审核员误区分析其对策

审核误区分析及其对策

作为一名合格的审核员,应该遵守审核工作的独立性、客观性和公正性原则,有效、高效地开展审核活动,确保审核结论的一致性。然而,由于审核过程的复杂性,以及审核员个人素质能力等参差不齐,有些审核员常常陷人某些误区,给审核工作带来了负面的影响。

审核员存在的误区

一、不做准备,仓促上阵。

某些审核员认为,自己经过培训与注册,从事审核工作自然轻车熟路。因此,审核前不认真阅读受审核方的管理体系文件,不了解其工艺流程、过程、适用的产品标准和法律法规要求,也不准备审核检查表,不管受审核方是否属于自己所熟悉的行业和专业,就匆匆进人现场开展审核活动。

二、"蜻蜓点水",浮于表面。

某些审核员进行现场审核不深人,满足于"点到为止",其审核方法既呆板又单调。例如:只会机械地提问,或埋头查看受审核方的管理体系文件和记录;现场观察不仔细,不能综合运用面谈、查阅资料、现场观察、重复验证等方法进行调查和追溯;查找受审核管理体系的深层次问题时,只能发现文件未编号、记录未签字等小问题。

三、偏离目标,延误时间。

某些审核员只是"跟着感觉走",凭经验审核不能紧紧抓住受审核方的关键过程和活动,也不能控制现场审核的节奏与进度,对自己感兴趣的某个方面或某个细节过多地纠缠,查不到问题不罢休,浪费了宝贵的时间,致使不能按照审核计划规定的时间完成检查表中全部内容的审核,只好延长审核时间或虎头蛇尾地草草收场。

四、指手划脚,充当"教练",某些审核员忘记了自己的角色和任务,滔滔不绝地向受审核方讲述应该如何做,这样做有什么好处,不这样做会产生哪些后果等。在现场审核时,对受审核方提供咨询、进行辅导,既当"裁判员",又当"教练员"。

五、居高临下,盛气凌人。

某些审核员不注意礼貌,不能平等地对待受审核方,讲话的语气傲慢而生硬,审问、教训甚至训斥受审核方,态度咄咄逼人,人为造成紧张的气氛。在这种情况下,受审核方因过分紧张而不能正常回答问题,也不能准确提供有关资料或进行正确的操作。

六、自以为是,固执已见。

某些审核员经常自我感觉良好,习惯根据自己的经验和做法对受审核方提出各种要求。例如,要求文件必须加盖受控印章、仓库必须设立待检区、所有的规定都要实现文件化、所有工作都必须有记录等。一些人在审核过程中,固执地坚持自己的意见,听不进受审核方的解释,随意将受审核方经实践证明是行之有效的做法判为"死刑"。

七、不进行必要的回避,审核结论有失公正。

某些来自行业主管部门或行政执法部门的审核员,有的是受审核方的直接管理者、监督者,有的是受审核方的服务者,长期与受审核方有非常密切的关系。这些人员参加审核组,很难保证审核的独立性和公正性。

八、特权思想严重,违反审核规定。

某些审核员不准时到达审核现场,不注意自己的言行举止、衣冠不整、自由散漫,有极强的优越感。例如,不遵守受审核方有关禁烟、换鞋、穿防护服等规定,给受审核方造成一些安全方面的隐患。审核员存在误区的危害审核员存在的种种误区,必然给管理体系审核工作带来一定程度的危害,主要表现在三个方面。

1、降低审核的效率。

审核前没有充分的准备,不了解受审核方的行业特点或产品特点,审核目的不明确,抓不住重点,把宝贵的时间浪费在向受审核方进行辅导与讲解上,将大大降低审核的效率,影响审核任务的顺利完成。

2、审核的有效性差甚至失效。

现场审核达不到应有的深度、不能在宽松平和的气氛中进行、与受审核方的关系过于密切等,将使获得的各种信息出现偏差,证据不充分、不全面、不真实、不客观,致使对受审核管理体系作出的整体评价失真,影响审核的有效性。情况严重时,将导致审核活动失效。

3、使认证机构形象受损。

作为第三方认证机构,树立公正、独立的形象至关重要。审核员的一言一行都代表认证机构。如果不注意约束自己的言行、不尊重受审核方、随意违反审核工作纪律、坚持自己的不合理要求或错误观点等,就会损害认证机构的形象和声誉,甚至给审核工作造成不利的影响。

如何走出误区

走出审核员存在的误区,是一个不断提高审核水平和审核技巧、改进审核技术的过程,也是确保审核结论公正性、有效性、一致性的关键问题。作为审核员,应从以下几点人手提高自己的综合素质

一、注重知识更新。

审核员要善于学习,不断丰富自己的知识结构。不但要学习、掌握相关法律法规、标准及其指南、审核程序和技术、现代管理理论、最新科学技术等,还要注意学习和积累一定的专业知识,不断扩大自己的专业范围,熟悉专业范围内的产品和过程,使自己成为复合型的人才。只有熟练地综合运用各方面的知识,才能在审核实践中对受审核方的管理体系作出准确评价。

二、提高专业技能。

审核员要勤于实践,不断提高自己的专业技能。一是提高基本技能,包括交流能力、观察能力、协作能力、分析判断能力、独立工作能力、控制局势能力、应变能力等;二是提高从事具体审核工作能力,包括审核准备工作能力、实施现场审核能力、整体评价能力、编写审核报告能力、跟踪与监督能力等,以适应审核工作的需要。

三、强化角色意识。

审核员要明确自己的角色以及所承担的责任和义务,注意时刻修正自己的角色行为,不能偏离角色;应严格。

自律,保持良好的审核员形象。

四、加强素质修养。

审核员应具有较高的职业道德水准和良好的素质修养,如正直、诚实、客观、公正、独立、勤奋、敬业、谦虚、谨慎、开明、自信、礼貌、果断、坚韧等。只有具备这些素质,才能胜任审核工作。当然,不可能要求审核员是一个十全十美的人,但只要其自觉做到持之以恒地不断改进,就会离误区越来越远。

五、加强培训和考核。

认证机构应加强对审核员的持续培训,定期组织召开审核技术研讨会和经验交流会,加大对审核员监督、评价、考核的力度,引进竞争和激励机制,实行优胜劣汰,保持审核员队伍的良好素质

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