不可忽视的收文管理
作为一名行政助理，我深知行政部是一个综合办事机构，是承上启下、上传下达、迎来送往、联系内外的桥梁和纽带，可以说责任重大。面对每天接收到的文件，如何管理就是一门不可忽视亦值得学习的课程。现就联系我工作当中的实际情况，和大家做如下分享。
形象一点说，在进行收文登记时，在文件处理登记目录上上个“户口”，把来文的发文字号、收文日期、文件标题、份数和密级等信息逐一登记，并在文件首页右上角加盖标有“收文日期、份数、密级”字样的收文印章。登记是收文的起始环节，也是很容易被忽视的环节。在实践中常常会有这样的情况：一看，是急件，来不及登记就赶紧处理，等处理完了，其它事情又来了，又去忙别的事。时间～长，就把文件没有登记的事给忘了。一段时间之后，到了需要了解这个文件办理的情况时，在文件处理登记目录上根本就查不到，给工作带来很大被动。因此，在平时工作中，即使收到的文件再多、时间再紧，也要坚决做到不登记就不办理、不转出。
注重“筛选”环节，分清“轻重缓急”。
——防止文件“延误漏办”。
筛选文件不是简单地将收到的文件分为上、下级文件或正式、非正式文件，而是要在收到文件后通过快速通读，了解文件的轻重缓急，确定哪些文件急办，哪些文件缓办。具体方法是：特急件和急件要优先办理，接到即办，最大限度地缩短文件在手中的滞留时间。特急件、急件和绝密件在送领导阅处之前，办文人员要在批单右上角加盖标有“特急件”“急件”或“绝密件”字样的印章以提醒领导；对需要马上的特急件、急件，可专人专件跟踪催办；对办结时限已到但还没有办结的领导批示文件，可将办理情况做阶段性反馈，过～段时间后再行催办，直至按领导批示要求办结为止。
拟办环节是办文工作的核心。这一环节的任务是确定文件的传阅对象、分发范围和拟办意见。在这个环节我们要注意以下几点：一要在对文件内容充分理解和准确掌握的基础上确定传阅对象。这就要求办文人员必须对领导工作分工熟记于心，对各部门和单位的工作性质充分掌握。二要根据文件内容和份数确定分发范围。这里要着重强调文件分发的科学性和针对性，文件要首先保障主要领导、分管领导、主要涉及部门和主要人员。三要在深刻理解和准确把握文件精神的基础上，结合、本部门、本单位实际向领导提出有参考价值的拟办意见。拟办意见力求科学、合理、简洁、准确和全面，要一语中的、简单直白，不要含糊不清、冗长拖沓，切忌以“请XX领导阅示”或“请XX班子成员传阅”等套话应付差事。
一要按拟办意见传阅。一般来说，上级来文要按从职务高的领导到职务低的领导的顺序传阅，外单位来文要按从职务低的领导到职务高的领导的顺序传阅，无特殊原因，不要越位传阅。二要做好文件流转登记。把每位领导的批示及时登记造册，随时掌握文件运行方位、办理程度、已传阅领导的批示意见等情况，以便领导在文件运行期间调阅。三要把拟办意见和领导批示中涉及的领导、部门和单位一一传阅到位，不能随意简化传阅程序和传阅范围。四要做好领导批示的解释工作。为方便受文领导、部门和人员阅知，应将主要领导的批示附在文件审批单上，随件送达。受文领导、部门和单位一旦提出问题，办文人员要及时、耐心地做好沟通和解释工作。
谨慎办事——避免文件“办中泄密”。
相关工作人员在平时工作中要有很强的保密意识，严防泄密。对密级文件以及涉及敏感问题的文件、资料、刊物的保存和传阅，要格外小心谨慎，决不允许无关人员接触密级文件；办理绝密件，必须由办文人员专人完成“送阅、待阅、阅毕取回”等传阅环节，尽量减少中间环节。不与同事、朋友或家人谈论任何涉密事情，消除保密隐患。
了解了以上这些知识，我想大家在以后的额收文管理工作当中就不会再有苦恼了！
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