制度化规范化程序化 公司规范化办公程序的若干管理规定
规化办公程序若干管理规定、 处理程序目 进步加强和健全企业综合档案管理工作规件收集、整理、立卷、归档程序以保持企业档案材完整齐全能更维护企业利益反映企业历史面貌记录企业业绩部落企业开拓营提供。
参考件总公司《档案管理办法》、《济档案管理办法》（××[00]）附 件《档案库房管理制》《档案补充修改制》《档案借及档案材复印制》《档案鉴定与销毁制》《档案统计制》《综合档案归档围及保管期限》《工程济档案容及责任分工》（） 收、上级机关下发件应由综合办及分类、签收、登记、编。
各部室直接收到和带回件应及送到综合办统登记处理各部室和人不得拆、收、办综合办及督促催收。
、综合办收到件应按照00及800有关程序及办理收手续和件承办单确保做到平件不隔日急件立即办不得积压。
3、件由公司领导批办按有关批示及交承办部门签收办理并将承办结及反馈到综合办通综合办反馈到有关领导。
综合办做督办事项登记。
、件传要严格登记手续加速公运每份件传者手般不超天。
者应《件承办单》上签并及送还综合办。
5、涉及几部门合办（合）件要按公司领导批示见交由主办部门组织办理并责办完立卷归档。
6、严格保密制按照件密级加强管理按照件规定围传任何部门和人不得丢失件和外传泄密若丢失件发生应立即逐级上报严肃处理。
（二） 发、钢结构工程分公司公主要有“××”、“××党” 、“××工” 、“××团”。
、行办理程序包括拟稿、会签、核稿、签发、编印、校核、用印、登记、分发等要有相应人员签。
3、凡以公司名义上报各项请示报告件以及对外发出正式件按业性质归口由主管部室主办人员起草拟稿部室责人核稿报呈公司领导签发。
如其他部室会签件由主管部室会相关部室会签会签再报公司领导签发。
、拟稿按照公司统要格式使用统规定发稿纸写清楚并连手稿、附件公司领导签发由主管部室送综合办编发公并打印分发。
5、件、、报表打印要严格按有关规定办理主管部室责校对公应打印打员、校对员姓名。
6、发原稿连附件交还主管部室由专人责保存、催办、立卷和归档。
（三） 归档、 公司设立档案室配备专职档案管理员其它各部室设立兼职档案人员（各部室员、业）档案室归口综合办。
、 归档程序包括收集、整理、鉴定、排列、装订、编、编目等程序专、兼职档案员应按以下步骤归档。
（） 收集对核对已齐全收发件由档案室协助立卷部门确定立卷围删除不归档件。
（） 整理遵循件材然形成规律保持件有机系。
档案室协助各部室对应归档件进行分类公司全部档案共分十类即综合类、党群工作类、行政管理类、财管理类、审计类、生产营类、建筑工程类、设备仪器类、科学技术类、建筑设计类、人事档案类。
（3） 档案价值鉴定对各部室分类件根据档案保管期限规定及其各类件容重要程进行鉴定确定其保存价值分永（）、长（）、短（）三种归档件。
归档件以“件”单位请示与批复可件。
排列顺序批复前请示；发前原件；正前附件；材前图纸、照片。
专题会议、案件处理等材分别集排列。
（5） 装订件按“件”装订永久、长期保存件要金属物用档案局指定装订材装订不得压。
（6） 编归档件按件编件首页上端空白处加盖归档填写年、室编件、机构、保管期限等以固定件位置。
（7） 编目归档件以部室保管期限类件按室编件顺序装盒并逐件编制归档件目录和盒备考表部门理审核签档案室检验收办理档案移交手续。
3、 归档围公材（详见附件《综合档案归档围及保管期限》）应保证其全面性、有序性和保密性且件材必须准确地反映出公形成程和公司营管理等各项活动真实容和历史程。
、 由综合办责对公司日常济管理工作形成、办理完毕并具有考保存价值公、材、领导批示（包括各种图、、影像）等整理（立卷）、归档并责妥善保管证件及件。
5、 重要会议形成公包括录音带、录像带、照片等有关材由综合办责收集并整理、归档。
6、 公司各营管理工作形成重要件由各职能部门按其业围（责任分工详见附件《工程济档案容及责任分工》）由各部室兼职档案人员按有关规定责收集、整理、核对,并每年3月底前将上年形成应归档件材分类立卷由部门理审核签向档案室移交归档备。
8、 工程项目档案应与竣工验收步完成立卷由技质部责组织鉴定归档工作。
0、 人事档案工审定、职称评审、入党入团等材须上级批复0～0天由有关部室编制人事档案零散材移交单随归档。
、 凡可利用现代化办公手段进行计算机存档件（如工程设计图纸、财软件数据备份、会议影音件等）各部室应按季上报综合办由综合办统刻录光盘备份存档。
、 涉及多部室合办理公原件由主办部室整理归档其他部室保存复印件或其他形式公副。
（四） 利用归档件应编制档案总目录和档案分类目录等其他检工具以备借（有关规定详见附件《档案借及档案材复印制》）。
（五） 统计详见附件《档案统计制》。
（七） 销毁详见附件《档案鉴定与销毁制》。
二、 印信管理程序、 分公司印鉴、介绍信及营业执照由综合办保管和使用切用印、开具介绍信、使用营业执照原件及复印件都要通综合办。
、 综合办要确保印信工作正常开展防止滥用和出现漏洞加强对印鉴、介绍信及营业执照管理。
3、 印信工作要根据情况、容、围并且相应批准手续及用印登记方能办理。
、 分公司法人由财部保管除与财工作有关用印外其他用印到综合办办理有关用印手续。
5、 使用营业执照原件或复印件部室应向综合办办理有关审批及登记手续。
营业执照原件借出原则上不得复印并应及归还。
复印件应加盖公司公并明“仅限……使用”样。
6、 介绍信开出容要明确具体要填写有效期限、介绍信编及持有人姓名介绍信正与存根应致如介绍信开出用应交回综合办附存根备。
7、 介绍信持有人将介绍信遗失应及报告涉及重要事项还应通知前往办事单位以防事故。
8、 须严格遵守纪律不得开假证明和空白介绍信如确因特殊情况持空白介绍信外出办事须公司主管领导批准。
9、 各部室印鉴（包括合专用、财专用、采购专用等）应由各部室专人保管部门理监督加盖印亦应履行相应审批及登记手续。
0、 如工作业要加盖总承包公司印鉴由部门理填写《用印审批表》报公司主管领导签方可到总承包公司办公室办理有关用印手续。
、 印鉴不准出室不得借给他人使用各印鉴保管部室要及清洗保养以确保盖印清晰。
如因管理不善造成事故要视情况追究责任。
三、 公函邮寄程序、公司公函（包括财汇票、工程档案、合等）使用（邮政特快专递）邮寄由综合办统办理。
、般公函（对及安全系数要不高）着降低成减少办公费用原则由各部室按平信行邮寄。
3、公函办理邮寄手人要严格登记手续综合办应及处理保证当日递送不得拖延。
、公函邮寄只限各部室因工作要而对外发出各种信函因私邮寄不予办理。
四、 办公设备及用品使用程序 围公司办公设备是指办公使用计算机及其外设、复印机、传真机、扫描仪等固定产管理设备。
办公用品是指办公用复印纸、水笔、笔记、信笺等低值易耗品。
参考件总公司《行政办公设备管理规定》（××[00]5）、 办公设备由综合办根据要主管领导批准统购置。
、 办公设备由综合办会采购部统编、建帐管理各使用部门责日常维护和保养。
5、 办公设备使用要严格按照操作规程严禁行拆卸部件。
6、 办公用品由综合办统购置管理。
7、 办公用品要根据实际工作要每周周二上午按照部门所由专人次性集办理领用手续。
8、 特殊要办公用品要提前综合办登记领导批准统购置。
9、 综合办根据领导审批采购清单进行办公用品购置并将采购物品分类进帐。
五、 图购置、借程序、 图由各部室理编制购计划报公司主管领导批准由各部室行购置。
、 购置图购置人应持图及发票到综合办办理图入库及借手续由综合办发票签方可到财部办理有关报销手续。
、 综合办应按照00及800有关程序相关图上加盖“有效版”。
5、 借人员应爱护图因人原因损坏、丢失图要照价赔偿。
六、 信息传递程序、 公司上下级、各部室情况交流信息沟通企业济运行起着重要义。
、 对总公司下行信息（包括x、l、电话通知、信函等）由综合办统收并做记录报呈公司领导下发相关部室承办。
3、 各部室要认真对待与上级、级、下级以及有关单位系接到有关信息应立即作记录将记录容及传达到有关部门和人员并及处理有关事项。
、 各部室信息沟通可通会议、简报、别交流等多种形式进行。
5、 公司建立健全呈件制各部室可采用呈件形式向公司领导汇报工作提出建议。
综合办应加强呈件管理做到件件有落实事事有回音。