巩固成果注重实效进一步规范档案管理工作
自2005年11月我局通过了河池市档案局的评审认定，被评为广西壮族自治区县（市）直机关一级档案室后，多年来，我局一直把档案工作作为税收工作的一项重要内容来抓，大力加强档案法制宣传，投入专项资金，采取扎实措施，严格按照档案管理要求，加强档案工作，使档案工作规范化、科学化、日常化，提高了档案的利用率、查准率，得到宜州市档案局充分肯定。
一、主要做法
我们认为，档案工作是一项重要工作，是税收工作的重要组成部份，是反映税收事业的重要内容。做好档案工作，不仅是为现时和今后的工作提供有效服务，还是真实记述创造税收业绩的过程。因此，我们一是安排专人负责。市局有1名专门的档案管理员负责全局档案管理，各部门有兼职档案管理员负责收集各类资料，整理各部门档案交到市局档案室统一管理。二是经费支持。我们对档案工作经费从不折扣。每年拨出一定的经费，对需要更换的硬件、软件设施无条件予以更换。三是纳入考核范围。我们把档案管理工作纳入绩效考评，规定整理档案时限、要求等认真检查，严格考核，确保落实。四是建章立制。我局在已有的档案管理制度基础上，进一步加强与档案主管部门的沟通与联系，先后制定了宜州市地方税务局档案日常管理工作制度和《宜州市地方税务局档案管理办法》及其十类档案的具体管理办法，明确了档案管理工作的职责和任务，归档范围及整理要求，综合档案室的设置和分布情况，管理层次和结构，要求各部门认真执行，在日常工作中妥善收集好宝贵的资料。五是强化宣传教育，树立全员档案意识。我们针对由于对档案法规、条例宣传力度不够，全员档案意识不强，因此，档案管理过程中出现部分中层干部、档案员存在思想抵触，工作不认真，整理归档时资料收集不齐全、不规范、质量差等情况。我们一方面从领导班子做起，大会小会强调档案管理的重要性；另一方面加强档案管理工作的宣传教育，定期组织全体干部职工学习贯彻有关档案法律法规和规章制度，宣传有关档案管理的制度规定、管理办法、保密责任以及档案管理在税收工作中的利用和价值，使全体干部职工提高对档案管理的积极性和责任感，教育全体干部职工热爱档案工作，珍惜档案资料，爱护档案成果，保密档案信息，更好地发挥档案管理在税务工作中的利用效果。
我们认识到，档案工作是一项专业性较强的工作，对人员的素质要求较高；但档案工作又是一项枯燥而繁重的工作，并不是人人都愿意去干。为此，我局一是重视人才培养。我们保证档案工作岗位上人员相对稳定，确保档案工作质量稳步上升。将工作责任心强、业务素质好的人员调整到档案工作岗位来；二是多渠道提高档案管理人员的业务素质。凡上级及当地档案局有培训安排的，我局会派档案人员参加各种档案工作业务培训，同时，有计划地组织专、兼职档案员到区内外地税系统档案先进单位学习考察，加强交流，增长见识，促进工作。三是每年订阅1—2份关于档案管理方面的业务书籍供档案管理人员阅览及研读，提高他们的业务水平。四是开展业务指导。针对我局的档案工作实际，我们采用了以会代训、集中培训、单独指导等多样形式进行业务指导，收到了良好效果。利用各种会议，强调档案工作的重要性、普及档案工作知识；要求办公室积极主动汇报，制定工作目标，给档案人员压任务、给责任、创造工作条件。五是加强专、兼职档案员的思想道德和职业道德教育，教育他们热爱档案事业，恪尽职守，保守秘密。
档案管理需要加强硬件和软件方面的建设，适时更新设备，不断跟上档案管理现代化的需要。我们在获得一级档案室后，各项硬、软件虽然都达到了一级档案室的要求，但是我们仍然在高起点上继续加大投入，确保档案工作按质按量完成。一是加强硬件建设。除了原有的机关档案室、人事档案室、征管档案室等工作室、资料室和陈列室，以及原有的档案密集架、空调器、除湿器、温度计、防盗门、灭火器等档案设备，配备的电脑、打印机、扫描仪、照相机、摄像机等专用设备外，我局先后投入近10万元，更换了1台计算机、1部照相机、1部摄像机、2台刻录机及2台彩色打印机，同时，为确保音像档案及图片档案的保存质量，增购了1台消磁柜；二是加强软件建设。我局每年为档案室购买专业用杀毒软件，用于档案室计算机，同时，积极按照宜州市档案局要求升级档案管理软件及各种图片音像处理软件等。
档案工作的目的，就是要保存和利用好有查考利用价值的各种历史记录。档案整理质量要求高，工作步骤多，程序繁杂。我们首先从日常工作中注重和规范档案资料的收集整理，确保各种档案载体的规范性和完整性；其次规范档案资料用纸，一般为中性A4纸；改革会议记录本的用纸尺寸，也应为A4规格；照片档案应按规定的尺寸晒印；其他档案载体如施工图纸、会计凭证等都有严格的要求。同时，还要注重档案资料的完整性，既要收集红头文件，又要收集白头文件，会议材料、表证单书，都要收集齐全。为此，我们把“应归档文件材料的收集”和“档案的开发利用”作为突破口，大力提高档案工作质量。
1．应归档文件收集。我局专门制定了《档案资料收集制度》，主要包括应归档文件收集、专门档案收集和其他资料收集三方面内容。一是充分发挥 “办公信息系统”的作用，推行无纸化办公，公文处理全部在办公系统网络上进行，归档文件全部以电子档案为主。对外来的纸质文件，尤其是需要办理的和重要的文件，通过全文扫描转化成电子文件后在办公系统网络上传递，纸质文件则直接收集到档案室。本局形成的应归档文件，在盖章时就直接收集到档案室。在特殊情况下，需要将纸质文件带离档案室时，则履行借阅手续，保证应归档文件不丢失。二是对专门档案的收集，我局对会计档案、照片档案、音像档案以及基建档案等专门档案，制定了专门档案收集整理制度。按照制度整理形成的专门档案，集中统一保管在综合档案室，避免了档案分散存放或流失。三是其他资料收集，主要是指党组会议记录等会议记录、人事年度报表等报表以及外出开会人员带回来的文件材料等的收集。各项会议记录，在次年3月份统一收集；各类报表，按年份收集；外出开会带回来的材料，由开会人员主动交到办公室，由办公室按公文处理程序处理后收集。
2．档案的开发利用。关于档案利用，我局着重抓了两方面的工作。一是自主利用。所谓自主利用，就是办公信息系统网络内的任意一个人员，都可以在网上自主查询文书档案全文，并加以利用。为此，我局专门制定了电子档案整理制度，从制度上规定：所有外来纸质文件，都必须扫描进入办公自动化网络系统；任何单位和个人，原则上都不允许依据纸质文件进行公文处理，更不允许在纸质文件上签署办理意见或办理情况。相应地办公系统中的电子文件，也必须按照规定的方式和时间办结。二是利用档案管理系统查询。所有归档文件，都由档案管理员录入档案管理系统，供利用时查询。
二、取得的成效
一是为本局的组织收入、政策落实、稽查执法、行政办公以及为其他单位和个人提供利用服务，收到了良好的社会和经济效益。
二是通过认真落实档案管理办法，各类资料收集越来越齐全，对于今后指导今后的税收工作也起到一定的参考作用。
档案工作是一项长期细致的工作。在今后的档案工作中，我们将继续按照《中华人民共和国档案法》，明确目标，突出重点，加快工作步伐，规范档案管理，狠抓开发利用，努力开创我局档案工作新局面，使档案工作更好地为税收工作服务。