收 ()登记、分 由收发人员拆封"收(发)登记单"登记收编、收日期、者、、日期、附件及摘要送分人员依其性质判定类别、办部门再由收发人员分发。
(二)件分送 收发人员分发件应留存"收(发)登记单"依收编流水码装订。
其余二、三、四、五连以"分专用卷宗"送交办部门主管核定"要""否"答复及处理期限记入"收(发)登记单"二、三、四、五二当天签收夹放"分专用卷宗"退还收发人员由收发人员按处理期限日期先予以整理件催办用。
(三)件交办 办部门主管将件批交办理应将办人姓名记入"收(发)登记单"三、四、五留存三按处理日期先整理稽催督导四、五连件交办人办理。
办人应将处理、结或复摘要记录"收(发)登记单"四、五记要记要栏(如不敷使用得以"签办单"补充签办单随"收(发)登记单"五流程处理)并填记预定保存期限及销案或待复日期连(复附复稿)呈判打、校对再送管理部门收发人员。
3收发人员收到办妥及"收(发)登记单"四、五 ①如无复者依其类别编定档填记四、五将档及销案日期记抽出原留存二销案并将五件归档将四退还办人。
②如复者将复及复搞送请监印人员用印复封发投邮；、复稿、复底则依其类别编写档填记四、五五连、复稿、复底归档并抽出原留存二销案(如待复者则将二依待复日期先整理以备稽催)再将四退还办人。
办部门如业要可以复底留存。
附件如属现金、支票、汇票或其他有价证券等办部门办人接到应即缴交出纳部门签收不应随传递。
十三条 主动发 ()拟稿、登记 办人以公稿笺拟妥稿检附"收(发)登记单"式五填写受者、类别、办部门、容摘要、附件、办人姓名、预定保存年限及销案或待复期限等栏呈部门主管会核稿人员判行送收发人员编打、校对送交管理部门收发人员。
(二)发处理 收发人员收到发件、原稿"收(发)登记单"(式五)即将发件及原稿送请监印人员用印。
件封发投邮登记单依收发编流水装订；无须待复件二、三即予销案如须待复者二由收发人员暂存三送办部门主管依待复日期先整理以备稽催；四、五连发原稿及底依其类别编写档将档及销案日期填记四交还办人存五连发原稿、底归档。
十四条 外界复处理 收发人员及办部门收到外界复除按收程序处理外收发人员应抽出原发二销案将销案日期记原发并将收日期及记原发归档五办部门接到复主管应抽出原发三销案办人应原发四填记收日期及。
Ⅲ关系企业往件 十五条 行方式 ()正式以公用纸或油印函件行者依规定处理。
般性规定、通知、 公告等函件无复发部门仍办理发手续受部门则依下列方式处理 主管部门对其直辖部门行受部门免办收手续。
总管理处各部、室、心及各公司相行由受公司总理室或部、室、心管理部门办理收其交所属部门所属部门免办收手续。
3受部门依前二项规定免办收者仍应处理呈核依收日期先顺序归档。
(二)以"业接洽便函"行者依十六条规定办理。
(三)各类行应就组织层级要数量次印发避免逐级重印延误效。
十六条 业接洽便函处理 ()发 办人发应将接洽容列记"业接洽便函"并填记类别、受者、待复期限、附件等各栏呈请主管判行另依式填写三连呈主管主管签署并送收发人员编并记"收(发)编登记表"再送监印人员用印由收发人员将"业接洽便函"二、三、四送交受部门则依待复日期先整理以备稽催。
(二)收 受部门收发人员收到"业接洽便函"二、三、四便函上填记收、编定收码并记"收(发)编登记表"将便函二、三、四送呈部门主管批定办人由收发人员将二、三交由办人承办四办人签收由收发人员按发部门要待复日期先整理以备稽催。
(三)复 办人收到应三拟具复稿并填写销案或待复日期及预定保存期限(如签办则以"签办单"办理签办单连"业接洽便函"三处理)主管判行依式填写二并呈主管签署再送由收发人员请用印并抽出原暂存四记销案或待复日期将二送交受部门(原发部门)三、四编定档填记档栏；三依其类别归档；四依收流水编顺序存。
如结案则四按待复日期先整理以备稽催。
(四)回处理 发部门收发人员收到复部门送达便函二原暂存记复收；二送办人呈办妥并明预定保存期限送收发人员抽出销案再并编定档填记档栏依发流水编顺序装订存二依其类别存档如结案加复部门要待复日期并按日期先整理以备稽催再行复则依发程序办理。
□ 处理方式 十七条 结构 ()公告以"主旨""依据""公告事项"三段式斟酌运用。
( 二)函、签呈以"主旨"、"说明"、"办法"、"请、拟办或建议"三段式斟酌运用。
(三)业接洽便函以公三段式或以条例方式逐叙述。
(四)采用语体以达到"简、浅、明、确"要可用表格处理尽量利用表格。
十八条 信函处理 ()指名营业、工、材及采购人员收受信函由信封上记可认公者应视公拆封如系私事再予发还；能办认公信函其人拆封如系公应交收发人员依规则处理。
(二)指名副理以上人员信函迳送其人如系公再交收发人员依规则办理。
十九条 签呈处理 ()办人因特殊案件处理签请主管核示以签呈用纸缮写份行签呈核并依示办妥应依类别归档。
(二)办人签拟层呈主管核示如呈(副)理级以上主管核示者(各公司理室、总理室以及总管理处各部、室、心呈总理或董事长核示者)则厂(处)长(部、室主管)签示由厂(处)、部(室)收发人员登记"签呈事备表"呈(副)理以上主管(各公司理室、总理室及总管理处总理或董事长)核示核示由厂(处)部(室)收发人员记"批示"情形呈送厂(处)长(部室主管)核交由办人依示办理但与会办部门有关者应复印分送会办部门协处理或备。
办人办妥将签呈交由厂(处)、部(室)收发人员编定档填记签呈及"签呈事备表"签呈依其类别归档。
签呈容不宜公众周知者应指定专人专案签办。
二十条 合约处理 ()订立或修改合约办部门拟稿判行前应将稿送总管理处法律事室核稿。
判行依业要份数送请缮打、校对、用印。
(二)固定格式合约其原稿应依前款规定核稿判行使用办部门使用依式填写所份数呈准直接送请用印。
其他业有关部门以副留存备用。
二十条 副及图处理 副视正式应依规定处理、归档；各类图应指定部门集管理。
二十二条 电报处理 电报视依规则办理。
二十三条 处理要 ()办遇有关系重足以影响公司权益重要件应将正妥保藏每有应用以副或影层呈处理。
(二)利处理并达分层责目办人应就容要签拟见或选稿随呈部门主管核批办各主管人员应对案见避免只签名而无见。
(三)办、会稿、核稿等人员答名应清晰可辨不得潦草难认。
(四)办应视其轻重而定缓急如案情涉及其他部门应照会办理会稿案件会办部门应按速件处理。
二十四条 件处理期限 ()收发人员收原则上应随到随送不得积压迟应到送交有关人员。
般案件由部门主管斟酌办人工作量指定处理期限般以到三日处理完毕原则。
3定有答复期限者应尽力所定期限处理完毕。
计划、试验、研究、开发、规修订、测定、集等特殊案件部门主管应斟酌实际要分别规定其处理期限。
5监印人员原则上当天完成用印。
6件归档应日案日清迟不得逾二日。
7签呈案件按分层责行层次由各公司行订定限。
二十五条 件稽催 ()办人如能如期办妥件应处理期限届满前请示部门主管以口头通知收发人员更改处理期限。
(二)收发人员应按日检催办到期见办妥销案者应先以口头通知办部门主管如再俟天仍不见办妥销案者应即以"催办单"式二送办部门主管交由办人填"拟完成日期"及"迟延原因"主管批核办部门存份份送还收发人员继续依期稽催收发人员应随将稽催情形记录稽催。
二十六条 发送方式 发送方式分专送、邮寄(平信、限、挂、航空) 电报(寻常、加急、信、打)及集运等办人应底稿上明。
二十七条 件递送 ()呈件递送方式 件呈、呈判、会办如普通案件以浅灰色卷宗递送如系机密紧急或类案件则以桔红色卷宗递送。
(二)部门件递送 发及受部门厂区可以件直接递送如签收者可以存送请请受部门签收取回稽催。
发及受部门不厂区者发部门收发人员将件依受部门地区别以(处)、部(室)单位装入"部信封"予以递送"部信封"仅写受部门厂、处、部、室名称不另明办人姓名由受部门收发人员统拆封分发。
3各公司各办公地区应设件"寄送心"总公司各公司总理室各公司 (工厂)所地总部门各"寄送心"得规定每日截止收件以便整理集装运。
收发人员将件递交"寄送心""寄送心"人员应将受部门厂(处)部(室)件集整理开具"件递送清单"式三存二、三 连件汇总装入地区别专用"件袋"寄送。
收地区"寄送心"人员收到"件袋"拆开即以"件递送清单"二、三连件送交各厂(处)收发人员签收留存二三以当天"件袋"送还原发"寄送心"存。
5总管理处各部、室、心寄送各厂区件律递交各公司"寄送心登记送。
6总公司各"寄送心""件袋"下午五前送交总管理处总部门统运寄。
7原则上件应随到随送不得积压"寄送心"人员须每日上午上班30分钟将"件袋"件分送各厂(处)、部(室)收发人员签收。
□ 印信 Ⅰ印信种类 二十八条 种类 ()公各公司向主管机构登记公司印鉴及特定业专用公司印信。
(二)职〖ZK(〗董事长、各公司总理刻有公司名衔及职别印信。
(五)校对、骑缝、附件刻有公司名衔及"校对"或"骑缝""附件"等样印信。
Ⅱ印信使用 三十条 监印人员 ()各公司公及董事长职监印人员应签请企业董事长核定任用。
(二)特定业专用图记及董事长职、公、总理职监印人员应签请各公司总理核定任用。
(四)监印人员不应由代理人代监印代理人任用应依前三款规定签准或指派。
三十条 印信盖用 ()行应依八条规定判行送请监印人员依七条规定函件、稿及底上用印。
(二)其他件盖用印信者办人应填具"盖用印信申请单"式二呈准凭以申请用印监印人员除件上用印外还应 "盖用印信申请单"正面加盖使用印信并收存二退回办部门存。
三十二条 印色使用 公、职以红色印泥或红色打印水用印。
Ⅲ印信管理 三十三条 印信核定及制发部门 ()公、董事长及各公司总理职及职衔签总管理处董事长核定由总管理处总理室管理部门统制发。
(二)总管理处各部、室、心部门或特定业主管职各部(室)理(主任)核定由总管理处总理室管理部门统制发。
(三)各事业部理、厂(处)长职衔签、特定业主管职及各部门部门各公司总理核定由各公司总理室管理部门统制发。
三十四条 印信登记 业主办部门用特定印信或业专用印信向有关主管机构报备该印信登记、更换、撤销等手续由该主办部门办理。
三十五条 印信申请 ()印信制发申请 因业要或组织变更由主办部门填具"请(制)发印信申请表"份送会印信管理部门依规则三十三条规定呈请核定由管理部门制发。
（二)印信换发申请 印信印磨损申请换发由监印人员填具"请(换)发印信申请表"份备栏拓具印模叙明制发日期送会印信管理部门依规定三十三条规定呈请核定由管理部门换发。
原有废旧印信应换发印信收到周由监印人员依规则三十六条规定办理。
(三)印信补发申请 印信毁损或遗失监印人员除向该印信登记机构报备并依法公告作废外应填具"请(补)发印信申请表"份备栏叙明原印种类、体、制发日期、毁损或遗失及失职人员议处并会印信管理部门依规则三十三条规定呈核定由管理部门补发。
(四)印信增刊申请 种印信以制发枚原则但如因业要或受地区限制增刊者由业主办部门依条款规则申请。
三十六 印信缴销 ()废旧、撤销或遗失寻获印信应由监印人员填具"缴销印信申请表"份送会印信管理部门依规则三十三条规定呈核定检具缴销印信送缴管理部门 撤销。
三十七条 印信管理 ()各种印信由各监印人员责保管如有遗失或误用情事由监印人员完全责任。
(二)印信管理部门应指定专人责印信制发、换发、补发、稽等管理工作并设立"印信登记表"拓具印模、样依序装订成册以利管理。
(四)主管、监印人员或印信管理人员交接应拓具印模样列册专案移交并报送印信管理部门。
□ 档案管理 Ⅰ管理部门 三十八条 管理部门 ()结案原稿由各管理部门归档办部门视实际要留存影。
如特殊案件因业处理要原搞须由办部门保管者应管理部门主管妥保存管理部门以影归档原稿用毕仍应送管理部门归档并换回影。
(二)各公司档卷分类目录及编原则由各公司总理室或事业部理室统制定管理；总管理处各部、室、心则由各部门行编定报送总管理处总理室。
Ⅱ整理与分类 三十九条 件收 件结案移送归档依如下原则收 ()检件及附件是否完整如有短少应即追归入。
(五)有价证券或其他贵重物品应退回办部门办部门应送指定保管部门签收件送归档。
四十条 件整理 收件应依下列方式整理 ()直写件以右方装订原则横写或外件则以左方装订原则。
(二)右方装订件及其附件应对准右上角左方装订则对准左上角理齐钉牢。
(三)件如有皱折、破损、参差不齐等情形应先整补裁切折叠使其整齐划。
四十条 档案分类 () 档案分类应视案件容、部门组织、业项目等因素按部门、类、类三级分类。
(二)档案分类应力切合实用。
倘因案件较多前款三级不敷应用得三级另增四级 "细类"。
如案件不多亦可仅使用"部门"及"类"或"类"二级。
(三)"类"(或细类)案件以装订档夹原则如案件较多档夹不敷使用得分两以上档夹装订并类(或细类)增设"卷次"编以便考。
(四)每档夹封面页应设"目次表"案件归档依序编、登录；并以每案"目次"编原则。
(五)档表示方式如下 BB 办部门代BB类类。
档卷卷次档案目次。
四十二条 档案名称及编 ()档案各级分类应赋予名称其名称应简明扼要以能充分表示档案容性质原则且有定畴不宜笼统含混。
(二)各级分类、卷次及目次编以十进阿拉伯数表示；其位数使用视案件多寡及增长情形而斟酌定。
(三)档案分类各级名称确定应编制"档案分类编表"即将所有分类各级名称及其代表数编用定顺序依次排列以便。
(四)档案分类各级编应预留若干空档以备将组织扩或业增繁随增补用。
(五)档案分类各级名称及其代表数确定不宜任修改如确有修改必要应事先审慎研议并拟具新旧档案分类编对照表以免混淆。
四十三条 档编定 ()案件如系新案应就"档案分类编表"明该案件所属类别及其卷次、目次顺序编列档。
(二)案件如可归属前案应明前案档予以编列。
(三)档以案原则遇有案件叙述数事或案归入多类者应先确定其主要类别编列档。
(四)档应左而右编列右方装订案件应将档填写案件首页左上角；左方装订者则填写右上角。
Ⅲ归档与档案清理 四十四条 保存期限 ()归档件应依目次顺序以活页方式装订相关类别档夹并视实际要使用"见出纸"明目次码以便翻。
(二)档夹背脊应标明档夹所含案件分类编及名称以便档。
四十五条 保存期限 件保存期限除政府有关法令或企业其他规特定者外依下列规定办理 ()永久保存公司程；股东名簿；3组织规程及办事细则；董事会及股东会纪录；5财报表；6政府机关核准件；7不动产所有权状及其他债权凭证；8工程设计图；9其他核定须永久保存。
( 二)0年保存预算、算类；会计凭证；3事业计划；其他核定须保存0年。
(三)5年保存期满或除合约；其他核定保存5年。
(四)年保存结案无长期保存必要者。
四十六条 档卷清理 ()管档人员应随拂拭档案架维护档案清洁以防虫蛀腐朽。
每年年更换依四十五条规定清理次已届保存期限者得予销毁销毁前应造册呈总理核准必要向主管官署报备并目次表附栏明销毁日期。
(二)保管期限届满件部分核定仍有保存参考价值者管档人员应将"收(发)登记单"五附其保留件上并五上明部分销毁日期。
Ⅳ调卷 四十七条 调卷程序 ()各部门办人员因业要调档案应填具"调卷单"其部门主管(科长以上)核准持向管档人员调。
(二)管档人员接到"调卷单"核取出该项档案并"调卷单"上填借出日期将档案交与调卷人员。
"调卷单"则依预定归还日期先整理以备稽催。
(三)档案室当场借者得免填"调卷单"。
(四)档案归还管档人员核无讹并"调卷单"填归还日期及签确认档案即行归入档夹。
"调卷单"由管档人员留存备。
四十八条 调卷管理 ()"调卷单"以单案原则借长以周限如有特殊情形欲延长调期限应按调程序重新办理。
(二)调卷人员对所调案件不得抽换增损如有拆开必要亦须报明原因请管档人员二责处理。
(三)调卷人员调档案应规定期限归还如有其他人员调档案应调卷变更登记不得私授受。
(四)调案件限与办业有关者如调与办业无关案件应管理部门主管。
□ 机密件 四十九条 围 ()生产设备设计图具有专利性与独特性机械设计图以及生产设备布置图。
(二) 技术性独特技术性操作标准与外人技术合作或外人技术指导产品配方产品开发改良或试验国外现场实习报告及其他技术上属机密性。
(三) 业性销售成市场情报国外业考察报告及其他业上属机密性。
五十条 保管部门 ()外机密件应以各公司总理室保管部门；各公司总理核准得事业部、研究所或工厂所地保存者应以事业部理室、研究所所长室、驻厂(副)理室或总理指定部门保管部门。
(二)属技术、开发、工、营业等部门行建立专业性机密件应以各事业部理室或厂区管理部门保管部门。
(三)总管理处各部、室、心机密件属各该部门承办专责性质者应以各该部、室、心保管部门。
(四)各保管部门应指定专人各公司总理核定(总管理处由总理核定)责机密件收发、登记及归档等事。
五十条 外机密件处理 ()外机密件由代表公司取得该件人员径送该公司总理室机密件保管人员以"收(发)登记单"式五登记呈请总理核派办人(主办人)及指定处理期限其分、办、复或主动发依四规定流程处理。
唯其递送应亲不得假手他人。
(二)若件容影响公司权益重保管人员件分类办理应以影原件由保管人员妥藏。
(三)主办人件处理期保密全责；如分派其所属人员办理则每日上班以"件传递记录卡"明、用途由办人签"件传递记录卡"由主办人留存密件交办人办理。
当日下班(或完工)主办人应责将密件收回并"件传递记录卡"填收回由办人签认随"收(发)登记单"五与密件并归档。
(四)密件办妥由主办人亲递送或封妥签交予管理部门收发人员寄送。
五十二条 创专业性机密件处理 ()隶属性技术、开发、工、营业等部门工作人员承办特定项目业所建立应视机密件依规定办理。
(二)前款各项机密件办部门应每月底编制翌月"工作计划表"写明交办特定业工作主题、容摘要、办人及预定完成期限等主管核定份存份送保管部门存。
五十三条 办方式 ()办人应办公场所处理机密件不得擅携带外出或借、出示他人处理期并应妥善收存防止他人轻易取得或翻。
(二)办人不得请托他人代、代描机密件非理级以上主管核准者亦不得擅复制。
(三)办人如因公确携带机密件外出应呈理级以上主管(专业性机密件得呈厂、处长)核准。
(四)办人如能规定期限处理完竣应到期前签呈交办主管核准延长处理期限并络保管人员延缓稽催。
五十四条 归档 ()外机密件主办人办妥并总理核定保存期限应将件连"收(发)登记单"四、五及"件传递记录卡"送交保管人员签收编定档依其类别登入"机密件保管备簿"四送回主办人存五连件归档。
(二)部行建立机密件办人办妥并厂、处长核定保存期限应将件类别、容摘要、预定保存期限等填入"机密件送件单"随件送交保管人员编定档并签收"机密件送件单"退回办人存件由保管人员依类归档并将其名称及归档编登入"机密件保管备簿"。
五十五条 档案整理 ()保管人员应将每月增加机密件翌月五日前填更"机密件增列表"呈总理(专业性者呈理)核。
并每年年底清理档卷将认已无继续保管或已消失机密性质件造具"机密件销毁表"呈报总理(专业性者呈理)核准销毁或送回原办部门按般办理归档。
(二)保管人员应每月底对"机密件增列表"及"出国计划"或"工作计划表"如有应送而送归档者则以便函稽催办部门送交归档。
五十六条 调卷 ()各部门调机密件除依四十八条规定方式办理外办人填具"调卷单"明调期及用途应调部门厂处长证明并送保管部门主管始得调卷。
(二)保管人员接到核准"调卷单"应即开立"件传递记录卡"份连密件交予调卷人签收"件传递记录卡"由保管人员留存。
用毕归还密件保管人员收无误将归还填记"件传递记录卡"并调卷人签认并存档。
五十七条 副 机密件影、复印应呈理以上主管(专业性者呈厂处长以上主管)核准交由保管人员印发并将份数登记"机密件保管备簿"；副(含复印件)视正依规则规定办理。
五十八条 件管理 办人、保管人员或调卷人员应妥善管理手机密件；倘有下列情形者依人事管理规则十四条或三十六条规定议处 ()拆散原案显有弊端者。
(二)原案被污损、抽换、涂改或遗失者。
(三)擅将件携带外出借或出示人及其他宣泄机密情事者。
(四)调卷逾期拒不归还而不申述理由者。
(五)擅请托他人代、代描、复印或打、印刷者。
(六)件分办传递以"件传递记录卡"记或分办当日下班(或完工)收回(缴回)妥藏者。
□ 附则 五十九条 件处理日数统计 ()各收发人员根据"收(发)登记单"业接洽便函 (发)及四(收)分别造具"件处理统计表"式二份翌月五日前份呈送理核存理室备(全公司"件处理统计表"应呈总理核存总理室备)份存。
(二)处理日数计算标准 收案件总收日起至复发出或件归档日止所日数扣除例假日实际处理日数。
发案件件发出日起至其销案日止所日数扣除例假日实际处理日数。
六十条 用纸 ()对关系企业外机构行以公用纸。
对客户或厂商行得以印有公司名衔函。
(二)关系企业部各部门行以"业接洽便函"但公司行亦得以公用纸。
(三)电报以电报专用纸。
(四)签呈以签呈专用纸。
六十条 件处理稽 各公司总理室应不定期派员稽各部门处理情形并随予以辅导如有异常应即通知办部门主管处理。
六十二条 实施与修改 办法营策委员会通实施修改亦。