浅谈电力企业文书档案的收集与归档
摘 要：电力企业档案管理是企业管理的重要组成部分，文件的收集与归档是将文件转换为档案的重要环节，也是档案管理的核心内容。随着中国电力工业的飞速发展，电力企业文书档案所包含的信息越来越丰富，其重要性也在不断地放大。本文基于文书档案收集与归档工作的重要意义，针对现阶段电力企业文书档案管理工作中存在的归档问题进行探讨，并提出改进意见和应对策略。
文书档案，又称管理性档案，是指机关、团体、企业、事业单位及其他社会组织在领导和行政管理等项活动中形成的具有保存备查价值的文件，是各个机关、团体和企、事业单位档案工作的主要内容之一。文件材料的收集工作是档案管理的起始环节，在简化档案整理、强化档案利用的今天，档案的收集与归档工作已变得越来越重要，只有规避已经出现或可能出现的问题，才能保证文书档案信息的系统性、完整性、准确性、有效性和及时性，才能使文书档案在企业日常管理和经营活动中发挥最大效用。
（一）文书档案的收集与归档工作是文书档案管理工作的前提和基础。
文书档案的收集工作是文书档案管理工作的起点。一般情况下，档案部门管理的档案不是由档案部门自身产生和形成的，而是通过开展收集工作，档案部门将各个部门形成的具有保存价值的文件接收过来，经过长期积累形成的。因此，从全部档案业务工作的程序来看，收集工作是第一个环节，它为文书档案工作提供了实际管理对象。有了档案，档案室才能开展整理、编目、鉴定、保管、统计和提供利用等各项工作。收集工作做不好，就没有齐全完整的档案，也不会有健全的档案工作。
（二）文书档案的收集与归档质量决定了文书档案管理工作的质量。
通常，人们在衡量一个单位档案管理水平的高低时，首先要查看档案室收集的档案是否齐全完整。如果收集及时，文件材料完整、系统、鉴选得当，就能为档案管理的各个环节奠定良好的基础，从而能够集中力量对档案进行深入研究，并广泛开展档案的利用工作。
（三）文书档案的收集与归档工作是提高企业管理工作效率的有力保障。
文书档案收集与归档工作的实施是对企业发展历程的记载，有助于企业管理工作效率的提升。企业经营管理过程中形成的文件材料经过收集与归档的方式实现规范化整合，便于单位在考核评定、编史俢志等工作中，能够通过查阅相关档案信息，合理而全面地完成工作。企业文书档案还便于决策者掌控单位实际经营状况，为调整发展战略提供事实依据。
因此，文书档案收集与归档工作重要性明显，意义重大，需在日常档案管理中给予高度重视。
在企业文书档案的管理过程中，通常会见到归档文件收集不齐全的情况，主要原因是各部门的档案管理流程不规范，文件形成者对本部门文件材料归档范围不了解，归档意识不强，各种文件材料随意摆放，档案人员未履行好监督指导的职责等种种因素导致文件材料无法及时收集完整并归档入库。
归档文件材料不完整，存在文件材料断章、断页、缺时间、缺单位落款公章、缺人员签字等不齐全的问题，或者有正文缺附件，有收文缺收文处理单的情况；存在归档文件材料采用圆珠笔、纯蓝墨水等不利于长期保存的书写材料的现象；存在复印件或热敏纸归档的问题。
文书档案管理人员业务水平有待提高，如：将文件按级别划分，仅侧重于红头文件的管理，对于无编号或一般性的普通文件材料重视度不够，致使文书档案管理工作的质量大打折扣，维持在低效运行水平。少数档案人员的工作责任心不强，没有认真记录与及时归档文件材料，造成文件材料分散，不便于管理和利用查阅。又或是档案人员忙于归档文件的整理和档案的日常提供利用工作，少有足够的时间详细了解各业务部门的具体工作，造成收集工作的盲目性。在收集过程中，经常出现业务部门给什么，档案部门就收什么的现象，導致有用的文件收不进来，收来的文件用处不大等问题。长期如此，不仅直接影响档案利用工作的质量，而且损害了档案部门的形象，危及档案工作的地位。
因此，针对上述存在的管理问题，我们必须及时采取相应的改进措施，加强企业文书档案的收集与归档工作，保证档案管理工作的顺利进行。
企业需配置专职文书档案管理人员，文书档案员要努力提升自身专业素质，热爱本职工作，忠于职守、吃苦耐劳，在工作中充分发挥主观能动性，及时向领导汇报文书档案管理的各项工作，使其意识到文书档案工作的重要性。
文书档案的收集与归档工作质量与档案管理人员的素质具有直接的关系，因此在文书档案管理工作中，应全面提高文书档案管理人员的综合素质。通过各方面的培训，培养档案人员较强的专业素质，增强对档案管理的敏感性；培养积极向上的思想意识、较全面的前瞻意识等，增强工作热情、管理意识和责任意识；加强对现有档案人员的继续教育，使其进一步拓宽视野，全面了解文书档案管理工作的发展前景，根据发展趋势，努力提升自身专业素质；监督和指导有关人员做好文件的归档工作。
（三）加强全体员工的档案意识与行动力度。
档案的前身是文件资料，每一位员工都有可能是文件的形成者，按照“谁形成、谁归档”的管理理念，如果大家的文件归档意识不强，就会造成企业重要历史资料的缺失。随着档案工作的不断宣传与发展，企业各级人员越来越意识到文件材料需要归档，但意识程度只停留在“口头”上，没有落实到“行动”中，要进一步增强广大员工的档案意识，用完善的制度来约束不归档行为。
1、建立收发文登记制度。现阶段电力企业单位基本实现办公系统自动化，经办公系统流转的文件可全部与档案信息系统对接，有力保证了文件材料的齐全完整性。针对未经办公系统办理的文件材料，各部门要对收到的各类文件材料进行规范化记录，列明收文日期、文件标题、来文单位、文件日期、签收人等，并定期向档案部门移交文件材料收发登记簿，让文件材料具有可追溯性，有效避免漏归档。
2、制定符合本单位的文书档案归档范围及保管期限表。档案部门要加强收集工作的调查和指导，加强与各业务部门的沟通和联系，掌握应归档文件的分散、流动、管理和使用等方面的信息。特别是对业务部门形成的文件，档案人员要在全面了解本单位基本职能的基础上，深入、细致地掌握各部门的主要职能活动及其形成的文件材料情况，准确划定收集的范围和收集重点，确保归档文件齐全完整，提高收集工作的质量。
四、结束语。
综上，我们应高度重视档案文件材料的收集与归档工作，全面分析文书档案管理过程中主要存在的问题及原因，采取有效的改善措施，确保文书档案的收集完整与准确，促进文书档案的归档工作顺利开展，从而更好地实现文书档案管理工作迈上新台阶，为企业发展服好务。
参考文献。
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[2]周家兴 浅谈办公室文书档案收集与归档工作管理，办公室业务，2013（23）。
[3]白芝梅 浅谈企业文书档案收集与归档工作，《商场现代化》2016年第20期。
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