基层水文档案管理工作的探讨

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张逸静俞茜摘要水档案是国科技档案重要组成部分可分水基础档案和专项技术档案两类。

分析了我国基层水单位水档案管理水平不高、技术手段不先进、利用效率不高等问题及产生背景原因提出了基层水单位要推进水档案管理数化建设和提升水档案开发利用效率朝信息化方向发展。

关键词水档案；档案管理；信息化管理；开发利用水档案是水观测和水情预报等水工作活动形成档案是国科技档案重要组成部分流域综合治理、防汛抗旱、工程建设、水开发和可持续利用等方面都发挥着重要作用其职能与民生密切相关。

基层水工作主要责集、监测和评价当地与水有关基础信息流域水建设、水水监测、水环境监测评价、河道水库测绘、水调评价、水气象预报、水分析计算、水动测报、水土保持等提供技术支持当前全国每年收集水水数据超0亿条数据量繁杂且种类繁多且基由基层水单位集产生因基层水单位就做档案管理工作对促进水事业健康发展至关重要。

基层水档案分类随着水工作国民济发挥越越重要作用水行业职能也逐步发生了变从行业水开始走向社会水从传统水迈向了现代水。

当前我国基层水工作不仅责当地水测报、水勘测、水分析计算还承担了水质监测、防洪评价、水调评价和水土保持监测等生态治理工作产生水档案数量上日益增多种类上逐渐丰富。

当前我国基层水档案可分水基础档案和专项技术档案两类。

水基础档案主要有水、水和水质三部分水部分是基层水档案基础它涵盖了水巡测和水准测量原始记录、测技术、行业规、任、水手册、水情简报、年报、汛期总结、水整编成、地下水等；水部分主要90年代期至今水公报；水质部分主要水功能区水质监测通报、水质监测成表、应急监测报告、仪器监测原始、质量统计表、常规监测原始等。

专项技术档案主要有工程测量、河道测量等测绘成和防洪评价、水分析、水土保持方案、入河排污口设置认证等分析报告。

基层水档案管理存问题档案管理水平不高基层水档案管理工作普遍起步较晚识薄弱基层单位现存水档案基70年代以。

主要原因是历部分基层水单位观测程所记录都会向上级水总进行提交水数据和成上级单位都会进行备份。

这就导致基层水单位对单位水档案不重视规制不健全实际管理工作不仅没有按照相关规定纳入到档案管理而且专职管理人员配备不到位人员专业素质不高工作随性较造成部分纸质档案由保存年代较久远、使用频率高、保管条件差等多方面原因保护形势不容乐观严重影响了基层水档案管理水平[]。

档案管理技术不先进基层水单位作公益性事业单位档案管理可能受到办公条件、金等各方面因素限制管理方式较落技术手段较传统。

目前多数单位对水技术档案仍只进行“单套制”管理即只对纸质件进行存档。

然而现使用计算机动采集水信息已较普遍产生了量水电子件传统纸质体下水档案管理技术手段已很难与当前档案体多元化要相适应。

3 档案利用效率不高水档案种类多、数量传统手工登记账拆卷档方式使得档案较繁琐利用效率不高。

其次先进水技术和动化仪器设备虽然基层单位广泛引进但多数已建业数据库成系统难以共享信息形成了数鸿沟和水信息孤岛。

而且基层水单位档案管理上存“重藏轻用”思想水档案长期处封闭或半封闭状态缺乏跨地区、跨行业信息共享平台进而对档案使用价值产生了忽略。

3 信息化是基层水档案管理工作方向3 推进水档案管理数化建设电子件检快捷使用方便随着、动遥感系统等水信息化设备广泛使用水档案发展趋势走向了电子件归档和电子档案管理。

并且纸质件和电子件归档“双套制”管理短期不会取消规化标准、统制前提下加快建立水档案动化管理系统实现水档案实归档、动编目、动存储、全检等功能势必行。

现如今基层水单位档案管理系统多较老旧要档案人员手动录入编目、人工扫描纸质件工作量十分巨亟套现代化水档案系统将单位各平台上待归档件动对接至档案系统实现系统上对归档件电子盖、打印目录、存储电子件等功能。

“双套制”管理前提下也要加快对现有纸质档案数化处理对历史水档案件扫描有别传统扫描手段现可通R（光学识别）技术将其化可检数信息。

这样传统检档案目录基础上还可以对档案全进行逐检方便用户精确定位检信息提高了档案检精准性。

利用现有双层技术既可以保证打印扫描件原图输出又能对全容进行复制和检基层档案工作非常实用。

但是目前换准确率还达不到00%还要人工校对保证档案件准确性。

传统水档案多以纸质体主[]且种类繁多数量庞次性完成全部档案数化处理难以实现。

因基层单位可根据实际情况对档率较高纸质档案优先进行数化处理。

通全功能能极提高档案档速纸质档案借频次明显降低档案原件能得到有效保护、使用将得到显著延长。

3 提升水档案开发利用效率水档案突出特重视长序列汇总和水科技研究验积累[]。

开发利用上水档案统性、区域性、性和系统性对档案跨和区域围提出了更高要。

由水管理体制多次变迁基层水单位曾被多部门分管部分水档案可能保存不系统多单位利用要多方协调。

而系统下不地区水档案也因缺乏统信息共享平台实际利用程要耗费量和精力。

因提升水档案开发利用效率当急是构建全省乃至全国统水档案信息共享平台除了省水单位可以共享水档案外还可以更向社会提供水档案深化开发档案涵。

而且传统档案通常只是档案管理单位档者提供要份纸质档案而水档案信息共享平台目标是关各地区水档案实现次检多库询功能對特色和利用率高档案进行信息加工添加关当用户对关键进行检能主动提示相关信息更全面助用户综合使用档系统[3]提升了开发利用效率。

参考献[]高爽浅析基层水档案规化管理[]赤子05（）[]钱光辉推进上海水“档案”管理建议[]国水利0（）666[3]试论基层企业勘测档案管理新模式[]西北水电0（）8687作者简介张逸静（99）女汉族江苏苏州人江苏省水水勘测局苏州分局研究生主要从事办公室档案管理。