广东LNG合同档案“成套性”管理实践
【摘要】在企业的经济活动之中，合同有着相当重要的地位与作用。
因为合同所引起的纠纷时有发生。
下载论文网 【关键词】合同档案；档案管理；成套性 一、合同档案“成套性”管理背景 合同档案形式的证据作用和法律认可方面的障碍问题在中国的法律面前至今为止仍然悬而未决。
因为合同档案形式的证据作用和法律认可方面目前还没有得到真正解决。
从目前的态势来看，纸质档案在中国的法律面前仍然起有效的证据作用，而电子档案仍然面临着证据作用和法律认可方面的障碍。
二、合同档案“成套性”管理目标 合同档案成套性管理是指广东LNG将所有业务领域形成的合同档案集中、完整统一归口中心文控进行统一的一种管理模式。
合同档案成套性管理强调的是合同档案的完整性，能够为公司提供有效的凭证和支持。
三、合同档案“成套性”管理内容 （一）合同档案成套性、专题性强。
公司合同管理办法中，合同档案归档内容包括了资格评审、招标邀请、招（投）文件、评标文件、各类报审、澄清、谈判纪要、与合同谈判、签订有关的成果文件、合同/协议、变更等全过程记录。
合同档案整个过程的成套性、专题性强，形成数量大、价值大、利用频率高等特点。
数量大：公司的合同档案已归档9266份，合同档案占归档档案总和的2/5。
价值大：公司的工程建设、资源销售与购买、物质设备采购、征地拆迁等均签订合同，其中LNG资源采购合同、市场销售合同价值高达数百亿人民币，单个储罐EPC造价高达上亿人民币。
公司在工程项目及运营活动过程中产生大量的合同档案，包括服务合同、采购合同、协议合同等。
鉴于合同档案的重要性和特殊性，按照公司文档管理规定要求，业务部门将办理完毕的合同档案移交至公司中心文控，由中心文控进行统一归口管理。
将合同档案单独分为一级类目，可以在两种情况下应用：第一是合同档案数量占据了总体档案数量的大部分比例；二是所有档案中合同档案利用率特高，而其他档案利用率低。
考虑到合同数量、重要性及利用率等特征，公司将合同档案进行单独分类，直接将合同档案划分为一级类目，单独区分，单独管理，第一是助于加深档案管理对合同档案的重视，第二是利于管理和利用。
合同档案编号规则由“部门+合同类型+年份+流水号”四个属性组成，少任意一项要素将直接影响检索、识别和利用效率。
根据特定的合同编码规则可以直接识别出合同办理部门、签订年份。
通过合同档案编号规则，合同档案的利用工作更为快捷和高效识别。
其快捷和高效识别在电子文档管理系统的利用活动中得以充分体现。
归口管理合同档案的部门不是合同形成的管理部门，而是管理公司所有档案的中心文控。
在合同档案交接过程中，中心文控会按照合同档案归档要求，审核合同档案的不符合项。
第一，合同履约责任部门的合同履行完毕或合同的权利义务终止后，及时将全套合同档案提交中心文控归档。
第二，合同主管部门按规定及时将合同档案移交档案管理部门存档。
招标项目还应包括招投标的全套档案资料。
第三，合同档案存档后，利用人员按照文档利用政策流程办理借阅手续。
四、合同档案“成套制”管理效益 合同档案的规范有序化管理，统一了合同档案管理标准，保证了合同档案的完整，为广东LNG公司安全营运提供了有力的基础保障。
从合同档案如何优化归档的方面思考，已知，合同档案的审批流程已在专用K2系统留存了合同形成的相关过程记录，例如：询价评审报告或单一来源报告或其他报告、投标商名单、评标组织和评标方法、报价单、承包商考核表及采办申请等审批过程形成的记录等，业务部门希望移交合同档案时不再打印通过专用系统形成的过程记录。
通过从合同档案总体管理、法律上的影响，以及合同档案利用经验分析等，中心文控认为在管理和使用方面存在以下问题： （一）管理问题：合同档案是合同活动过程中形成的一个整体活动链，一份不完整的合同归档将给用户、审计和“合同档案管理”带来利用上的不方便。
（二）利用问题：公司已实施EDMS作为电子文档管理平台并开放至所有员工，如果合同的过程记录分散在不同的系统里，合同利用需求人员需要登陆不同的系统才能利用完整的合同档案，无形中给使用人员设定了门槛，造成利用上的不便。
综上，考虑到对用户、审计、法律凭证等方面的原因，从合同档案如何优化归档的思考方面，中心文控仍然考虑维持双轨制模式管理合同档案，以规避合同档案在利用和法律上存在的风险。
【参考文献】 [1]王志伟.企业合同档案管理初探[J]. 机电兵船档案，2015（04）：40—43. [2]陈雪萍. 重视合同档案管理 维护企业合法权益――如何做好企业合同档案管理的探讨[J]. 祖国，2013（06）：64—65.