[文书档案管理归档整理操作方法和技巧]
、什么是件材归档整理是指立档单位其职能活动形成并办理完毕应作档案保存各种纸质件材以件单位进行装订、分类、排列、编、编目、装盒使有序化程。
二、归档件整理原则遵循件形成规律保持件有机系区分不价值便保管和利用。
三、件材归档整理具体操作方法（）收集收集工作即是将单位其职能活动形成、办理完毕、具有保存价值各种材收集集起工作程。
要材齐全完整、容真实准确（二）确定“件”归档件整理方法是以“件”单位进行件级整理。
“件”确定定要把握尺不可严也不可太松。
般以每份件件。
具体情况作如下规定、件正与定稿件；、计算机及其络环境形成件无定稿或打印出定稿上无重要修改手迹、领导批示定稿不归档但发稿纸必须归档且与正合件；3、正与附件件。
附件般是指正明附件它是正容部份。
、原件与复制件件；5、发与被发件；6、会议记录件；如党委会议记录、行政会议记录等；7、成套会议材分别件；8、重要件正与历次修改稿可各件；9、正与件处理单（办单）件；0、与复（指请示与批复、报告与批示、函与复函）件；、报表、名册、图册、成册编研材、刊物等按其原装订方式册（）件；、装订式样表格以定单位（如部门或等）组合可装订起作件。
如先进审批表、工审批表、统计年报等；3、介绍信般份件若单位年形成介绍信数量较多也可结合其它特征划分成若干件；（三）件装订件装订主要是了固定“件”使其便保管和利用。
装订前已破损件应予修整迹模糊或易褪变件应予复制或进行迹加固处理。
件修整、复制要保持原貌前提下进行。
、件修整（）对破损件进行修裱；（）对迹模糊或易褪变件进行复制；（3）除件上易腐蚀金属物；对装订成册不便拆封籍、刊物等金属物已严密封装其且拆钉会损坏原貌不须拆钉重装。
（）对件进行折叠应尽量减少折叠次数。
（5）6开纸张应用纸贴衬。
较厚仍用三孔线进行装订。
件整理必须左侧和下边齐；不锈钢钉不宜钉得多般上下两。
（不锈钢钉应采用档案行政管理部门监制。
）3、件排序（）正前定稿；（）正前附件；（3）原件前复制件；（）发前被发；（5）计算机及其络环境形成件无定稿正前发稿纸；（6）件处理单（办单）归档应放前面。
是将归档件按、、容等方面异分成若干层次和类别构成有机体系程。
、按年分类（）般件归入件签发年。
如计划、总结和奖惩材等容涉及不年件归入件签发年。
（）跨年办结件归入办结年。
如处理案件、问题和复等；（3）跨年会议或活动材统放闭幕年归档（）几份件作件归入排前面件签发年。
、按保管期限分类档案分永久和定期两种保管期限定期又分30年和0年。
（五）“件”排列排列是将每份归档件先排列有序化程。
事由是指件具体事或具体问题或段较紧密工作程。
般份件就是事由。
“年—保管期限”分类方法对归档件进行排列就是保管期限般按具体事由结合件形成顺序进行排列。
全 宗 年室编件机构或问题保管期限馆编件、盖要（）归档般采用红色印泥盖归档件首页上端空白处。
单位归档加盖位置应统；（）归档不要遮盖领导批示、收或件容；（3）若归档件前有件处理单（办单）归档可加盖件处理单（办单）上。
（）年填写件归档年以位阿拉伯数标公元纪年如“008”不必加“年”。
（3）保管期限填写归档件保管期限简称即永久、30年、0年不可用“、、3”等代码表示。
包括室编件和馆编件。
档案室只要编制室编件馆编件暂空不填。
实行档体化管理模式件系统会动给定。
采用年－机构（问题）－保管期限分类单位栏必须填写只能写不能写代。
编目应做到准确、全面、详细、深入以适应档案管理现代化及计算机检要。
项工作手工管理条件下要档案人员手工录入；若实行档体化管理模式工作件收发可并完成。
件责任者题名日期页数备惠山区档案局惠档发[008]00关通知00806惠山区委办惠办发[008]03关见0083填写归档件目录要、件填写室编件。
作件看待件只编件但组会议材等应分别编件。
可写通用简称或全称不要用“局、部门”等。
若是几件组成件只填写排前面件责任者。
如惠档发[008]00。
、题名即件标题。
般应如实填写。
（）没有题名或题名不规可拟标题外加“[]”。
（）计算机辅助管理条件下若标题较笼统进步细化著录可以输二级目录以便快速检。
5、日期件形成以阿拉伯数标年月日如“00706”若件无日期可用“0070000”代替。
若件是由几份件组成且日期不致则按排前面件形成填写。
7、备释件说明情况。
归档件目录应以幅面打印统装订成册封面采用档案局统印制红色硬封面归档件目录夹。
（八）装盒将归档件按室编件顺序装入档案盒并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。
装盒应以下问题、不归档年件不应放入档案盒；、不保管期限归档件不应放入档案盒；3、装盒尽量选择厚适宜档案盒放置件并做到下边齐防止件盒弯曲。
有、3、公分档案盒。
档案管理归档整理操作方法和技巧要整理档案就必须学习领会华人民共和国档案行业标准《档案管理归档件整理规则》和《档案管理归档件整理规则实施细则》。
档案归档整理操作方法收集 装订 归档判断 分类 排列 编目 装盒档案管理分档案盒、科技档案（基建设、科学研究、设备仪器、产品）、会计档案、干部职工档案（人事档案）、诉讼档案、还有照片档案、音像档案、电子档案等等不种类不体档案有不整理方法和要。
但整理原则是相。
即“遵循件形成规律保持件有机系区分不价值便保管和利用”。
、档案管理基要要整理档案就必须学习领会华人民共和国档案行业标准《档案管理归档件整理规则》和《档案管理归档件整理规则实施细则》。
二、档案管理基概念（）档案管理归档件立档单位其职能活动形成办理完毕应作档案保存纸质件材。
（二）档案管理归档件整理将档案管理归档件以件单位进行装订、分类、排列、加盖归档（编）、编目（编制档案管理归档件目录）、装盒使有序化程。
（三）全宗指独立机关、团体或其它组织、人社会活动形成档案有机整体设立全宗主要格是立档单位具有独立法人格可以独立行使职权并能主要以己名义单独对外行。
三、档案管理整理方法（）档案管理收集收集是归档档案管理整理前提、根没有收集齐全完整件材归档整理就不能很地反映立档单位历史面貌和工作情况。
因收集应归档件材必须保证齐全完整；收集围是单位收、发、部件。
必须采取以下相应措施、立档单位要建立健全收发登记制有完整收登记、发登记、印登记、依据归档围收集所登记“红头件”归档。
如①会议材单位年工作会议材（总结、计划）、表彰材专业会议材代表发言材；单位上级工作会议上发言、汇报、验材、型材、交流或发表论、考察报告。
②综合材会议记录（党委、党组会议行政、办公会议）等；各类花名册、登记簿（干部职工、党员、专业技术人员等花名册及主要业工作登记簿）；年报表（业、党员、人事劳等各种统计报表）；各种介绍信存根（党团组织关系、干部调动、行政事等）、协议、合。
以上收集到“红头件”和“白头件”材是单位工作程形成属立档单位应收集件材。
（二）档案管理归档判断立档单位将收集到材依照《机关件材归档围和档案保管期限规定》（国档案局令8）归档围和不归档围剔除不归档件材剩下就是立档单位应归档件材必须进行归档。
不归档件材主要有三方面件①重份件。
指单位发及部分收重份件。
②普发性件。
主要指上级、级非隶属单位给单位普发性不机关办理件材任免、奖励非机关工作人员件材供工作参考件等。
③生效件。
（三）档案管理装订用不锈钢钉或线将归档围档案管理归档件以“件”单位固定起即单“件”装订便保管利用。
般以每份件件件正与定稿件正与附件件原件与复制件件发与被发件重要件正与历次修改稿可各件；计算机及其络环境形成件无定稿或打印出定稿上无领导修改手迹、批示而定稿不存档将正与发稿纸件报表、名册、图册、会议记录、介绍信存根等按其原装订方式然（册）件装订式样表格以定单位组合可装订起件；与复可件装订成套会议材各件正与件处理单件。
、件装订档案管理归档件按件装订具体要正前定稿；正前附件；原件前复制件；发前被发；复前复；汉前少数民族；不无特殊规定前外；有件处理件处理单前正。
3、装订部位与对齐方式及事项？件装订应以左、下侧对齐以便装订和利用。
？装订应将保管期限永久档案管理归档件不合保管要般订钉采用不锈钢订钉装订（采用不锈钢订钉装订档案不能用微波设备进行消毒否则可能会引起火灾）。
或较厚件采用“三孔线”线装方法装订。
四）档案管理分类档案管理归档件采用年——保管期限分类法进行分类。
全宗应保持分类方案稳定。
、区分年①年以落款日期准。
如009年形成《008年工作总结》应归入009年。
②跨年件放入办结年。
如008年形成《00900年工作规划》应归入008年； 某单位007年立案、008年结案某信访案件其件材统结案年归档即归入008年。
③几分件作件“件”日期应以装订排前面件日期准。
具体地说与复件以复准等。
④会议记录以该次会议记录准。
⑤件没有标日期要分析该件容制成材、格式、体以及各种标识通对照等手段考证和推断件准确日期或近似日期并据按年合理归类。
、档案管理区分保管期限将每年档案管理归档件按永久、定期分开定期般分30年、0年。
永久保管档案确定属归档围件哪些要永久保存呢？《规定》七条列出了八款《档案保管管理期限表》列出了款件材约占整期限表半。
可以概括以下四方面①反映机关主要历史面貌件材。
如事记、组织改革、机构设置、人员编制等件材。
②反映机关行政管理、行政执法活动重要件材。
如行政管理工作制、行政管理工作形成审批、审、核准等件材；房产、地产、固定产、行政审批、行政许可、合、协议、国有产管理等件材。
③反映机关主要职能活动重要件材。
如党组（党委）、行政办公会议记录、会议纪要、工作会议、专题会议材上级机关、上级领导视察机关工作件材；机关制定方针政策性法规件、业件、调研报告、请示、批复、外事活动件等。
④反映机关人事管理活动件材。
如人事任免、奖励材与处分材录用、正、聘任、调、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤材；人事考核、职称评审、职工调动、职工名册、党团员名册、党团材等这些件材反映机关历史面貌主要职能活动维护国、机关和职工权益等方面具有长远利用价值和凭证价值是各机关形成件重和核心。
《规定》把保管期限划分永久、定期两种具体划分档案保管期限突出以机关件主（即以我主）操作实现对每级件（上级、级、级、下级）件进行两分制上级机关件针对机关件或属机关主管业永久保存。
如级党委、政府关机关机构设置、领导人任免、人员编制等件；上级机关对机关或人员表彰件；上级机关对主管业工作规划、见、批复等。
其他要贯彻执行或考保存0年。
机关件反映机关主要职能活动永久保存；般保存30年或0年（表界定具体清晰）级机关件非机关主管业但要贯彻执行件材保存0年。
下级机关件报送重要总结、报告保存30年般保存0年。
即立档单位每年只编永久、30年、0年三条流水分开排列。
、保管期限把机构（或问题、）有系（如次活动、项工作会议）件排起即事由相关件应当排列起。
是“遵循件形成规律保持件有机系”整理原则体现。
排列顺序应保持相对固定。
（六）档案管理编档案管理归档件编是指将档案管理归档件全宗位置标识并以归档形式档案管理归档件上明。
编是编目工作起和基础其目是反映分类、排列这些系统工作成。
通编使档案管理归档件全宗位置得以确定并续编目工作以及将利用实体存取提供了条件。
件即件排列顺序它是反映档案管理归档件全宗位置和固定档案管理归档件排列先顺序重要标识。
档案管理归档件应依分类方案和排列顺序逐件编件首页上端空白位置加盖归档并填写相关容。
、年件形成年以位阿拉伯数标公元纪年如008。
以年界每年必须从编起不能跨年连续编各期限分别编流失（即每年分期限共编三条流水）。
室编件编制方法分类方案低级类目；按件排列顺序从“”开始标每种保管期限各编流水顺序如007年永久件、、3……830年件、、3……730年件、、3……3馆编件待档案移交给档案馆由档案馆根据要填写。
（七）档案管理编目档案管理归档件应依据分类方案和室编件顺序编制档案管理归档件目录。
与复件只对复进行编目。
通检复实现对相应。
档案管理归档件目录包括件、责任者、、题名、日期、页数和备等项目。
、件填写室编件。
、责任者指发组织或人即件发机关或署名者。
①填写责任者般应使用全称或通用简称如“海南省纪委“不能使用“厅”、“省教育厅”等含义不明难判断简称。
②合发责任者多可适应省略但立档单位是责任者必须录。
以体现“以我心”精神。
③署责任者档案管理归档件编目应根据件容形式等特征加以考证并填写。
3、件发是由发机关按发次序编制顺序般由机关代、年、顺序组成。
如琼府办[008]98、琼邮管[008]68没有发不填写。
栏不得填写诸如“会议件”等件顺序亦不得填写“情况反映”等刊物名册。
、题名即件标题般应照实录。
没有题名或题名不规应根据件容重新拟写或补充标题外加“〔〕”附原标题。
如海南省档案局关发档发[008]8件通知应重拟提题名并录海南声省档案局关发[国档案局关汛期档案安全管理几见]通知。
5、日期件形成以8位阿拉伯数标年、月、日如0080708、008表示月、日数可回行填写如0080708。
包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等等。
如有些条目须说明情况较多备栏难以填写可备栏加“”将具体容填写入备考表。
（八）档案管理装盒装盒是将档案管理归档件按室编件顺序装入档案盒填写备考表、编制档案盒封面及盒脊。
、装盒要档案管理归档件应严格按照件先顺序装入档案盒与档案管理归档件目录相应条目排列顺序相致保证检到件条目能对应到件实体。
档案利用完毕归位样要将其按件顺序装入相应档案盒否则以件单位进行管理情况下旦归位错误将很难再回甚至可能从成“死档”。
、档案盒应采用无酸纸制作各立档单位应到各级档案行政管理部门购买或向河北省国昌档案用品厂直接订购。
以保证档案盒制成材质量。
3、档案盒应根据摆放方式不盒脊或底边设置全宗、年、保管期限、起止件、盒等必备项。
其起止件填写盒件件和件件件用“”连接。
、备考表放盒所有档案管理归档件用以对盒档案管理归档件进行必要释说明。
项目包括盒件情况说明、整理人、检人和日期。
①盒件情况说明填写盒档案管理归档件要说明情况包括件收集齐全完整程、件身状况（如迹模糊、缺损）等。
整理工作完毕档案管理归档件如有修改、补充、移出、销毁等情况应备考表加以说明。
进行档案管理归档件整理如某件件须说明情况复杂目录备栏填写不下也可备考表详细说明并目录相关条目备项加“”标示。
③检人填写责检档案管理归档件整理质量人员姓名以示对整理质量监督检。
（九）档案管理编制检工具、归档说明（全宗说明）容包括单位主要工作职能、年设机构设置情况（领导班子、设机构及领导任职情况）年主要工作概况、年档案归档情况（含归档工作组织情况、件材完整与否档案数量有何缺陷）。
、打印档案管理归档件目录（采用国际标准型纸永久目录打印式三份30年、0年期限目录打印式份）。
编制封面并根据要分保管期限与归档说明（全宗说明）装订成册归档说明（全宗说明）、永久目录装订式两；归档说明（全宗说明）、永久、30年、0年目录合订。
年填写目录所登录件形成年。
如003年、003008年保管期限根据目录所登件保管期限填写。
如永久永久、30年、0年