广东联通营收款监控结算系统应用经验
【摘要】 广东联通每年营收款结算金额近百亿,营收款管理显得尤其重要。
结合电信运营企业的业务特点和公司内控要求,在以信息化促进营收款内部控制方面,广东联通公司进行了一系列有益的尝试。
通过营收款监控结算系统的应用,在满足内外部审计要求的同时,将原有分层分散的内控责任体系,逐步转变为分层集中的内控责任体系,使营收款内部控制更加完善、有效。
【关键词】 内部控制;联通;营收款 对于电信运营企业,“营收款管理”是公司实现收益的最后一个环节——同时也是非常重要的一个环节。
广东联通下辖21个地市分公司,各类营业网点超过上万家,每年营收款结算金额近百亿,营收款管理显得尤其重要。
从2004年开始,中国联通按照COSO框架的要求,完善公司的内部控制制度,当中,把“营收款管理”作为公司内控建设的重点风险控制领域。
广东联通根据总部的要求,建立了一整套相关的制度、流程和分层分散的内控责任体系。
在执行新的内控制度过程中,如果按原来传统手段,很难及时、直观地掌握营收款的总体情况、内部管控情况。
仅凭人工监控,不能及时、连续、系统、全面稽核与监控营收款;对于经营漏洞,事后分析相对滞后,纠错成本非常高;这与公司业务快速发展和企业整体规模迅速扩张十分不相适应。
如何提高结算质量,对营收款进行有效管控,这已经成为十分迫切的现实课题。
为此,广东联通公司领导高度重视,经过前期系统调研、试点,2006年中全面推进广东联通营收款监控结算系统的应用。
结合电信运营企业的业务特点和公司内控要求,广东联通在实施以信息化促进营收款内部控制方面进行了一系列有益的思考和尝试。
一、系统建设思路 建立一个支撑全省营收款监控结算系统,集成反映、确认、稽核、考评全省各个营业渠道的营收款的实际收取、缴存、到账的情况,为自有营业厅、代理商营收款提供一个结算平台,并为业务开展、营销政策制订提供一定的决策参考依据。
与此同时,在控制环境、控制活动、风险评估、信息与沟通和监督五个方面,建立一套渗透公司营收款所有业务、场所的内部控制制度和管控机制。
在此基础上,“营业后台管理岗、区县分公司核算员、区县财务” 等相关内控管理岗位通过系统实现对营业款的三级(业务、财务)稽核。
省、市分营收款管理岗,通过系统,监控上述管理岗位的工作完成质量和时效性,从而实现对营收款关键监督者的监督,满足内外部审计要求的同时,将原有分层分散的内控责任体系,逐步转变为分层集中的内控责任体系。
二、系统特点 (一)集成性 整合综合营账系统、卡资源系统、ERP系统、网银系统等多个与“营收款管理”相关的系统资源,建立全省统一的数据仓库,通过系统接口自动取数,集合反映各个生产系统“营收款”的实际收取。
通过系统校验,确保系统数据、网点信息与实际业务、实际渠道(网点、库位)信息的同步。
(二)完整性 通过业务与控制活动的整合,包括:“统一营业日报表、营业扎账、营业日结、营收款缴存、业务稽核、财务稽核、监控、通报、考核”等关键控制活动及相关信息在系统中得以完整的反映,促进公司经营的一体化。
(三)准确性 遵循“日清日结”的管理要求,将营业网点资金缴存、银行到账情况的确认在系统中反映。
实行系统与人工相结合,业务与财务共同稽核、监控;稽核质量得到系统保障,业务信息与会计信息有机地整合在一起,营业营收信息的准确性得到极大的提高。
(四)实时性 建立统一的企业视图和“省、市、区县、网点” 信息共享平台,分层管理,层层监控,动态了解、把握、反馈营收款信息,同时系统反映各级营收款关键监督者的工作完成质量和时效性。
(五)有效性 通过系统标杆管理,每日通报,每月考核,将营收款管理、内部控制管理与公司绩效考评有机地结合在一起。
三、主要做法 (一)组织、培训到位 营收款管理系统涉及多个生产系统,对于技术配合、协调方面的要求比较高。
系统涉及多个部门、多个业务,应用面宽,对与营业相关的渠道、网点、人员、以及相关管理者都有不同程度的影响。
为此,省、市分公司领导亲自挂帅,成立由财务、信息化、客服、市场等部门组成的推进小组。
省分项目小组下发了《营收款监控结算系统操作手册》、《营收款监控结算系统业务规范》,针对相应的岗位职责,做好相应的系统培训、业务培训。
在培训过程中,不断强化内控管理的要求,包括:结算纪律的严肃性、岗位责任与业务授权的管理、不相容岗位相互分离、资金内部稽核和信息沟通。
培训覆盖面达到100%,并留有培训记录以备查。
(二)将生产系统收费代码、营业稽核工作落实到人,落实内控责任体系 对生产系统收费代码(工号)的管理,是有效内部控制环境的一个组成因素。
首先,对于所有涉及“营收款”的生产系统,都一一建立与“综合营业账务系统”相对应的网点匹配关系,所有系统收费代码(工号、仓位等)都归属到网点管理,例如:专线系统需要将工号(不能混用工号)一一对应到综合营业账务系统的网点;卡资源系统需要将仓位(不能混用仓位)一一对应到综合营业账务系统的网点。
然后,营收款系统中建立“省、市、区县、网点”层级归属关系,将所有系统收费代码分解落实到具体的营销中心甚至班组,各营销中心就所属代码产生的营业款直接对公司负责。