成功会议管理:形容会议成功
目 录 引 言 有效利用会议 你要开会吗？ 明确会议目 3 3非正式会议 正式会议 5 5革新交流方式 6 6会议类型 7 7不要离题 8 准备会议 0 邀请与会者 0 准备议程 3确定地 安排座位 5 5准备会议用品 7 3 出席会议 8 3积极参与 8 3外表与讲话 9 33倾听发言 0 3处理问题 35做备忘录 3 评估与会技巧 主持会议 了职责 5 研究出席者 6 3掌握会议节奏 7 控制会议 8 5维持秩序 30 6结束会议 3 7运用正规程序 3 8正式会议上问题 36 主持能力测 37 会议管理 若想成功地管理会议你要学习这些技巧从构划和准备议程到建立正式程序以及处理易爆局面。
《会议管理》不仅教你全面主持会议以及充分参与会议而且你提供实用方法使会议达到预定目。
生动有力提示助你处理实际工作发生情况并掌握流会议管理技巧从而使你提高管理会议效率及断性。
蒂姆·欣德尔（ l）是伦敦商业语言咨询机构“rkg r”创建人。
作编辑顾问和作者他完成了许多著作其包括《袖珍理手册》、《袖珍B》和《袖珍金融手册》、979年以直是《济学》杂志撰稿人99996年任《欧洲商》杂志编辑。
引 言 会议商重要部分全球每天要举行数万次会议《会议管理》会助你——不论是作出席会议与会者或者是会议主席——提高这些会议效和效率。
不论是正式会议还是非正式会议将提供给你相关各种实用建议例如如何作基准备如何进行恰当座位安排如何保持预定计划如何结束仁义等。
散见全0简明提示将进步你达到目提供重要信息。
我评估练习使你能系统地评估你进步及明确以努力方向。
如你能不断地应用所提供宝贵建议你就可以非常信并且成功地管理会议。
有效利用会议 开会要花费宝贵和金钱因只有必要才召开会议并确保会议简短而富有建设性。
你要开会吗？ 多数理人员对花费开会上多感到有压力。
可是究竟有多少会议能真正问题？如你考虑会议真正代价你安排和出席会议就会少得多。
几事走廊里偶然相遇也可以说是会议。
这些会议可以是与高级理、事或客户对会议但通常有两人以上参加。
型会议有明确目标并概括方程（张议事清单）上议程预先与会者传。
考虑成 成功会议通将合适人聚集起使其共某目标贡献他们才智因能够节约量和金钱。
开始组会议曾有明确目标然而成惯例或者被看成从各工作脱出休息下机会。
殊不知这是种代价昂贵奢侈。
如与会者还长途施行这也必须计算。
还有“机会成”即这些与会者若不出席会议他们能做些什么他们公司创造多少价值？召集会议前必须考虑所有这些成。
3把成加起 要计算出会议总成首先计算全部出席人员总薪金加上他们每年各单位日常开支然将其和除以年工作数（每周工作数乘以每年工作周数）。
另外还计算召开会议每所杂项支出如房租。
两项和是会议每成。
会议达成终结是否真正值这么多钱？可能值得但你常要考虑是如何用尽量少成而事半功倍地达到样效。
他们年薪合计80000英镑年管理费合计00000英镑另外还有各种杂项费用。
按计算这会议每费用是78英镑。
销售理系各种情况提供补充信息 销售代表提出报告 董事总理主持会议 销售总监向销售团队提出问题 作记录 明确会议目 可以许多不原因召开会议主席和与会者必须预先明了确切目这样才能使会议取得成功。
考虑目 多数会议目属下列几种。
● 透露住处信息或提供见； ● 发布指示； ● 提出申诉和仲裁； ● 做出定或贯彻定 ● 激发创； ● 提了建议进行讨论并做出终定； 考虑细节 如你已定会议主题就可开始考虑其他细节。
想下这会议要开多长哪几问题要讲座以及必须分配给每问题是多少。
留用委派任也留给予会休息及会议总结。
如他们不能那就重新安排更合适。
3我提问 Q每人都明确开会目吗？ Q是否要每人都出席整会议？ Q是否有比开会更方法不提出问题？ Q是否有其他人他通常不出席你会议但可能会这次会议上提出有益见？ Q使用各种视觉辅助手段是否有利会议？ 评估人目 无论你主持会议或者只是出席会议应事先考虑会议规定目标以及你人目标例如你可能对议程式上某些项目特别感兴趣你要起清楚你愿接受什么样结然可以开始做相应准备。
5保密事宜 如会上要讲座保密事宜应让全体与会者会议开始阶段就知道因这会影响与会者态。
所有保密事项要恰当地处理并且会外出应获得足够重视。
如议和兼有机密和非机密事项则应预先确保全体与会者明白每项目相应情况。
6强调目标 如你主持会议会议开始做饭就要概述这会议目和目标这样就能使全体与会者整会议期都能牢记不忘。
提醒与会者何必须做出何种议以及传递何种信息并且——如他们偏离这——提醒他们分配给每问题讨论。
如你仅是会议参与者你要确保你已详尽讨论淤泥特别有关事项作了充分准备。
7你重要途径 目明确你就无法确定要举行哪种会议。
确定会议目 定会议要多少 保证有关人员出席 3非正式会议 非正会议可以有多种不形式并且可以采取讨论会形式。
非正式会会议无论是偶然进行或者是按通常方式如口头方式召集起都提供了些机会简单地问题。
3布置环境 尽管性质比较随非正式会议成功仍然得益精心挑选环境如与会者感觉不 或者要他们开放式办公室里讨论项保密事宜那么就很难进行富有成效讨论。
选择合适环境可以助你得到所寻结。
33临会议 只有简短通知并且是顺便或立即召集会议称“临会议”。
这些临会议对坦诚地讨论问题以及不受量其他人员影响而迅速地做出定是很理想。
另外可以利用临界会议发布紧急通告。
3型非正式会议 策划型非正式会议是了通讨论不问题提供反馈因与临会议不它应该有准备。
恰当地控制会议你就能让主要事情进行下并且能使与会者进行坦诚讨论。
通保持目光接触这种身体语言具有表达性方式鼓励与会者。
35讨论争议 如你领导次讨论你定要多多运用量鼓励性目光接触助你保持对会议控制。
36交流思想 型头脑风暴会议是分享创良论坛。
如你正主持头脑风暴会议安排专人记下与会者提出想法这种面记录常常能够启发出其他建议。
37头脑风暴会议 利用非正式头脑风暴会议产生新想法或者得出灵活创用问题。
由群各具特长人参与头脑风暴会议有效所以必须要每人轮流发言。
会议期避免评论或批评任何想法因这会妨碍提出建议；会再判断这些想法可行性。
些会议如年全休会议必须依法召开；其他会议则是定是了做出特殊定或讨论问题而召开。
正式会议 会议类型 特 会议类型 特 董事会会议由公司董事们参加——董事会通常由董事组成。
有些国法律规定董事会必须共行使权力。
·董事会会议由董事会主席主持他是根据公司程被选举出 会 会上通常就主题作几报告。
有些会对公众开放另些只限某些人参加如公司雇员。
·这类会议适用量人员短期交流信息 ·虽然有发言人会留有“回答提问”这段借鉴会规模计论和听众参与是很有限。
常委员会会议 常委员会是公司董事会下属组它可能是对常性事情责如位总理薪金和业绩年评审。
●常委员会定期召开会议履行授权给它任。
●公司董事会可以授权常委员会代采取行动。
外部会议 外部会议包括某组织群人和组织外另群人例如访行业工会谈判代表。
与会者应仔细思考哪些信息必须保密；了达到目哪些信息可以会上披露。
●常委员会要先向公司董事会报告然采取必要行动。
●外部会议可以立地进行。
专门委员会会议 公司董事会可以建立专门委员会研究要特别问题。
与整董事会相比这组会更加频繁地召开会议。
●必要专门委员会可以开会讨论专业性特别强特殊问题或详细分析复杂问题。
●许多公司董事会发现难以月召开次以上会议而专门委员会可以定期召开会议而且只涉及必要人员。
年会（G） 年会年次常常是规定召集公司董事与股东讨论年事和计划。
●年会允许股东向公司董事提问并要他们京公司业绩做出释。
●董事们利用这机会寻年算批准重新任命审计师并讨论计划和策略。
这种讨论形式可被地方政府或私人活动组所采用用与公众讨论各类事项或公司所采用以讨论发展。
所有成员被邀请出席公众会议。
通常事先当地社交心、公共图馆及地方报纸或杂志上通告。
临股东会（G）如了立该采取行动而获得股东批准则可召开临股东会。
临股东会可以两次年会任何候召开。
●应提前些向股东们发出临股东会通知提前多少则随国而异。
●临股东会操作规则通常与年会样。
规则能定会前必须发了通知数量与会者权利表工作应当遵循程序。
5革新交流方式 计算机和通讯技术（统称信息技术或）快速发展使面对面会议数量减少。
你可利用这些高科技工具减少出席会议。
提示0对信息要有选择性地吸取避免信息超。
5虚拟通讯 数技术正革新交换信息传统方法减少了旅行必要性。
电话会议、实视频线会议、电子邮件和因特通讯这些数技术正替代着面对面会议。
召集各地人员开会前考虑以上这些选择。
5视频会议 现利用实音频和视频连接视频会议是种被广泛应用、对用户友程正提高开会方法。
假如你那里已具备这种技术你可以利用这类会议像电话会议络世界各地人。
视频会议优是能显示身体语言和面部表情这常常是有效沟通关键因素。
出席视频会议 将传统和新方法结合起你所用。
53化差异 跨化商交流常见障碍包括语言不、区差异和国与国旅行不以及化期望不。
然而信息技术正使得这些困难减电子邮件提供种现成通讯渠道而与地和区无关。
英语广泛使用会正式交往妨碍其母语不是英语发言者电子邮件这就是问题了因发送信息是相对简短并且是非正式较少要熟练语言运用。
5电子邮件 电子邮件（l）可使你以很快速与频率通因特发送和接收面信息。
这相当另种形式会议延续几天甚至几星期因与会者聚“虚拟”会议地评论当前议题和问题或者讨论些事情。
组织,电子邮件能使不部门和不地量雇员代表参加讨论而不会遇到真实会议麻烦和花费。
然而非必要信息会快速地积累。
有效系 视频会议让你们充分交流即使你们不能见面。
首先准备设备包括面材和整套身体语言。
6会议类型 有多种类型会议正式和非正式每种类型适合种特定目因你开始安排会议和通知与会者前定哪种类型会议能达到你和目。
6考虑因素 旦你已定召开次会议下步就要考虑系列因素例如会议紧迫性即是否必须立即召开？谁参加？你想从会议得到什么？牢记这些问题和你主要目标然选择合适会议类型。
例如对会议或正式委员会会议通常合适做出定而头脑风暴会议对交流想法是非常有益。
会或会都有其优缺群人可提出各种见但是这些成员可能会分成派系；群人起行动可能会更有效但是思路比较狭窄。
通常会议有六至九人参加。
这样规模既不太也较容易控制；也不太可以激起辩论。
这样规模会议能鼓励人们出席会议因与会者知道他们见能引起他与会者。
提示6显著位置上放块表或只钟以便掌握。
63会议目和类型相合 目 要考虑事项 会议类型 处理信息 例如听取报告发布指令宣布或释程序上变化 多涉及三人 非正式 及四人以上或团队 正式 要反馈讨论 非正式或正式 让公司董事了新形势 正式 涉及股东 年会或临股东会 要告知公司外尽可能多人包括媒体。
公开 涉及提供信息发言人 新闻发布会 问题 例如应付不满。
仅涉及人 对 要几人或团队投入 专门委员会 涉及紧急问题 临 做出定 例如做出选择获得授权承诺采取行动 要立即讨论或涉及非型商问题 监 涉及反复出现商问题 正式 要组织高层进行讨论或授权 董事会 要公司股东们授权 年会或临股会 激发创 例如形成创造性方法 要讨论创新想法 非正式 要迅速地产生全新思想 头脑风暴 要对有关事宜报告进行考虑、讨论或准备 正式 7不要离题 会议能达到目可能有各种原因与会者可能带有相冲突目会议可能迷失了方向或者议题太多不够。
事先商定会议目标有助实现这些目标。
提示8会前争取可能盟者支持。
7思考前 会议前考虑周到并详细计划是非常重要这样可以保证会议顺利进行。
首先传份清晰议程。
出那些与你有样观人并鼓励他们支持你论。
7避免陷阱 通良准备和全体与会者参与会议上出现多数陷阱是可以避免。
必须确保 ● 研究会前传全部会议材； ● 准开始会议准结束会议； ● 严格并认真地按照议程进行会议； ● 如主持会议尽可能让更多人提出问题和回答； ● 保证与会者充分了已做出定。
当议程上项（通常标以”其他事宜”）开始进行与会者可能会底下相交谈提出些问题。
如你主持会议让每人有秩序地获得发言机会。
73举行会议 积极行 消极行 会议开始 次讨论议程上问题 获得关每问题见 断而积极地开始 与会者迟到 把讨论控制预定 出现偏离议程情况 与会者有效地提出建议 与会者出现分歧 到可行办法 各种见都探讨 概括要并取得致 会议没有结 允许其继续争吵 争吵以僵局告终 商讨折衷办法 入目标 做出定 结束会议 准备会议 花费准备会议上很少会浪费。
确保会议恰当和地举行由合适人参加快捷且戏院有做出正确定。
每被邀请者都应当出席因他们能提出各特殊见否则会议就不能充分利用与会者们。
选择出席者 当你考虑邀请谁可能某些人是当然出席对象。
例如如讨论贷款项目你应当邀请有权贷款数额人参加。
另些人可以提供专门技巧或建议。
邀请那些有良沟通技巧人参加会议。
他们能够助组卓有成效地工作。
并达到预定目标。
若某些与会者只参加会议某部分应告诉他们有关事项开始和结束这样可以节约这些与会者并使会议易控制。
评估贡献 当你列出了与会者初步名单依次确认每人可能做出贡献 ● 他们是否有可供分享信息？例如位销售理报告客户反应。
● 他们能否提供特殊见或信息？例如位生产理。
● 他们专业身份是否有用？例如处理合争议律师。
3考虑参与者 提供信息邀请公司某部门成员例如生产或销售部门成员公司其他人员提供有关他们部门进展情况。
提供见某些人因正参与某特定事件或者因有验因而有格向其他成员提供有用见。
提供特殊专长具有特殊技能专或是公司部或者公司处他们出席都可能促进讨论。
授权行动尤其是财方面定如签署或谈判新合可能要位财主管场授权这行动。
提示议程每项目旁列出发言者姓名 通知与会者 组织会议困难部分是确定以适合你全体与会者。
有确定会议简单方法是。
把会议安排由批与会者参加另会议否则电子邮件或电话要往往直到至确定会议日期。
如有人不能按所提出出席会议重新安排会议前考虑下下如没有他参加会议是否仍可举行。
通常要就会议和地作面确认。
● 会前向全体与会者提供面背景材。
● 会议场所必须有适当设备会场适宜。
准备议程 使与会者明确会议目标方法是预先发给他们份明确议程。
准备议程有几种方法选用适合你目方法。
提示5避免天情绪低落段开会例如紧接午餐。
它应当简洁、目了然。
首先汇集所有有关信息然寻出哪些项目要确定细致程。
你会发现与其他会者商计是有用。
会前多久开始准备议程定要多少准备。
例如委员会会议议程 7月6日上午 格林•德雷 饭店 （议程开头会议日期、与地） ⒈（00）任命位会议主席 ⒉（0）缺席致 ⒊（5）批准上次会议备忘录 ⒋（30）上次会议提出事项 ⒌（5）讨论络司宜 (每项编、每项有起绐) （00）会休息 ⒍（5）财事项 ⒎（5）特别事项 ⒏（300）其他动议 ⒐（35）其他事宜 ⒑（335）下次会议细节 （下次会议细节写议程尾） 提示8试将议程限页纸 要 ● 议程包括会议日期、、地和目等细节。
● 议程关会议主要目应尽量明确 ● 全体与会者要确切知道会议对他们要 ● 分配给每项应体现出它们优先次序 ●。
3构想议程 当你撰写会议议程尽量按逻辑排列主题并把类似议题放起这样可以避免领域谈了遍又遍情况出现。
你议程可以从常规事情开始如指定位会议主席缺席致 然入批准上次会议（若相关）备忘录并听取前次会议上接受任者报告。
会议下议程应当是就当前问题例如新财会计及销售情况进行量讨论。
是其他事宜并计划确定下次会议日期、和地。
分发议程 旦你草拟了份议程就将其发送给与会者供评论、补充或征。
与增加项目相比他们可能会更喜欢减少些项目除非他们对你希望加上项目有特殊趣。
当与会者抵达会议给他们份修改议程这种做法是不能接受除非因临事件而必须这样做例如主席生病或财情况突然变化。
5要做事 ⒈定要会上提出问题。
⒊将建议汇总到下草案。
3确定地 选择会议地对会议成功是极重要这不仅是舒适问题而且要使与会者感觉到这场所是适合这会议。
提示30那些作长途旅行者考虑所要花费 提示3残疾与会者提供必要设备。
若会议目是让两部分人进步相了种宽松郊外气氛是合适。
3选择会议地 如你安排会议要租用会场及其他设备你应比较下价格尤其预算紧张情况下更应该这种做。
你可能发现你能谈成折扣。
城市心地段可能适合多数与会者并且公共交通良但是市心地段肯定比稍不位心地段要昂贵些。
另方面城市愉快舒适可能有助吸引人参加持续几天会议。
衡量你优先顺序挑选合适会议地。
33法律方面考虑 根据法律必须邀请某些人参加某种会议如公司股东年会—虽然有些不道德公司不合适地或召开会议以通不得人心提议。
给年会设定使股东无法投票日期和地这是不合法。
将公众会议放难接近地也是不合法。
3评估环境 任何会议物理因素起着重要作用。
不论什么场合使与会者足够舒适以集精力开会但不要让他们舒得想打瞌睡。
检并使外面噪声保持低水平取暧和通风有益工作但不要分。
饭店里房常有很空调但缺少然光而然光对维持种活跃气氛是重要。
35考虑各种类型会议场所 会议场所 考虑因素 你办公室 你工作位置或张会议桌外加几把椅子。
● 你全部参考手边。
● 你权威性可能得到加强。
● 可能会有电话干扰或者有人打扰。
下级办公室 位下级工作处。
● 可能提高位下级地位和士气 ● 如工作处狭可能会使双方都感不适 单位会议室 供员工使用公司会议室 ● 避免由使用人办公室而引起公司等级问题 ● 处人可能与会者接触而打扰会议 外面会议室 你公司外立会议室。
● 保证设有任何方占地主优势。
● 如保密是重要这类会议室很有用。
● 可能昂贵并且每人人都不熟悉。
会议心 聚会场所例如所学里。
具有开会设备。
要能够提供技术支持和安全 保卫。
可能缺少非正式规模聚会机会。
如与会者全世界那是合适。
某种场合增加几分力。
旅途、和食宿花费很多。
36避免陷阱 有几原因（有明显有不太明显）使会议场所选择得不。
当你寻和预订会议场所应预计避免下列常见陷阱 ● 参加会议人比预计要多——房不够人们感到不舒。
● 出席人数比预计少得多空荡荡房令人。
● 空调不合适房闷热或气温太高难以调节。
● 会议地或附近缺少部门如咖啡厅或银行。
要 ● 会前对不熟悉会场至少访问次。
● 房有窗可以打开或关上以调节温。
● 发言者要知道空调器和灯光开关位置。
● 洗室及其他设备应清楚地标明。
● 椅子应试坐十分钟检是否舒适。
提示3要你助手检当地公共交通运输可利用情况表和季节性变化。
37案例研究 随着公司发展会计部门与销售人员合作产生了问题所以会计理方便销售部门房里召开会议讨论起工作方法。
然而房太椅子不够有些人得着挡住了别人视线致使他们不能看到理。
正翻动图表。
空调无效窗也开所以室闷热；扇门开着但这让办公室外面噪声进入。
财理被电话叫走然有几人生气地走了。
理回询问建议但几 没有什么响应结获得实际办法。
选择了错误会议场所这事例指出尽管有完图却选择了不会议场所实际上是损害而不是改善了两部门关系。
没有打扰且有足够空容纳参加讨论全部成员立处两部门聚会可能会获得更积极结。
38关音响效 构建良会议室并不保证能有会议但是它可显著增加这种机会。
记住你会议目标。
多数会议主要目是与别与会者口头交谈分享信息所以优良音响效是必。
即使房里只有少数人进行交流也会有这种问题而音响效对有众多与会者参加会议尤其重要。
如运用视觉因素例如使用视觉辅助装置视听效都必须良所有椅子安放位置都不能有碍视线。
39良氛围开会议 设备有助气氛如良音响装置、适宜照明以及舒适座位。
如听众力不分散就能集发言者身上。
发言者会由受到鼓励而讲得更。
30案例研究 广告公司安排会见潜客户讨论项宣传活动。
这客户工作场所相当远是型开放式办公室所以广告公司建议利用邻近客户且有会议设备饭店。
会前周广告公司名成员饭店检会议室看到套多媒体系统和张桌子。
他要把桌子搬走并要安置套标准视听设备因他知道己公司展示是使用这种设备准备。
开会那天广告公司执行人员提早到测试影响强并将座位安排成半圆形调整了窗帘和空调并定了心。
会议进行得很顺利广告公司赢得了这新客户。
提供完善会议场所正如这事例所表明每件事须预先组织并有试运作程这样这广告公司能预先排除潜问题从而能集他展示工作上。
另外这里广告公司做了明智定拒绝了现代化硬件而使用较老式但更恰当设备。
预先考虑座位安排如必要设计座位安排方案给会议创造良机会达到目。
提示36考虑多安排座位方案然选择其恰当。
对会议有三种座位安排支持性、合作性和面对面。
了与会对方对会议气氛感受可桌子四周放四把椅子他到会前你先坐下再看他坐哪里。
支持性如你希望是支持性可与另人桌角两边就座这有助消除障碍且可进行目光接触。
合作性坐另人旁边表示合作这种安排提示观相似性。
面对面坐桌子对面使己与另人保持距离这位置能使不致观表达得更些。
围绕张桌子安排群人就座用两种形状桌子有三种基选择。
如有谈判或对抗可能性选张长方形桌子“双方”可相对而坐边心安排位立主席。
如会议参加人数众多、将礼堂或房举行就将座位安排成行且面对主席。
5化差异 等级某些化显得特别重要。
亚洲许多地区年龄有很份量所以年长者会议上往往就座地位高座位。
另些化重要性与职位相系所以力较低副总裁不会被安排比总裁更重要座位上。
面对面就座当你讨论问题或试图做出定安排持相反观两派成员坐长桌相对两边。
主席坐团队成员。
显示等级如你希望显示等级让主席坐长方桌子顶端其他与会者座位按力递降顺序就座。
6运用策略排座 主席坐位置定了其他座位义。
习惯上主席位置长桌顶端其右手座位是优先位置。
但并不定要这样排座。
策略性排座是以与会者会受其邻座影响这假设基础。
明确你想从会议得到什么然通安排座位助你达到目。
对有争议问题通座位安排把派系分散开避免让观相反或观十分相似人相邻而坐这样做使观泾渭分明并防止讨论离题。
目光接触对向己团队成员表示下步将做什么是很重要。
想想谁应该能够与谁进行目光接触相应地安排人们座位。
提示39安排座位使就座者相保持臂距。
7分散对抗 画张座位安排表以与会者对即将讨论有争议问题观依据这会有助分散与会者这事项上对抗性。
图例 主席 见定者 支持者 反对者 视线 见定者看着主席寻引导 反对者坐主席对面讨论起很作用 见定与会者可清楚地看到和听到全部观 动议支持者坐其他支持者斜对面可以直接看到其他支持者 动议反对者被支持者座位隔开 支持者这位置上有利把情况传给见定出席者 主席与部分与会者尤其是见定者保持目光接触 反对者坐主席旁边以“平衡”会议桌 支持者可以影响那些反对者 8观察座位安排 如会议没有正式排座可观察别与会者坐位置相应地选择你己座位。
某人坐位置可能显示他对所讨论问题感觉以及他想会上起什么作用。
如你是主席尽力劝说声音响、直言不讳人坐你正对面。
9就座模式 会议桌周围每座位你都能有所获这定你想得到什么。
坐这位置有良视线可以看到全体与会者 桌子央位置能让与会者会议上发挥积极作用 没有什么见与会者选择这位置希望不被卷入 强有力而且信发言者取与主席正面相对位置 与信心很强发言者观相与会者坐这位置 主席右边是传统优先位置 主席或主要发言者控制会议选择强有力位置 提示不要用太舒适椅子它们会使与会者感到懒洋洋。
0陈述你理由 你情况介绍会受到你与听众座位安排影响。
巧妙地安排别人座位可使你更容易达到目标。
让听众坐你周围味着合作性与非正式讨论但它可能无助你左右别人观。
离你听众有段距离位置坐台上或坐桌子边会提高你权威性和风但可能阻挠双向讨论并且也较难评估他们态。
5准备会议用品 多数会议成功很程上依赖事先准备和组织包括这些场合提供恰当设备和材——其有会议地各种视听设备以及写材。
5要做事 ． 检是否预定了心。
． 检休息室设备是否够用。
3． 保证有足够停车位置。
． 多准备些面背景材以防有些与会者遗失了这些材。
5． 确定供电系统是否正常。
5组织会议场所 会议场所你可能只有有限可以检设备安排座位准备视听设备如投影仪和屏幕以及分发议程和背景材。
如真是这样考虑多些人忙作会前准备和会收拾整理。
预定应比你所使用更长些以便准备开会所设备和会撤走设备。
检座位装置是否适合你要并且确保会议前房是整洁。
53选择视听设备 型会议、演讲和讨论会了突出所讨论要视听（V）设备用得越越多。
这些设备可以从基活动纸板到精巧背投式视频荧光屏幕。
无论何要V设备要会前预先试用并熟练掌握确保这些设备是以及从所有位置上都能看到图像。
若有必要争取技术支持。
提示谨防会场人员获取额外利润而提供多食品。
提示5确保能够满足特殊饮食要。
5提供写工具 对会议记录速和精确性要以及现场格调——正式和非正式——会影响与会者对写工具选择。
某些类型会议（例如新闻发布会）与会者可能用笔记电脑、电子记事或口述录音机记录信息。
然而多数会议笔记仍记纸上。
与会者提供作笔记用拍纸簿和圆珠笔或铅笔以避免人们寻他们己带这些物品而可能出现延误和干扰。
利用分发印有你公司标志、名称、地和电话码拍纸簿和笔机会进行免费宣传。
电子记事 口述录音机 拍纸簿和笔 作记录 提供基写物品如拍纸簿和笔与会者可能带有己口述录音机或电子记事。
如事情进展顺利与会者也更会记住你信息。
检下批人员是否能够容易进出会场是否已准备了足够座位与会者是否可以看到所有视听设备显示。
提供扩音（）系统或分立话筒扩音器和放器。
保证所有发言者知道如何调整和操纵这些设备并给他们提供技术支持或其他必助。
56组织休息 会议较长虽然会议期提供水和热饮你仍可能要休息。
避免休息提供量食物否则与会者会变得懒洋洋。
提示6会前少饮酒它极少能提高效率。
考虑下你会议将发挥作用以及如何发挥作用然就可以作相应准备。
3要 l 了会议做出贡献背景调是必要。
l 会前与其他与会者进行接触从而消除隔阂并交流信息。
l 必须了与会者人敌。
l 对事项可能有必要预先游说以获得支持。
l 会前试探与会者见。
3收集信息 会前进行些基而透彻背景调能助你会议做出有见地且有效发言。
通收集新数据（例如与事或专讨论或相关出版物或研究材）或以前数据（如笔记、会议纪要和公司档案）汇总信息。
你会前准备还应包括对其他与会者作些研究。
这阶段细致准备会使你很容易地到条通往目标合适途径。
33辨认对立方 会议前你要努力了其他与会者对议程上议题观他们兴趣所以及是否有足够权威背支持这些观从而影响会议结而不管讨论结如何。
倘若你观可能会受到强抵制尽力辨认出你反对者并预先与其协商折办法这样公众面前双方威信都不会受到破坏。
要想成功地驳倒对方理对立观是很重要。
你可能必会胜对手但应避免出现僵局。
3谈论问题 会前与别人分享信息总是有益尤其是与那些持相反观者因他们可能希望表达不看法。
这种交流会助每派别容忍甚至接受另种见。
（开放身体语言表示愿倾听） 35准备谈判 谈判是发生两派别讨价还价这两派别都拥有些对方想要东西。
谈判对象可能不是具体有形物体而可能是对特定行程给予支持或对完成特定任给予助。
如你即将谈判带上坚定目或目标坐到谈判桌前再加上实现目标而制定策略。
你策略应当包括反对理由以及可以妥协围。
要成成功谈判者你必须对他人和偏爱十分敏感。
倾听别人发言会发现能够取得致领域或者发现谈判你可利用弱。
记住旦双方都列出了他们基要和考虑这就说明双方了达成可以接受方案都愿作出让步。
3外表与讲话 确保你信息传递到其他与会者你应当看着他们讲话。
每次会议要穿着得体并确保演讲清晰而又信。
提示9保持积极面部表情和声调。
提示50录下你己演讲排练检你讲得是否清晰。
3外表部分 当你作演讲职业性外表能你获得更多尊重因人们往往首先以外貌取人如你将与另公司举行会议了该公司着装准则这样你就可以避免出现诸如所有与会者都穿着牛仔而只有你穿着西装情况。
不论你穿何种装检并确保你外表整洁头发干净指甲修剪整齐皮鞋光亮。
3显示信 这位男士看上很信并控制着会议局面。
他浑身上下干净利落穿着件合身深色外套和件挺括白衬衫系条整洁暗色领带。
他积极身体语言将给人们留下印象。
通目光接触显示信 前倾表示活跃而感兴趣 装得体而整洁 写纸叠放有序 33获得信心 信建立是循环程。
如你表现得十分信人们就会认你充满信心并且更容易信你论。
旦你感受到其他与会者对你信任你信心就会增强。
任何用语言进行沟通场合与你表达论而实际使用词汇相比你声调有五倍以上影响力你身体语言有八倍以上影响力。
要恰当候发言并表达清楚并遣词造句和语音语调。
这些演讲质量方面所花应至少相当准备发言容所花。
3要 l 印象很重要。
论辩开场白应当反复练习。
l 因你可能只有次发言机会所以要次成功。
l 当表达有误应立即纠正这样其他与会者就会察觉到你十分了你正讨论主题。
l 变换语调（如热情、祝贺、强有力、正式等等）会产生不效。
l 会议结束总结要。
提示5开始发言前做深呼吸。
提示5如主出你辛勤工作就对它冲满信心。
如是型部会议你或许能常介入表达观但始终要确保你有些相关容要讲这些容是有趣。
规模很会议你可能只有次机会参与发言所以会前必须精心准备只有这样发言才能全神贯简洁有力。
任何规模会议若有人试图打断你或阻止你提出你看法就盯着他们眼睛提到他们名以引起他们并告诉他们你尚结束发言。
清晰 简明 积极 33倾听发言 会议上恰当倾听与发言样重要——有甚至更重要。
倾听每发言者讲话并思考其潜含利用些线例如身体语言和声调估计发言者信程有多。
33要 l 聆听者看上力集目光与发言者接触不打断别人并表示出对发言容很感兴趣。
l 与会者会上交头接耳和坐立不安使想要倾听发言人感到不快。
l 对无关讨论刚开始就应当进行劝阻。
l 倾听不仅用耳“倾听”人们身体语言也是重要。
33聚精会神地倾听 会议上尽量制造出有利交流和倾听氛围对发言者讲话容表示出兴趣——他们要你鼓励。
不要他们详述事情途打断或催促。
展开辩论要可能要到才能获得充分理。
避免打断发言者因如你观稍发言不住脚你就会显得很愚蠢。
较方法是把问题记下发言结束提问。
333表示感兴趣 右边女士是很聆听者她身体语言显示出她对谈话很感兴趣。
讲话者 倾听者 保持专目光接触 微微前倾表示热情 雅地合着手表示身体放松 33表示消极信身体语言 作倾听者你应当留你无识发出信如你让不相信、不耐烦或满不乎表露出可能会打击正试图向你表达他们理论和观发言者热情。
发言者 倾听者 用手遮掩面部表情 发言者 倾听者 双臂交叉构成屏障 表示不相信倾听者微微张开口表示她对所听到不相信或惊讶。
她用手掩口并隐藏她感觉。
表示不耐烦身体倾远离讲话者表示她与发言者观有差距。
紧张身体语言揭示出她不耐烦。
提示5用不词汇使观显得更有趣味。
335尊重他人 不要对别发言者有任何人或职业偏见因这会使你无法听到他们可能提出观。
始终有礼貌地倾听他们评论尊重他们而不管你对他们想法有何看法。
长期讲这会对你有益因你讲话你也会受到样尊重。
“剪接”你发言 会议上不仅对讲话容并且对措辞也要很仔细地倾听。
你会惊奇地发现某些与会者发言更地说出了你想要说话或者他们甚至会导致你改变计划。
若无不妥稍修改下你己发言以反映你已听到容。
提示55当你谈判须出双方致领域。
然而会问题可能更严重些。
坚定公正而又熟悉程序主席应当能够维持秩序。
主席暴露弱例如有偏见或发怒则麻烦随而起。
3主席会怎样滥用职权 类型 如何识别 偏袒方 主席讨论支持某方要。
如对你有利你可能发现不了主席有偏袒但是如主席忽略了你想发言要或阻拦你发言那么可能他对你持有偏见。
如主席反复要成员们总结他们辩论或利用拖延策略他也许不能做出或促成定。
然而这也可能是了获得正确定而做出诚恳努力。
发怒 主席表现不够断并显得不冷静。
主席公然表露发怒很容易识别但是压抑着怒火却只能从语调和姿势被微妙地识别出。
33谴责主席 如主席滥用职权或失职你可能要采取行动——不论是正式会议或是非正式会议。
方法是指出主席职责围及尽到职责情况明确指出你对主席期望并让他有机会改进当状况。
3如何谴责主席 非正式方法以团队名义拒绝会议上进行合作；向与会者指出主席行不合理； 请场上级任命新主席。
正式方法重新召集会议任命新主席；告戒会议主席他没有正确履行其职责；建议进行次不信任投票。
35处理其他问题 其他些问题会妨碍会议事如别成员可能表现不关键成员缺席重要信息丢失等等。
主席职责是实施可接受方案；混乱情形下恢复秩序；若到法定人数可以休会；要可寻更多信息。
主席可独迅速实施诸如驱逐闹事者类办法而收集信息可能与会者合作。
35做备忘录 会议备忘录（描述会议程简短记录）是由会议做出关讨论容面记录。
如你责做备忘录应保证它们准确而清晰。
35要 l 备忘录应当简短并应写成笔记形式。
l 备忘录应能让缺席者完全理。
35撰写清晰备忘录 备忘录你应当记录会议和地、与会者姓名（如适当）、提出全部项目（但不必包括讨论细节）以及做出全部定、协议和任命。
备忘录必须公正、风格简明、清晰准确。
准确是很重要特别当备忘录可能作以辩论依据。
用数标出每新要这样就可以明确显示出要结束及下要开始。
如备忘录特别长应其做引。
缺席R。
． 任命主席R。
． 备忘录得到批准。
3． 主席关近六月业绩回顾情况看上很然而收入下降令人失望。
． 秋季销售计划留待下次会议表。
5． 组委员作报告。
…… （列出会议日期和地记录出席者姓名记录缺席者姓名记录任命提出议项摘要） 提示6备忘录定稿前建议主席遍。
35分发和跟踪备忘录 旦做备忘录应迅速将它们分发给有关人员。
如会上取得致行动没有进步实施汇编备忘录就毫无义。
备忘录应清楚指出每项目应完成期限以及由谁责执行。
段适当但必须下次会议前追踪备忘录上所记录项目进展情况并且将新情况呈报给主席。
3． 两会议跟踪那些要采取行动。
5． 每次会议上批准上次会议备忘录与出席者起核实它们正确性。
作用是重要。
每次会议可由人担任这工作或者由不人担任（主席除外因直接向他责）。
如你被要承担这工作可以委派其他人担任写作和打印备忘录等事你只细心监督他们。
评估与会技巧 根据下列陈述标出接近你情况选项评估你出席会议表现得有多。
你尽可能地按真实情况回答若你回答“从不”选；如是“总是”选；依次类推。
将你得分相加参考“分析”部分看你得分多少。
利用你回答出你要改进方面。
选项 从不； 有；3 常常； 总是 我让发言者讲完他们观才发言。
3 当我发表主张或观我是信。
3 3 当我出错我能承认。
3 我紧张能控制己语调。
3 5 我身体语言显示信。
3 6 每次参加会议我穿着得体。
3 7 会上我仔细倾听他人说些什么。
3 8 我每次所参加会议作全面准备。
3 0我预先调其他与会者看法。
3 出席会议前我知道我目标是什么。
3 我与其他与会者拥有共目。
3 分析 现你已完成我评估把你总得分加起相应分析检你能力。
不论你参加会议技巧水准有多高重要是要记住总有改进地方。
出你薄弱方面并参考有关节你会到实用指导与提示助你建立和磨练参加会议技巧。
要全面你技巧。
当你参加会议始终要有明确目并争取达到目。
636你会议表现比较但某些技巧要进步改进。
他有权控制会议责遵守规则控制会议进行维持秩序并成功完成各项事。
善用人技巧 l 理想主席应当掌握多种人技巧主持会议前复习这些基技巧。
l 坚持正开会及处理问题坚定性。
l 简明总结要能力。
l 应付不风格和类型与会者灵活性。
l 倾听不见坦诚和宽容。
然而主席仍可通允许详细讨论某些问题限制讨论另外些问题影响会议结。
必要情况下主席也常投定性票。
主席职责 主席可对正式或非正式会议结施加巨影响他会议保持立是极重要。
例如 阻止任何消极策略 倾听别人观 保证所有出席者做出贡献 总结观和定 对难对付人要坚定 提示65询问与会者对你作主席真诚看法。
例如上市公司里选择应遵循公司程。
而政府委员会则根据法规选择它主席。
主席主要职责是保证恰当召集会议至少有定人数即所谓法定人数出席会议；会议按照议程举行；有充分讨论各项议程。
若不能满足这些条件所作定会没有约束力。
3． 阻止无关争论。
． 保证选举程序正确进行。
5． 必要投定性票。
研究出席者 作会议主席你应当熟悉出席会议人虽然不可能研究会上所有出席者但应了是否有不派别并准备应付他们。
提示66开会前了新出席者。
提示67 开会前研究些重要观领头人。
施压集团可能会支配公众会议而关系到某有争议问题如工几乎每会议上都有直言不讳支持者和反对者。
作主席你必须任何潜问题作准备并准备平静地处理问题给所有利益集团公正说法使会议不至陷入困境。
了性 害羞类型 尽量估计会议是否有与会者感到紧张而缺乏信心。
盛气凌人类型 性很强盛气凌人与会者会上很有破坏性会前必须清楚地加以识别这样如他们开始处支配地位你就可以限制他们。
3包容性 作会议主席你应当利用人技巧花搞清并妥善处理与会者们各种不性。
懂得策略 具有重要战略义会议前关键与会者会筹划他们战略以达到其目。
通仔细研究关键出席者背景情况预先出他们目这样你会处较有利位置预和面对任何可能会被用促成这些目标面策略。
出席者采用这类策略有包括通换讨论主题改变议程；暗破坏持相反见者信心；空话连浪费推迟表。
5要做事 ． 出谁是关键与会者。
． 研究关键与会者以前所用策略。
3． 识别会议可能派别。
． 了各种性类型。
5． 熟悉那些相反观。
6会议上抢先行动以对付破坏会议正常进行策略 与会者策略 主席对策 各击破 这种手段是会前与会者散布矛盾冲突信息试图制造对抗。
简要说明事实真相 出谁散布错误信息准备会议重新确立事实以消除误。
支配策略 盛气凌人者打断别人讲话并声发言企图破坏不太强硬与会者信心。
空洞话 这种浪费做法包括有人对与讨论容无关题目作声夸夸其谈讲话。
使声讲话者安静下 其他人讲话前避免与潜声说话者进行目光接触准备孤立他们。
保持平静 出那利用这种高破坏性策略与会者如必要沉着地讲他们逐出会议。
始终要保证有议程且按照议程进行并且既能让发言人有充分讲述他们论又不会使会议超预定。
3准开会 当你主持会议要提出准开会这并预定开会前抵达会议地。
然而若关键发言人迟到等他到再开始会议是可以接受或者改变议程顺序以免延误会议。
如延迟开会无法避免定要会议记录明延迟原因。
不要浪费迟到者作扼要重述而让他们会议结束己弄清他们所遗漏容除非他们要信息以便迅速作处定。
3使节奏活跃起 如会议节奏拖拖拉拉应采取补救措施尽量会议其余部分作得。
l 改变位置和声调——起立讲得更响更快以振奋与会者。
l 选择你所知道健谈者会上发言产生些讨论契机。
l 考虑越议程上些非重要事项但要保证全体与会者事先你这样做。
l 如议程上某些部分实际上要用更长可就尽事宜再安排次续会议。
研究表明多数与会者力集段开头0到5分钟然力下降会议结束再次振作。
5分钟开会较理想可使思想不集少。
主持会议严格按照议程每项议程都应有严格限制使会议轻松愉快地顺利进行。
这样就能会议进程建立并维持种急迫感和动力。
l 每隔段总结下会议进展。
l 提醒离会议结束还有多少。
不要让与会者偏离主题而浪费。
如讨论开始离题可以讲“今天我们这里不讨论那件事让我们回到主题”这样话把会议拉回到主要问题上。
总结争论前留足给与会者作简短讨论并且如恰当对会上提出问题进行次表。
36规定休息 长会议程应当留有休息和吃心。
这种休息有几目让与会者以组形式讨论问题这可能会有助消除些尴尬争论；特殊情况下主席提供有用缓冲用延长或缩短会议；使身心放松下。
不休息会议要获得佳效开会不要超90分钟。
心规定休息组织供应心。
避免凌乱吃不提倡会议上吃东西。
控制会议 控制会议关键事先预见问题所如你学者与会者身体语言你就能鼓励正确行避免发生问题并争取获得积极富有成效结。
提示7阻止任何次要争论或人谈话。
出消极信 通许多非语言信可以看出那些对会议程感到不愉快人常常看表朝窗子张望揉纸片及打呵欠这些动作都表示不感兴趣。
排外姿势如双肩耸起并避免目光接触表示不想交流并可能提示没有兴趣但也可能表示信心不足。
观察这些信你才能做出适当反应或许要改变会议节奏。
表露愤怒种不愉快表情表示出这人对会议进行方式感到不高兴。
他握紧拳头低下了头挑衅性地瞪着眼握紧拳头头略低。
排外姿势。
争辩姿势这位男士举起他手吸引主席。
他身体语言表明种对抗态。
挑衅性地用手指着 提示7请与会者表明他们发怒原因以打消怒气。
手臂放松且身体前倾或朝向发言人表示热情和鼓励参与。
如你己能敏锐觉察到这些信就能利用这些积极身体语言估计或多与会者何已做出定这能助你把握结束讨论或付诸表正确机。
扬起毛并微笑是鼓励性。
表示热情种支持性并且专姿势味着这人对发言者所讲容感兴趣。
密切姿势。
3化差异 看上相似身体语言不化表示容并不相。
例如东。
头向上运动并伴随着舌头发出卡塔声表示“不”而其他地区这动作表示头。
类似地印摇头可以表示“是”而不是“不”。
地海地区居民比欧洲西北部人更多地用手势表示。
当与会者不化背景你要熟悉身体语言差异。
另些候你或许还得鼓励性格向与会者发言。
若你感觉到那些害羞与会者不会通他们发言促进讨论就不要强迫他们发言。
想要发言这位女士正力图讨论发言她那夸张姿势是种吸引主席表示。
抬起手以获得 害羞地躲避这位男士不想被人他抱着手臂并且避免目光接触。
手臂交叉抱着。
会议气氛可以迅速地从热情友变十分敌。
若气氛紧张应赶快行动改善状况。
例如你若发现与会者对某议项感到厌倦则至议程下项目；若你发现与会者对这会议厌倦了则可通总结讨论结束会议。
若必要建议进行次表。
6我提问 Q 每人都有机会表达他们观吗？ Q 是否遵守了组织程序规则？ Q 你是否牢牢地控制了会议？ Q 你是否通向提问而鼓励他们发言？ 提示75若有人被安排你以接着发言要留他们是否变得不耐烦。
7维持秩序 正式会议上保证所有问题和提议提出都通你以维持对会议控制。
任何人想要发言都必须引起你并你允许。
8目标工作 主席责任是保证各与会者以整团体利益重必要人利益放边会上每人着目工作。
通牢牢地控制偏离目那些人并紧紧抓住议程从而确保实现这。
9化差异 俄罗斯会议上倘若主席允许交流激烈地进行甚至某些与会者走出不要惊奇。
这些行通常是些手法并不构成破坏。
0达成协议 与会者表或者主席利用所掌握权威而做出定可达成协议。
会上表要举手或投票。
若你要达到致通则可进行多次投票。
会上致不太可能所以投票开始前先约定多少票数“”即可通议。
估计会议气氛如你看到与会者对某特定行动都致赞可不投票而做出定。
激起辩论 如会议因与会者厌倦而停顿或者偏离了主要议题主席责任是重新启动讨论并将它限制正讨论议题。
试着向场与会者提开放性、有多答案问题例如“让我问下场各位那种情况下你会怎么做？”不要问只要回答是或否问题。
当寻答案利用你对与会者了选择表达能力强人他可充满信地回答你问题。
或者试着己表达种有争议见以引起进步争论。
例如“那种情况下我会开除部门全部员工”。
确保你评论特别分而不仅仅是做表面。
5维持秩序 程序混乱兴趣各异甚至故捣乱会导致会议秩序发生问题。
5了所受约束 会议性质定你作主席权力围和程以及你能用维持秩序程序类型。
密会议由从组织如公司某部门选择出成员参加组织程定主席权力围。
公众会议每人开放会议公共场所举行可能受地方法律或法令条例支配；而若私人聚会地进行则受组织者定下规则约束。
不按照次序讲话是种常见混乱。
倘若出现这种情况你应当设法停止这种争论。
53使会议平静下 若双方讨论激烈就起重新控制局面并使他们镇静下。
你着高高上位置会使你显出更权威性。
使用种平静有分寸语调。
（伸出双手姿势是种请安静表示；目光与主要对抗者直接接触。
） 5平息争论 当辩论趋白热化不加思考或者针对人评论往往成火药库导致摩擦和争论进步加剧。
将讨论引回主题并避免人因素卷入通调消除导火线以平息争论例如“我肯定琼不是这思……” 提示78争吵让安静会以使会议恢复秩序。
55处理会议些特殊问题 问题 可行处理方法 借口 当谈及项完成工作与会者会借口如“我忘了”“这不是我责任”。
l 这位与会者事们面前提醒他希望他以完成项工作。
l 约请某人监督这位与会者并保证他完成项工作。
l 将任给他人。
l 通揭露他策略孤立他。
l 极端情况下将发难者逐出会议。
对抗 与会者对会议所提出观会采取种不必要消极态和敌对态并挑起争论。
l 以会议目和达成致要提醒反对者。
l 不损害反对者情况下引入幽默以缓和局面。
严重混乱 与会者开始骂人不守规则甚至进行人身攻击将会议搞得混乱不堪。
l 要遵守秩序。
l 要该与会者离开或赶他出。
l 休会而且不确定重新集合。
保持低调型非正式会议容易控制倘若会议陷入混乱你可行使纪律程序休会直到恢复秩序或者严重混乱驱逐闹事者。
恢复型会议秩序是困难尤其当破坏是有预谋候。
从开始就紧紧控制会议以建立你权威并减少麻烦。
l 法律程序可用阻止或促进会议事宜。
l 规只有当被严格执行并贯遵循方才有效。
58运用法律程序 法律程序可用控制或指导会议事宜这些程序反映了根据会议规则而授予主席法律权力。
会前你必须充分了有关法律程序这样你就能有效地主持会议。
合法控制投票是十分重要权力所以开会前与你公司律师预先核对你所拥有权力。
如场激烈争辩将会失控你可以坚持通投票问题。
作主席僵持局面你可能还有二次或起定作用投票权。
法律程序可以规与会者行规则能够限制某些言行举止。
必要实施结束程序结束会议。
59化差异 日主席作用是取得见致。
全力被明显地用维持秩序。
50处理会议闹事者 积极结 消极结 闹事者立刻安静下 闹事者停止无礼行 闹事者愿退出会场 闹事者被住处平静地离开 闹事者以扰乱治安而被控告 闹事者拒绝离开并引起混乱 闹事者进步引起混乱 闹事者继续挑起混乱 要闹事者安静 正式要闹事者遵守规则 要闹事者退出会场 强制闹事者离开 提示8通改变会议主题改变会议气氛。
提示8万不得已才驱逐闹事者。
5休会 如某些与会者因妨碍治安行而被排斥因而达不到法定人数（正式会议所要少人数）则可以休会。
有特殊处理规则用争吵或爆发混乱休会。
然而当你定休会长短你可运用你处理权。
可以短暂休会如半让怒气平息下。
对更加严重混乱情形会议可无限期延期。
这种情况下不确定继续开会和地。
6结束会议 当议程上全部事项已讨论并致采取必要行动主席该履行其结束会议职责了。
确保全部定被正确记录并且所有续程序动议立项。
6要做事 ． 结束其他事宜。
． 总结讨论并扼要重述定。
． 所有重要事项都被记下并列入下次会议。
6处理其他事宜 部分会议议程议项是其他事宜这就与会者提供机会提出会前曾预到问题如讨论引出些观。
与会者有策略性应用“其他事宜”向会议提出有争议问题或引入惊人或曾预到项目。
作主席你必须定是否允许这么做。
你可以允许讨论也可以就提出问题进行表还可以将这问题列入下次会议议程以便做出定前能够进行充分讨论。
63提出动议 案例研究 吉姆听说他公司主要竞争对手迪格比正把货物运输由公路向铁路公司次会议上他建议也这样做。
吉姆合伙人阿齐兹说迪格比向铁路是有道理因他有许多国外商但是对他们己国商公路运输更些。
另合伙人弗兰克说迪格比已将其全部货物铁路运输并因谈妥了笔交易。
四合伙人萨莉建议看看全部货物铁路运输与部分移各有什么处。
她动议得到赞并被通。
会议以研究这题目任交给了年轻事戴维。
虽然吉姆提议获明确接受但它引发了建设性行动因当会议结束它已被详细地记录下有些事虽然没有参加讨论也能了情况并进行透彻研究。
提示8确保全部定都有面记录。
6总结议 旦会议讨论完所有事项就扼要说明所做出每项议并总结与相关讨论。
这给你机会你可以根据你判断通给予讨论每事项不重要性平衡会议。
例如若议程上不重要事项引起了长、激烈争论那么你总结少提些以表示你对其重要性看法。
65结束会议 总结会议定你们是否必须再次开会若要确定日期和。
可以传新议程确定这些细节与开会地。
这次会议现可以结束这你应当感谢全体与会者出席尤其是他们愿付出。
这是般礼貌但也用鼓励出席并积极参与下次会议。
66续工作 会议结束主席职责并终止进步责任包括 l 批准备忘录。
若必要将进告诉与会者。
l 定下次会议议程包括上次会议讨论期出现些事项或上次会议遗漏或全面涉及事项。
7运用正规程序 正规程序会议运作提供现成框架。
采用制定程序可以助会议按某种规格达到其目。
学会适当地运用它们会助你掌握任何会议。
提示87区分面规则及不成仪式。
7正式开幕 正式会议开始前必须满足下列条件 l 向全体必须出席者发出了完整且适当通知； l 有法定人数（合要少人数）出席； l 会议规定开始前段确保你和达到法定人数与会者到达会议场所。
如这些规定有任何条能做到你可将会议改另外和地召开或者如你已知道还到达与会者不久就会到达你可将会议推迟些。
全部条件已满足提请每人会议开始作必要正式开场白然按议程开始会议。
7签名报到 公司年会或其他正式会议备有出席者登记簿与会者进入会场前必须登记簿上签到以记录他们出席。
73会议操作顺序 会议开始——批准以前备忘录——处理常规事宜——提出议案——处理动议——通议——会议闭幕 提示88将正式会议录音有助保证备忘录正确无误。
般这程很快。
如有人随即表示情况与所记录有出入那么作次会议正式记录备忘录是无价值。
提示90首先处理常规行政事。
75处理常规事宜 作定期会议主席你部分职责是处理常规事宜例如检年会对外部审计员指定回顾你公司财状况或考虑由对特定领域责组委员会提交报告。
76提出动议 正式会议通动议（要做某事陈述）处理非常规事宜（公司会议术语可能不样）。
检它们是否会议开始前已被提出并得到支持这样你就不会浪费讨论件没有与会者支持事情。
虽然正式会议按手续要应预先通知修正案但不太正式会议上可以辩论提出。
78处理动议 必须按议程上出现顺序处理动议会上介绍每动议并展开讨论。
作主席很重要作用是牢牢控制会议进程引导辩论并鼓励全体出席者参加讨论。
如必要可考虑休会以从专处获取进步信息。
作主席如预先没有提出动议某些情况下你有权重要问题上提出紧急动议。
然而如没有首先获得全体与会者致你就不能从会议议程上撤销任何动议。
旦动议充分辩论则要你将其付投票表以采取行动取得致见。
重要是要了不情况下通动议所要不票数。
提示93组委员会制订明确方针。
79达成议 对动议进行投票表从而通议（将要采取行动面指示）。
如没有见分歧就批准动议并作议记录下。
如提案辩论双方势力敌你就有关键性票。
70任命组委员会 主席可以任何些组委员会责那些要特殊考虑问题。
这种组委员会可以是委员会部分或是组特聘专如管理顾问或业界领袖。
这两种情况下他们作用是助现有委员会迅速有效地作出明智定。
给组委员会作简要介绍组委员会了要他们做什么是很重要。
给组委员会成员作简要介绍向他们提供份清晰面报告并向他们作详尽释。
你可以再要反对动议人举手这有助你了哪些人希望延长会议以继续讨论（例如因他们不会议达成项特殊定）。
8正式会议上问题 型正式会议上发生问题与型正式会议上出现问题总是很不样。
作会议主席你要问题并保证遵守会议议程从而使会议可以顺利进行下。
8用正式程序处理问题 问题 正确操作 达法定人数 与会者人数达到做出有效定所要少人数。
休会并确定必须重新召集会议日期。
对法定人数要是各种各样因要加以核对。
征得其他与会者驱逐捣乱者。
收购或兼并建议 当面临敌收购或兼并公司股权结构会变得不稳定。
了批准投标你必须提出特殊办法并得到持有定股份股东确认。
股东收购 通收集多数股票股东试图接管公司。
核公司条例建立正确操作程序。
如公司证券交易所上市适用交易所有关规则。
公司结业 公司由不能偿还债或达到其预定目而结业。
通知股东他们必须按正确法律手续向法院申请公司结业。
提示98只要有可能简化操作规则 提示99遇到示威保持镇静他们己会平息下。
8运用规定操作程序 问题发生始终要依照操作程序处理。
遵照操作程序有助你保证与会者权利并有效地掌握会议 l 总有些规则可用以控制无序会议落实行动或促成项办法； l 多数正规操作程序是以法律基准或是由政府部门或全体与会者确定； l 多数正规操作程序能保证公司全体股东受到平等对待； l 全体与会者应当知道支配正规操作程序那些规则因而了他们义权利。
提示00若出现发雷霆就宣布短暂休会。
83修改操作程序 作会议主席你责保证与会者不利用操作程序谋取其身利益。
简化复杂操作程序并堵塞漏洞以阻止程序滥用这是值得。
修改规则或操作程序程定公司作会议主席可能你己可以做主或者要次表。
美国有些公司了防止被其他公司兼并采用些操作程序使得兼并代价极其昂贵从而达到阻止兼并目。
对规则作临性修改可让会议顺利进行但是永久性操作程序修改应当谨慎。
记住你作主席作用是保护成员们长期利益。
l 主席不可参与争辩。
l 任何候都要有安全人员场但不是要造成任何紧张气氛或因谨慎。
l 用驱逐闹事者出口应畅通无阻。
主持能力测 回答下列各题标出接近你情况选项评估你作会议主席表现得如何。
你要尽可能地实事是若你回答是“从不”则选；若是“总是”则选；余类推。
将你得分加起参考“分析”部分看你得多少分。
利用你答案出要改进方面。
选项 从不 有3 常常 总是。
每次我都让会议准开始。
3 5 我允许畅所欲言。
3 6 我了每与会者动机和潜目。
3 8 我确保己每次会议都作了充分准备。
3 分析现你做完了我评估将你全部得分加起对应评价看看你表现。
无论你主持会议水平如何重要是要记住总有改进余地。
重新考虑你是如何担当这角色并采取行动。
5~36 你有定能力但必须集改进你弱。
37~8 你主持会议应能顺利进行。
但是每次会议各异所以要不断地做准备。