物业设施设备档案管理制度
1 目的。
2 适用范围。
3 职责。
3.1 工程技术部办公室负责对技术资料建档并进行管理和控制。
3..2 工程技术部文员负责技术资料的收集、登记、存档、保管、使用、分发、借用、作废等具体工作。
4 操作步骤。
4.1.1.1 新购设备进行开箱验收时,工程技术部文员负责收集设备随带的技术资料。
4.1.1.2 设备技术资料的原件应交工程技术部办公室归档保存。如使用部门需要技术资料,工程技术部档案员可对其进行复印,并将复印件提供给使用部门。
公司新接管小区的技术资料由接管验收小组负责与开发商进行交接。接管验收完毕后,接管验收小组负责将技术资料(包括各种图纸、设备资料等)交工程技术部归档保管。小区可保留备份件或复印件。
4.1.3.1 工程技术部文员平时应注意收集国家、地方或有关部门发布的与设备有关的各种法律、法规、标准、规范。
4.1.3.2 工程技术部文员平时应注意收集有关设备及设备厂家的最新技术资料。
4.2.3 工程技术部文员应建立技术资料登记表,记录该资料的名称、编号、来源、原件保存部门、副件、复印份数及复印件保存部门等。
4.3.1 技术资料如有分发需要,应由工程技术部经理确定分发范围,核定分发数额。由文员进行复印,核对无误后并进行分发,同时填制技术资料发放表。
4.3.2 公司员工需要查阅相关的设备技术资料,必须出示部门负责人的批条,并经工程技术部经理同意。
a) 该技术资料与国家、地方、有关部门发布的各种现行的法律、法规、标准、规范有严重抵触,或被其明令禁止;。
C) 因本身存在较大错误,被原发布单位用新的资料予以替代的技术资料。
4.4.3 已经发放的技术资料由工程技术部办公室按技术资料发放表限期三日收回。
4.4.4 所有作废的技术资料必须加盖作废章,同时填写作废技术资料处理记录表,并由工程技术部经理批准后定期统一销毁。
4.4.5 因任何目的需要保留的作废文件,须经工程技术部经理批准后,加盖保留章后方可保留。
5 记录。