档案信息化建设方案 [海南省档案信息化建设构想]
海南省档案信息化建设构想（00500）、序言随着信息处理技术不断发展以及计算机应用日益普及和深入政府机关和企事业单位信息化进程也不断加快。
作信息化前沿档案部门已面临着信息爆炸和技术变革带强压力如何变被动主动适应社会发展潮流已成档案部门不得不考虑问题。
随着推移档案工作者已越越深刻地认识到利用新理念、新技术、新方法管理档案重要性正探条档案管理现代化道路而限地开发与运用计算机技术已成档案管理现代化重要容。
新形势下国档案局颁布了《全国档案信息化建设实施纲要》这是“十五”计划期全国档案事业发展唯专项规划。
“十五”期全国档案信息化建设目标和主要任是着统筹规划、统标准、分级建设、安全保密原则加快档案信息化基础设施建设加强电子件归档和电子档案规化管理推动馆藏档案数化和数据库建设部分心城市建设示性数档案馆开展公众上询档案信息加快推进档案信息化标准体系、安全保障体系和人才队伍建设。
《实施纲要》提到“十五”末各省、治区、直辖市档案部门要努力建设并投入使用批部局域基实现档案管理现代化和办公动化；依托当地应用系统建设工程建立各级党政机关档案目录信息心逐步构建国档案献数据库创造条件；依托公众信息建立面向社会、公众档案逐步构建全国档案工作信息。
根据国档案局“十五”规划要各省、直辖市都将档案信息化建设纳入了政府电子政建设总体规划陆续启动了规模档案信息化建设例如上海、广东、山东、北京、福建等省市目录心建设、电子件心建设、“数档案馆”建设、管理动化等方面都做出了突出成绩取得了良效树立了政府形象。
海南省档案信息化建设起步并不算晚但由缺乏总体规划、政策支持、建设金等各种原因以至现已远远落了其它兄弟省市面。
要将档案信息化建设尽快纳入全省信息化工作总体规划与各级政府机关络、硬件、应用系统等方面建设步、协调发展使档案部门也海南“信息智能岛”战略目标占有席地作出己贡献发挥档案作社会生活核心信息独特义、作用和价值。
落实省委、省政府关建设“信息智能岛”重策积极配合电子政建设实施信息化带动策略推动全省档案事业可持续发展根据《海南省信息化“十五”规划》和《全国档案信息化建设实施纲要》要结合我省档案工作实际制定建设规划。
二、全省档案信息化建设现状“九五”以海南省档案局（馆）就开始了档案管理现代化建设探与开拓尤其是近几年我们以档案信息化带动档案管理现代化着眼档案信息化建设全局突出重加强引导积极推进全省档案信息化建设进程努力使档案信息化与全省信息化建设协调发展取得了定成就。
目前省档案局(馆)初步建成了“三库”“三”即建成了90信息局域按照物理隔离要分别通了党政专、公众信息；“库”即建立了档案基础数据库现有档案目录数据80多万条；“”即开通了海南省档案信息——“琼兰阁”档案政处理、档案宣传和实现档案信息社会共享提供了新阵地。
各市县档案局(馆)结合实际加强了对信息化工作规划、领导和投入市、县档案局(馆)都开通了档案。
县级以上机关、企业事业单位档案机构计算机拥有率、档案管理软件普及率有了明显提高。
全省现有各级各类档案馆9（其国综合档案馆9专门档案馆部门档案馆企业档案馆科技事业单位档案馆3）馆藏733全宗3608万卷档案音像档案97盘照片档案57万张,电子档案6(盒、张）。
通开展档案馆达标升级活动各档案馆馆藏档案、基上都规化整理编制了案卷目录、卷目录、专题引、专题卡片等各种检工具。
已录入计算机档案案卷目录有万多条件级目录近50万条约占馆藏档案著录任总量5%。
省属机关、企业事业单位档案室56室藏3万卷档案音像档案366盘照片档案95万张,电子档案38(盒、张）。
各单位已普遍使用计算机编辑、打印件每年有量电子件计算机产生而这些已存储磁盘上电子件签发打印成正式纸质件多数能妥善保存有虽有保存但缺乏统管理造成人力、财力和信息浪费。
据调省直单位有近0%单位实现了办公动化件归档采取电子件与纸质件并存方式；有少量单位纸质件归档开始收集电子件多数单位尚开始这项工作。
除极少数单位外绝多数单位尚开展计算机管理档案。
㈡基础设施建设情况。
目前全省各级综合档案馆拥有计算机5台器7台复印机9台,央空调3套、分体空调机09台湿机台消毒设备9台。
由器购买较早（996年）配置低、性能差根无法满足今天型应用要不能承型数据库和海量业数据更不能运行依赖高性能器络应用。
安全防护设施几乎没有档案数据保密方面问题非常突出。
市县级档案馆硬件建设较差各级政府对档案信息化建设重要性认识不足对档案信息化建设费投入少档案信息化建设没有纳入地、部门信息化发展规划和档案事业发展计划政府信息化建设规划有档案信息化建设成分。
除海口、儋州、澄迈等少数几市县外多数市县都仅配置台计算机而且档次很低。
有5市县档案馆没有复印机、湿机、空调机等设备。
8市县档案馆仅有3台消毒设备。
省属厅局单位档案室设备配置情况相对较省属机关、企业事业档案室拥有电子计算机67台器7台复印机60台分体空调机7台湿机95台消毒设备零。
部分单位档案部门计算机与单位办公或业计算机络连接别单位档案部门已实现了件、档案管理动化做到了电子件实归档即提供利用。
㈢人才队伍情况。
从998年开始省档案局开展计算机管理档案操作技术知识培训工作全省多数档案局（馆）领导和业骨干受培训。
通培训各级档案干部对档案信息化建设认识不断提高计算机知识不断丰富。
据统计目前全省各级各类档案馆专职人员57人具有学科以上学历有79人占373%专以下人员67人占607%。
省属机关、企业事业单位档案室专职人员5人学科以上30人占608%；专以下人员人占93%。
全省共有研究馆员人、副研究馆员7人仅占全省各级各类档案馆专职人员3%；馆员6人占0%；助理馆员以下初级职73人占80%。
级以上专业技术职人员部集档案局(馆)省属机关、企业事业单位档案室不足0人。
计算机专业科以上毕业专业人才廖若晨星现职档案人员熟悉计算机操作仍不多尤其是既懂档案业、又懂计算机技术复合型人才更少。
部分市县档案部门由没有人才现有设备潜能没有得到充分发挥。
㈣标准、规建设情况。
海南省档案局长期档案工作按国档案局统国标准、行业标准要开展档案工作严格执行基础上还根据身要制定、完善和形成了整套地方档案工作标准很地规和保证了全省档案工作开展。
特别是近两年根据档案信息化建设发展形势要省档案局先制订了《海南省档案信息化建设实施见》并与省信息产业局合发《电子件归档与管理规》（GB889—00）对全省电子件归档管理提出了具体标准和要。
现又抓紧制定《海南省电子公归档管理暂行办法》、《海南省机关数化档案室建设标准》、《海南省机关档案数化规程》等规性件。
但从总体上看这些规、标准仍偏重档案业身档案信息化方面标准制定上则存很不足使档案业和信息化产生脱节影响了档案信息化建设发展。
三、全省档案信息化建设目标坚持统筹规划、统标准、分级建设、安全保密原则加快我省档案信息化基础设施建设加强电子件归档和电子档案规化管理推动馆藏档案数化和数据库建设建设数档案馆开展公众上询档案信息加快档案信息化标准体系、安全保障体系和人才队伍建设。
以政外建设基础加快档案信息数据库建设实现电子件实管理与利用实现档案信息数化档案信息利用络化档案管理工作动化信息管理法制化。
00年以前要达到以下目标㈠各级国综合档案馆和专业（部门）档案馆全面完成档案基础目录数据库建设基础上构建全省档案目录心；㈡依托海南省党政综合信息络平台建立电子件归档和电子档案管理标准规体系设立各级党政机关档数据心使档数据心成级党委、政府信息库重要组成部分。
近期首先海南党政上构建海南省电子公归档管理系统省直机关各用户提供电子件归档、询、利用等实现电子件信息共享。
海口市档案局也应近两年市党政上建立“海口市电子公归档管理系统”；㈢对现有各级档案进行改造升级市县档案馆主页全部实行独立域名管理,并上开放档案目录及现行公开件,全面提升全省档案工作信息络质量和水平；㈣我省电子政平台上构建档体化管理系统建立各种体档案和相关电子档案步接收平台；㈤海南省党政综合信息络及海南省政府门户统平台下进行“三库”（部局域、行业广域、社会公众、档案数据库）建设基建成海南省数档案馆和海口市数档案馆使社会公众获得“式”已公开现行件和开放档案询、利用。
部局域主要是局（馆）机关部办公动化系统和馆藏档案管理系统实现部公、信息、会、督及档案采集、整理、管理、鉴定、检、编研、利用、数化等主要业上办理终实现“数档案馆”铺设道路。
行业广域就是依托省政府电子政建设工程建立全省各级党政机关及与全省各市县档案局（馆）全省档案信息专实现省直机关部横向和信息共享与各市县档案馆、档案室纵向政信息传递、数据传输和共享等。
社会公众就是依托各级公众信息建立面向社会、公众局（馆）省级档案门户上发布公共信息和档案信息力络安全和保密问题基础上和系统专业上进行馆藏开放档案目录和现行公开件上询和浏览逐步提高档案信息化程实现档案信息共享各级政府和社会公众提供快捷、优质及对全省档案信息络实行统管理。
档案数据库建设就是严格按照国制定新标准规和数据格式建设批档案信息数据库群如档案目录数据库、原信息数据库、藉史数据库、各种多媒体档案数据库等各级领导科学策、改革开放和现代化建设、满足人民群众日益增长物质化要提供全面、及、有效。
四、全省档案信息化建设任㈠进步加强档案信息化基础设施建设⒈提高应用计算机管理档案普及率。
到006年底海南省各级各类档案馆都要普遍运用计算机管理档案。
到00年底省级机关档案部门计算机普及率要达到00%市级机关要达到80%县级机关要达到60%。
⒉建设和完善计算机局域。
到005年底三亚、儋州两市档案局(馆)建成部局域其他市县档案局(馆)争取007年底以前建成部局域。
有条件专门档案馆、部门档案馆、企业事业单位档案馆也应积极建设部局域。
⒊接入党政平台。
各级档案部门要积极参与当地电子政建设档案部门局域要按规定要接入市、县党政专并通海南省党政综合信息络平台和省档案馆通实现档案信息共享。
各级档案馆和单位档案部门应当购置扫描仪、音视频数换设备、档案管理软件等适应档案数化实际要。
⒌提高档案工作智能化管理水平。
各级档案局(馆)应当加强对库房温湿监测与控制系统防火、防盗报警系统等信息化改造提高档案保护、技术装备动化程。
到007年底全省各级各类档案馆都要建立馆藏全部档案案卷级机目录数据库和件级机目录数据库,基础上构建全省档案目录心。
市档案馆每年录入条目不少0万条县档案馆每年录入条目不少5万条。
从005年起各级国综合档案馆接收档案进馆应接收合要机目录没有机目录档案应补齐著录条目否则不予接收进馆。
条件允许情况下各级档案馆和机关单位档案室要有步骤地开展纸质档案全数化工作制定馆(室)藏档案数化计划安排适当投入逐步开展重要档案数化工作建立合质量标准档案全数据库。
至005年底省档案馆完成馆藏全部照片、录音、录像档案数化分别建立语音、视频和静态图像数据库并开展多媒体档案数化相关技术研究争取成全省多媒体档案数化示基地。
有条件市县档案馆、专门档案馆、部门档案馆以及机关单位档案室也应当尽快开展多媒体档案数化工作积极建设多媒体档案数据库。
至007年底各市县档案馆都必须完成馆藏全部照片、录音、录像档案数化任。
海南省档案局要根据《全国档案信息化建设实施纲要》安排005年提出《海南省数档案馆建设技术方案》争取纳入次年省级信息化建设计划项目予以实施逐年完成。
主要工作任有⒈基础设施建设方面抓四平台建设⑴数档案信息传输平台建设。
络传输平台主要由局域络、党政和国际络三平台组成。
局域络平台承担数档案馆部数据采集、数据处理、数据利用等主要业工作。
党政络平台连接各市县委、政府计算机心实现市县档案馆与进馆单位档案室络连接通省党政光纤主干线路将全省档案络连成整体。
国际络平台是数档案馆连接国际外部络平台承担档案信息发布、档案信息线利用等工作。
主要建设电子目录采集平台全数据采集平台等承担数档案信息日常采集工作。
目录采集平台主要承担馆藏各种档案目录数据采集进馆单位数据采集等工作。
全数据采集平台主要包括馆藏纸质档案采集、电子档案数据采集、照片档案采集、多媒体档案采集、信息采集等平台。
存储管理平台主要包括馆数据存储管理器、全存储管理器、磁带备份系统等设备承担数档案信息存储管理和信息发布工作。
二是国际档案信息发布和线利用平台建设即档案建设提升现有档案功能和质量。
三是政府络信息平台建设主要用接收电子政产生电子公数据接收通机关档案管理系统整理完毕电子档案数据开展档案信息发布档案信息线利用工作。
⒉档案信息数据库建设方面抓三类型数据库建设⑴档案目录数据库该数据库主要存储著录标引产生以二维数据表方式存放档案二次献主要包括档案案卷级、件级目录。
数档案馆目录数据库主要数据包括馆藏档案目录数据各进馆单位档案目录数据。
⑵全数据库主要包括纸质档案数化形成图像、数据移交进馆电子档案数据重要信息数据。
⑶多媒体档案信息数据库主要包括照片档案数化形成图像数据馆藏录音带、录像带数化形成多媒体信息。
㈣加强电子件归档与管理⒈加强电子件归档管理标准规贯彻实施工作。
各级档案部门要组织宣传、贯彻国标《电子件归档与管理规》（GB889—00）和国档案局6令《电子公归档管理暂行办法》。
各级机关、团体和企事业单位档案部门要按照规化要开展电子件收集、归档工作加强分类指导使电子件和纸质件样得到科学保管和有效利用。
按照档体化原则、纸质件与电子件并存原则、确保络安全原则以及机关档案信息化与电子政和办公动化步发展要005—006年三以上省直机关、五以上市直机关进行电子件归档及管理试。
⒊继续进行《琼兰电子件归档与管理系统》研发争取005年底前完成软件定型并予以推广以满足机关办公动化对档体化管理。
省档案局(馆)利用省党政综合信息络平台开展电子公归档管理系统建设005年初进行有关调研、设计概念模型、制订政策框架、设置与发布电子件标准建立保证电子件真实性可靠性准确性有效工作机制实现政信息共享党委、政府和社会各界利用电子件提供有效。
对电子件海量存贮与安全保管技术进行研究使得电子政和办公动化环境产生量电子件像纸质件样得到永久保存。
㈤加强档案管理应用系统建设⒈继续推广先进、实用档案管理软件。
按照“相对统、标准通用”原则要全省推广应用《琼兰档案管理系统》、《琼兰电子件归档与管理系统》等档案管理软件。
⒉建立档体化信息管理体系。
各级档案局(馆)、机关、企业事业单位档案机构要积极参与地区、系统、单位办公动化应用系统建设对档体化应用项目提出分析和设计要做档管理系统与办公动化管理系统衔接。
实现档案计算机管理系统与办公动化管理系统融合。
各市县档案局(馆)应对现有档案公众（主页）不断地加以完善和更新尚获得独立域名市县应006年底以前办理独立域名主进行管理并且要有计划地上开放档案目录以及已公开件、档案全信息社会公众提供更多档信息。
省档案局(馆)999年开通公众——“琼兰阁”00年又开通了党政并将馆藏档案目录数据库上。
有条件市、县也应积极开通党政机关工作提供更多更。
各专业、部门、企事业档案馆和专业主管部门建立档案要与海南省档案馆相链接。
充分利用和发挥档案作用使档案成宣传档案工作、公开政信息、开展档案信息窗口。
要将海南省档案——“琼兰阁”建设成具有海南特档案特色较高水平门户社会提供全方位多层次高效率档案信息。
按照《华人民共和国档案法》及《电子公归档管理暂行办法》（国档案局6令）加快研究和制订我省电子公归档、电子档案管理、档案信息公开和上安全、建设与管理等方面行政规形成有效激励约束机制推动档案信息化建设有序开展。
各级档案部门都要学习、宣传与贯彻国档案局制定档案信息化建设标准规；省档案局结合全省档案信息化建设制定和完善海南省地方性标准规和实施办法。
今几年要根据《电子件归档与管理规》优先制订地区电子件归档及档案信息采集、交换、整合和安全管理等方面技术标准建立档案信息化标准体系。
“十五”期急制定海南省档案信息化建设地方标准有⑴《电子件归档与管理细则》（地方标准）⑵《各类档案数据库结构标准》（地方标准）⑶《档案数据交换格式》（地方标准）⑷《归档与管理规》（地方标准）⑸《纸质档案数化技术规》（地方标准）⑹《照片档案数化技术规》（地方标准）⑺《录音档案数化技术规》（地方标准）⑻《录像档案数化技术规》（地方标准）⑼《数档案馆设计与建设规》（行业标准）⑽《档案管理络安全标准》（行业标准）⑾《档案件开放控制办法》（行业标准）⑿《数化声像档案著录规则》（行业标准）⒀《多媒体信息采集操作规程》（行业标准）五、全省档案信息化建设保障措施信息化代档案信息将日益成济与社会发展不可缺少重要组成部分尽管拥有越越现代化手段所处技术环境也发生了巨变化但面临仍将是艰苦工作如档案信息组织、整理、加工与建库等络化、体化程还将会涉及金、保密和知识产权保护、标准化、数据安全等问题。
通多种渠道提高社会档案识和档案工作者信息化识正视信息化给档案工作带挑战和压力加深对“实施信息化带动策略”理。
各级档案局（馆）要把档案信息化建设作档案业工作项重要容抓融业监督指导、目标管理、执法检等活动。
㈡纳入发展规划提供费保障。
各级档案部门应围绕“三库”和电子件管理申报项目积极争取将档案信息化纳入地区、部门、单位信息化建设总格局。
档案信息化要纳入档案事业发展总体规划争取财政投入并保持适当增长比例。
．要根据国民济增长幅加对档案信息化建设金投入力以缓档案信息化建设金不足、供矛盾突出问题。
．认真做档案信息化建设立项工作财政部门要给予必要支持将档案信息化建设所费纳入级财政费预算。
3．加强对档案信息化建设金统筹合理使用引入信息化工程监理机制加强相关项目前期研究和可行性论证。
各级档案部门加强档案信息化建设应把档案信息安全放突出位置确保管理系统和数据安全、可靠防止档案信息失密、泄密和丢失。
⒈全省各级档案部门要严格遵守《华人民共和国档案法》、《计算机信息系统保密管理暂行规定》等相关法规逐步完善档案信息安全管理体制落实信息安全责任制制订完善信息安全应急预案加强对系统管理员、信息安全员培养、使用和考核确保档案信息系统安全。
⒉分类采取必要安全防措施加强对计算机、络硬件设备和软件系统管理。
抓紧构建省馆局域络安全保障系统005年要确保完成省馆局域络防火墙建设使成全省档案部门信息安全保障体系建设示工程。
⒊加强数据库管理采取脱机备份等有效措施确保数据安全。
⒋加强档案上利用身份认证和密钥管理确保档案信息络传输和利用安全。
所有上信息发布都必须按规定程序和要进行审。
⒌开展信息安全和信息法制教育提高全员信息安全识防、打击计算机与络犯罪。
㈣优化专业结构抓队伍建设。
档案工作向前发展趋势对档案工作人员专业结构提出了新要即方面要量信息处理人员信息分析与研究人员数据库生产与维护人员计算机软件、硬件人才络环境创建与运行维护人员信息人员等；另方面信息技术突飞猛进带动了整社会和技术进步使档案工作新问题、新技术层出不穷因而对档案工作人员身知识补充与更新提出了更高要。
档案工作现代化不仅取工作人员原有知识与水平更程上取他们知识补充和更新速。
面对人员上这变化是档案人员必须不断更新知识结构才能适应形势发展对职人员可进行职培训或出深造等各种形式再教育特别是各级档案局（馆）领导和业骨干必须接受有关计算机、络技术、数化技术、信息管理、现代管理技术等知识培训以适应新技术发展要。
其次单人员结构已不能满足档案工作现代化要档案管理不仅要档案专业人员还要信息技术、计算机、数据库、络技术等方面专业人员。
因应引进这些方面人才优化人员结构建立复合型多层次专业队伍以适应档案工作现代化要。
各市、县档案局（馆）近年要至少配备名具有专科以上学历计算机专业人才并对他们进行档案专业知识培训使成档案、计算机复合型人才。
档案信息化应用和发展离不开政策法规标准体系支持要逐步研究和完善发展相关政策法规标准如信息技术人才政策、行业信息应用软件开发和技术等方面政策标准。
随着我国社会主义法制逐步健全信息化建设必将政策法规框架下进行因要深入学习研究电子政、电子商、信息交换、政公开、信息保护、企业信息化、信息产业、信息安全保密、知识信息产权、信息市场管理、信息产品价格政策等方面法律、法规。
学习研究国有关政策法律、法规基础上研究建立我省档案信息化发展政策法律、法规体系形成推动我省档案信息化工作法制环境保障体系。
发挥有关学会、协会、机关、团体作用请批专、顾问和有专长、有验科技人员深入研究档案信息化发展思路、模式、体制、机制和法制以及系统安全等方面问题。
加强档案信息化建设是当前和今期档案部门重工作各级档案部门要充分认识档案信息化建设电子政建设地位和作用觉把档案部门信息化工作与党委、政府办公动化结合起。
积极争取领导重视和信息部门支持。
各地领导和信息部门要把档案信息化工作作政信息化建设重要组成部分加强领导、统规划稳步推进电子政建设与档案信息化建设协调发展。
各级档案局(馆)要建立信息化建设领导机构或明确分管领导落实专门机构或专人责档案信息化建设工作。
加强与各单位信息交流与沟通及了各单位档案数化和电子件归档情况做到心有数做分类指导。
要将档案信息化建设纳入到档案执法检、档案年检、档案工作评估、档案目标管理考核容常进行评估与检。