基层单位档案交接工作潜在问题探索及对策:基层班子交接新闻
《机关档案工作业建设规》规定“机关档案人员调动工作,必须办完档案移交手续方能离开岗位。
”然而实际工作,尤其是基层单位,有部分单位或档案人员却忽视了这工作环节,存如下问题。
老档案人员离了岗,新档案人员进了岗,而档案交接手续还办妥,以致出现档案数量等问题责任不明、界限不清。
甚至有基层单位领导或人事干部认档案交接只是串钥匙交接,从而使得部分基层单位档案工作前脱节。
按工作性质和岗位职责要,档案人员交接应是项认真细致、手续严密,责任重工作,而些基层单位档案人员离岗或调动工作,移交不按程序办事,手续不按程序办理,该检不检,该清理不清理,该签也不签,从而出现些基层单位档案交接只有串钥匙现象,忽视了档案交接工作重要容,忽视了档案交接工作基要。
部分基层单位领导把档案交接当作事性工作,看成是档案人员事情,从而对档案交接准备工作很少问,就连档案监交也懒得光临,使得基层单位档案监交工作不严格,工作程序不完整。
二、对策和措施。
做档案交接工作,不仅是明确档案人员责任,维护档案安全完整,确保档案工作连续不断有序进行要,而且也是《档案法》及《档案法实施办法》赋予档案人员职责。
档案交接是基层单位档案管理重要环节,应引起基层单位重视,尤其是基层单位责人应把档案交接工作摆上重要议事日程,档案人员离岗或调动工作单位要把关,做到档案人员离职离岗先办理工作交接手续,然再办理调动手续,对办理档案交接手续档案人员,不得签发调动工作通知,不得办理工移手续,不得离开原工作岗位,并要把档案交接工作纳入单位工作制,列入有关人员岗位职责。
当地档案行政管理部门要加强基层单位档案交接工作监督检,对那些明知档案交接手续办理妥,仍然随签发调令人员,要明原因,分清责任,依法进行处理。
档案交接分移交和接收两方面,而认真做档案移交前准备工作,是确保档案交接工作顺利进行前提。
对移交方说,正式移交前主要做五项工作是对所保管档案进行次全面清理,做到帐物相、心有数;二是对借出档案要及催还,归还不了要问明原因,整理借据,并借据上明原因及催还情况;三是对整理零散件材要分类存放、清理排序,做到系统有序;四是按档案移交要编制档案移交据及表格;五是撰写档案移交说明。
对接收方说,接收前要做三项工作是了移交单位职能活动容和工作活动情况;二是向前任档案人员了档案保管和档案工作情况;三是必要要了或检档案移交准备工作情况。
档案监交工作对档案交接起着鉴证和监督作用,因无论是档案机构责人交接,还是般档案人员,特别是责档案保管接待人员交接,都必须安排专人责监交。
般档案人员交接,可由档案机构责人监交;档案机构责人交接,可由分管档案工作领导或档案行政管理部门派人监交。
交接双方监交人员监督下认真做移交、接收工作,做到帐物相,手续齐全,并要交接据上明交接、地和监交人、移交人、接收人姓名职及移交清册、页数等。
交接工作结束,移交人、接收人、监交人应移交据上签盖,以示对交接工作责。
档案交接工作出现问题,不单纯是基层档案人员业素质问题,其十分重要原因就是近几年,些基层单位忽视了对档案人员思想教育工作,使得些基层单位档案人员工作责任心不强。
因档案交接程要补上这课,教育交接双方端正思想、提高认识、明确责任,增强事业心和责任感,从而保证档案交接工作严格按照规定办理,使基层档案工作前衔接起。
(作者单位黑龙江省佳木斯学附属医院人事科)