机关公文管理制度
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为了进一步做好局机关公文处理工作，提高办文质量，促进机关工作规范化、制度化，根据《党政机关公文处理工作条例》、《党政机关公文格式》的规定和自治区人民政府的相关要求，结合局工作实际，特制订本制度。
一、公文种类
1.局常用公文种类包括：决定、通告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。
2.根据行文关系，公文分为上行文、下行文和平行文。请示、报告等文种用于上行文；决定、通知、通报、批复等文种用于下行文。“意见”适用于对重要问题提出见解和处理办法，既可作上行文，也可作下行文或平行文使用。作为上行文，应按请示性公文的程序和要求办理；上级机关应当对下级机关报送的“意见”作出处理或给予答复。作为下行文，发文机关应当明确下级机关是否照此执行或参照执行；文中对贯彻执行有明确要求的，下级机关应遵照执行，无明确要求的，下级机关可参照执行。作为平行文时，提出的意见供对方参考。“函”适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项等。
二、公文编号
1.政策性、规范性、重要性行政公文，以“内工商发〔×××〕××号”编号。
2.具体业务性和工作性公文，以“内工商*字〔×××〕××号”编号。
3.党组文件，以“内工商党组字〔×××〕××号”编号。
4.函，以“内工商函〔×××〕××号”编号。
5.会议纪要，以“〔×××〕×号”编号。
三、行文规则
1.行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示或报告。本局依据职权可以向自治区党委、政府和国家工商总局行文请示、报告，可以与自治区级各部门相互行文，也可以向下一级政府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。
2.局机关内设机构不得向局以外的其他机关（包括本系统）制发政策性和规范性文件，不得审批下达应当由局审批下达的事项；与相应的其他单位进行工作联系确需行文时，只能以函的形式行文。
3.本局可以与自治区党委有关部门、自治区政府各部门联合行文，也可以与相应的党组织、同级人民团体和具有行政职能的事业单位联合行文；联合行文须报经自治区政府办公厅同意；联合行文一般由主办机关首先签署意见，协办单位依次会签；联合行文应标注主办机关或排列在前机关的发文字号；行政机关联合向上行文，为简化手续和提高效率，由主办单位加盖公章即可。
4.以局名义向上行文的请示、报告等，必须由局长签发。如遇局长外出学习、考察等特殊情况，发文时间紧急，可由主持工作的副局长签发，并随文以书面形式说明情况。
5.“请示”应当一文一事，一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。“报告”不得夹带请示事项。
四、公文处理
1.起草。各类公文由相关处室（单位）负责起草，处室（单位）主要负责人审核，并填写拟文单。发文要注重实效、突出指导性、针对性和操作性。可发可不发的坚决不发，可长可短的一定要短，能低规格发文的绝不高规格发文。就同一事项作出的安排、提出的要求，尽可能集中在一个文件中下达，避免重复行文。凡可采用电话、传真等形式下达、反馈的事项，不再正式行文。严格控制文件篇幅，除重大工作部署性文件外，一般不超过3000字。
起草涉密文件，应当依照有关规定标明密级和保密期限，注明发放范围及制作数量；绝密级、机密级文件要编排顺序号；涉密文件必须在指定的保密专机上起草，在涉密专网上流转，严禁在非涉密网上流转；涉密文件制发和产生要在指定场所进行，严格按规定份数执行，不得擅自多印及余份。
2.审核。局办公室负责行文格式、规范的审核，并签呈相关领导审阅、签发。政策性和法规性文件，在送局办公室审核前，须送局法规处进行审核。
3.签发。以党组名义发文，由党组书记签发；以自治区工商行政管理局名义发布的规范性文件，向自治区党委、政府和国家工商行政管理总局报送的请示、报告，涉及全局性工作的重要公文，由局长签发；以自治区工商行政管理局名义发出的其他文件，一般由分管局领导签发，分管局领导审核认为属于重要事项的，可报局长签发；涉及两个以上局领导分管工作的发文，经有关分管局领导审核后报局长签发；有时限要求的发文，因分管局领导出差、休假等原因，可由局长或局长委托分管局领导签发。
各处室报请领导审批的文件，均应经办公室审核，除局领导直接交办的事项外，原则上不直接报局领导个人。各处室报批的文件，处室主要负责人应审核签字。各处室拟报批的文件涉及有关处室工作的，应经有关处室会签。若有分歧意见，主办处室负责人要主动与协办处室负责人协商，协办处室要积极配合。经主办处室与协办处室协商，仍不能取得一致意见时，由分管局领导负责协调。各处室会签文件，由办公室统一登记，涉及有关处室工作的，有关处室提出修改意见后（制发规范性文件，须经法制机构审核），送办公室，由局长或分管局领导签发。
制发文件应严格按照规定的程序办理，本着自下而上，逐级审核把关，逐级送审签批的原则，不得倒签、倒审。凡未经办公室主任或分管副主任审核把关的，签发局长不予审批。系统内业务指导性的简报，处室负责人应认真核稿，并报办公室审核后印发。
3.制发公文完毕后，承办人应将公文电子稿、签发单连同打印好的公文一式两份送办公室存档。根据公文的内容，凡重要的公文应分别送各位局长、副局长和有关处室（单位）各1份；其他公文一般应送签发该公文的局长或副局长和办公室各1份。对送印的涉密文件文稿和印出的文件要妥善保管，文件清样、废页和多余份数要及时销毁，严禁个人留存、抄录和外传。机关各类文件一般只发到盟市工商行政管理局，特殊情况需发至旗县、市（区）级工商行政管理局的，由签发局长或分管局领导审定。
4.自治区工商行政管理局及机关各处室要进一步精简公文，可发可不发的文件坚决不发；可以内部刊物刊发的内容，不制发正式公文；以自治区工商行政管理局（或党组）名义制发的各类公文，需经局办公室审核确认并报经局领导批准后方可发文；对事务性通知、一般性的转发文件等可用便函类文头发文的，不作编号。
五、收文办理
1.局机关各类文件统一由办公室收阅、登记，并由办公室主任或副主任提出分拨意见。需办理的来文由文书人员将有关批办事项原件与拟办意见一同报送局领导审批。送批的一般程序是：属综合性、重要业务性的文件，送局领导批示，属一般性专业类文件由办公室主任或副主任提出阅办处室和单位。各类信息、简报、会议材料、盟市工商行政管理局工作总结、报告等分送各领导传阅。凡各处室自行拆封并批办的文件，分管局领导不予受理。文书人员要根据领导批示意见及时做好催阅和催办工作。
2.各盟市工商行政管理局要严格按程序向自治区工商行政管理局报送公文，不得直接报送自治区工商行政管理局领导个人。凡报送自治区工商行政管理局的公文，统一由办公室签收、登记，按自治区工商行政管理局领导分工进行分拨。
3.各盟市工商行政管理局向自治区工商行政管理局报送的请示性公文，涉及人、财、物等重大工作事项的，由局长审批，一般请示件由分管局领导签批。需转有关处室研究办理时，凡涉及两个或两个以上处室的，由自治区工商行政管理局办公室明确主办处室。主办处室主要负责人要主动与有关处室协商，属于本处室职能范围内的事项，由主办处室牵头直接答复报文单位。需自治区工商行政管理局审批的事项，主办处室要及时商请有关处室提出办理意见。越级请示原则上不予答复。
4.提高公文处理工作效率，确保公文运转及时、准确。各盟市工商行政管理局报送自治区工商行政管理局的各类公文，原则上应在20个工作日内办结。其中转有关处室直接答复或征求意见的，要在15个工作日内完成，逾期不能完成的，应书面说明情况或理由，否则视为同意。紧急公文随到随办。
5.各盟市工商行政管理局报送自治区工商行政管理局的公文，凡不符合《国家行政机关公文处理办法》及有关规定的，退回原报文地重新办理。
六、公文管理和归档
1.办公室为局公文处理的管理部门，局公文由办公室统一收发、登记、编号、归档和销毁。
2.各处室（单位）制发的公文须提供校对无误、格式规范的电子文档；附签发领导签名的原始文稿及纸质正式文件两份，及时交办公室归档以备查。
3.加强对保密公文的管理。办公室要按照规定保管、存放保密公文，严防丢失，妥善存放送印的保密文稿、资料及印制完成的文件（含磁盘），及时销毁文件清样、废页和多余份数，严禁个人留存、外传。机密级以上的公文（含密码、密传电报）不得在办公室室外过夜；如当日不能办完，应先交办公室保管，次日再继续办理。涉密文件分发要专人负责，并通过邮政机要通信渠道寄发，严禁通过普通邮件及公文交换中心寄发涉密文件，并严格履行登记手续；绝密级文件分发通过邮政机要通信渠道传递，必须使用专用信封，并加贴“密封条”；机密级以上涉密文件在寄发过程中，要求收方实施签收，有境外人员参与经营管理的中外合资、独资企业，不得发给秘密级（含）以上涉密文件；严格按规定范围发送涉密文件，未经同意不得擅自扩大发送范围。
4.上级机关的公文除绝密级和注明不准翻印的以外，如需翻印、复制的，须经办公室主任批准，并注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。翻印、复制的公文应当与原件同样管理。
5.工作人员因工作需要借阅有关公文，要办理借阅手续；调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文，按照有关规定移交、清退。
6.各处室（单位）应指定专人管理公文，并于每年2月底前将前一年的公文整理后移交办公室归档。个人不得保存应当归档的公文。
7.办公室对归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，便于保管和利用。
8.不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经办公室主任批准后销毁；秘密级以上公文的销毁，要严格履行登记手续，由两人监销，保证不丢失、不漏销。
9.局办公室定期对公文审核中发现的差错情况进行统计、分析和整理，并创办《公文核稿通报》，每两月刊发一期，对在公文处理中常纠常错的现象进行通报；会同人事教育处将各处室、直属单位公文办理质量作为年终考核的一项内容。每年年底从全局公文中评选一批年度优秀公文、优秀调研报告同时予以通报表彰。
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