基于ＥＲＰ系统的账外赊销解决方案

; 内容摘要：由于企业未能严格遵守财会制度要求，在“赊销”过程中不能及时出具相应发票，导致企业内部存在大量的“账外赊销”现象，进而造成企业财务的混乱，给企业带来巨大的风险。鉴于此，笔者在企业ERP（企业资源计划）的实施过程中，通过ERP系统找到了多种具有针对性的管理“账外赊销”的方法。

关键词：ERP 账外赊销 解决方案 　　 　　企业“账外赊销”现象 　　 　　企业信息化的实践过程中，存在如下的问题：库存实物账与财务账严重不符，通常情况下，是库存实物账少于所对应的财务账；通过对销售业务台账的详细审查，发现库存实物账上所短缺的那部分商品，已经被销售部门以销售的名义发往客户；客户对此也予以确认，并可以提供相应的证明表示已收到商品；通过对财务账上应收账款的仔细检查，发现客户所收到商品的对应金额并未登记到相应的应收账款中，即客户所收到的实际商品数量及相应金额（笔者称之为客户实际欠款）高于财务账上所登记的应收账款。对此，销售部门的解释是：这些发出商品但不登记相应财务账的销售活动属于正常的“赊销”业务，是正当、合理、合法的，不存在任何问题。但事实并非如此。众所周知，赊销的基本概念是这样的，当供货商将商品发出后，商品的所有权随之发生了转移，客户拥有商品的所有权，并承担了向供货商付款的责任，而供货商则拥有了向客户收取货款的权利，在供货商的财务账上相应的产生了应收账款。据此，可以看出这些被销售部门称为“赊销”的销售活动并非真正意义上的赊销业务，它与真正意义上的赊销业务相比，最大的区别在于：财务部门在商品发出后，未及时开具发票，并将商品发出后所形成的款项登记到相应的应收账款中。所以，上述销售活动不是真正意义上的赊销业务。 　　为将上述销售活动与真正意义上的赊销业务进行区分，笔者将这些类似于赊销、但又与之存在巨大差异的销售业务称为“财务账外的赊销业务”，简称为“账外赊销”。 　　 　　“账外赊销”现象产生的原因 　　 　　“账外赊销”在企业中普遍存在，不论这些企业是制造业还是商贸流通业。笔者所调查的一家中型流通业企业（年销售收入超过5亿元），其销售业务的90%以上是通过“账外赊销”而非赊销方式完成的，那么，企业为什么要采用“账外赊销”这种销售方式呢？销售部门的解释是市场竞争所致，如果不采取“账外赊销”的销售方式，可能会丢失市场或难以获取较大的市场份额。但从笔者对市场及其销售活动的详细调研和分析中，笔者认为市场竞争并不是采取“账外赊销”销售方式的原因，采用“赊销”销售方式也可以达到相应的目的。通过对企业的更进一步的研究，笔者认为，企业内部管理才是产生“账外赊销”的主要原因。下面对此进行详细分析。 　　第一，是财务部门的原因，在通常情况下，财务部门在登记应收账款时，是以发票的开具为基准的，即不论销售部门是否已经发货，财务部门在给客户开具发票前，是不会为客户登记应收账款的；这一业务流程也符合国家税法和财会制度的相关要求。根据上述业务流程，财务部门在明知销售部门已将商品发给客户、且客户业已确认收到该批商品的情况下，仍不会为该客户登记相应的应收账款，进而形成了“账外赊销”。 　　第二，是税务方面的原因，如果在某个会计期间内，可抵扣的进项增值税款余额较少时，为避免交纳或减少交纳增值税，财务部门会主动要求销售部门尽可能的少为客户开具发票，而这样做的结果，同样会导致“账外赊销”的产生。 　　第三，是库存的原因，由于企业的销售品种多、销售量大，财务部门没有严格遵循财务制度（可能是财务部门没有足够的人力、物力，也可能是责任心的问题）定期完成库存商品的盘点工作，这将直接导致财务部门不能及时准确的掌握库存商品的实际情况，间接的放任“账外赊销”的发展。 　　第四，是企业内部管理制度的原因，由于很多企业内部管理制度不健全，业务流程不清，特别是执行的力度不够，库存管理部门直接将提货联、送货联等库存商品变动单据交给了销售部门，而不是按规定传递给财务部门；而销售部门一直等到需要为客户开具发票时，才会将上述单据传递给财务部门；所以，是否有提货、送货等库存商品的变动，财务部门一无所知。 　　第五，由于会计师事务所的审计工作是在第二年的3—5月份，而在此期间，即上一年年末到第二年的3—5月份，任何一个企业的库存商品的变动都将会非常大，因此，很难查找到上一年年末的实际的库存商品情况；在这种情况下，如果会计师事务所能力不足或责任心不强，加上企业有意的隐瞒和误导，会计师事务所的审计是不可能查找到上一年年末的实际的库存商品情况，也就不可能发现“账外赊销”了。 　　第六，由于“账外赊销”的存在，企业还是可以得到一定的利益的，如通过“账外赊销”就可以不在销售当期确认销售收入，进而可以减少交纳当期的增值税和营业税，同时，因不确认销售收入，也就无法确认销售毛利，可以减少交纳当期的所得税。 　　 　　“账外赊销”带来的风险 　　 　　“账外赊销”与“赊销”非常类似，其区别仅在于是否已为客户开具发票并登记相应的应收账款，由此可知，“账外赊销”风险不仅包括了“赊销”所具备的全部风险，而且还潜在存在着一个更大的风险，即由于“账外赊销”的相关数据仅由销售部门所掌握，且不在财务账上登记，所以财务部门无法对其进行事前管理和事中监控，更不可能被企业管理层所了解。所以，当“账外赊销”出现问题时，就可能给企业带来巨大损失。赊销的危害性是众所周知，很多企业对此已早有防范，但“账外赊销”却不同，很多企业对此并无太多的认识。下面对“账外赊销”所特有的风险进行分析。 　　应收账款：由于采用“账外赊销”的销售方式时，不为客户开具发票，财务部门是不登记应收账款，故财务账上的应收账款一定小于客户的实际欠款，不能反映企业应收账款和客户欠款的实际情况。 　　信用管理：由于应收账款数据不准，所以，以应收账款为基准的信用管理也将失去其效能而无法使用。 　　库存实物：由于库存商品已经发出，但财务部门没有相应的减少库存商品账目，所以库存实物一定小于财务账上的库存。 　　销售收入及销售毛利：由于采用“账外赊销”的销售方式时，不为客户开具发票，财务部门也就不确认销售收入，同时也就无法确认销售毛利，所以，企业实际的销售收入和销售毛利将大于财务账上的销售收入和销售毛利。 　　由此可见，由于“账外赊销”的存在，虚增了企业的资产，降低了企业的负债，减少了所有者权益，导致财务账严重失真，使得财务账失去了应具有的准确描述企业经营管理真实情况的能力，将对企业的经营管理产生巨大影响。如果企业依据严重失真的财务账进行经营决策的话，将可能产生巨大的危险。 　　采用ERP解决“账外赊销”问题 　　部分企业对“账外赊销”这种销售方式的危害性已有所察觉，在笔者调研的过程中，不少企业根据企业的实际情况，制定了相应的内部管理制度，禁止销售部门采取此种不受信用管理约束、未经授权且不在财务账上登记的“账外赊销”销售方式，但却是屡禁不止，因“账外赊销”产生的问题还是层出不穷，难以管理和控制。笔者认为，“账外赊销”屡禁不止的原因，在于企业无法及时、准确的掌握“账外赊销”的相关信息，导致企业难以对“账外赊销”进行事前管理和事中控制。因此，笔者建议在加强企业内部管理的同时，通过企业信息化的方法来解决“账外赊销”这一难题。 　　 　ERP系统关于账本设置的主要原则是：只设置一本账，即不再区分和设置财务账、销售业务账以及库存实物账，通过一本账对财务、销售业务和库存实物进行全面且统一的管理。因此，当有库存实物发出时，ERP系统将在这本账上予以体现，而不是分别纪录在财务账、销售业务账和库存实物账上，同时也不需要相关单据的传递等额外的动作。