基于一体规范化管理视角下文秘工作与档案管理有效衔接的思考
中图分类号：F270 文献标识：A 文章编号：1674—1145（2015）01—000—01 下载论文网 摘 要 一体规范化管理可以将文件、档案纳入到一个统一的管理系统之中，实现二者的有效衔接，从而发挥出系统的整体功能，减轻重复性的劳动，最大程度上提升工作效率。
为此，本文从文档工作的一体两面性分析出发，然后就文秘工作与档案管理衔接过程中出现的问题进行了深入的分析。
最后从强化文档一体化意识、推进文书部门立卷工作以及完善文档全过程管理机制三个方面对文秘工作与档案管理有效衔接的实现方式进行了全面的阐述。
希望为今后文秘工作与档案管理的有效衔接提供一个具有参考价值的文献基础。
关键词 文秘工作 档案管理 一体规范化 有效衔接 一、文档工作的一体两面性分析 文秘工作与档案管理的有效衔接主要集中在对公文的管理。
而作为文秘工作的主要产品，公文又是档案的前身，其质量的好坏直接关乎到档案的质量。
高水平的档案管理就是以一种规范性处理公文为基本前提[1]，同时现代文秘工作又是档案工作的基础性工作，二者结合起来组成了一个整体的两个方面，既相对独立，又相互联系。
以此，需要保障文档实体生成一体化、管理一体化、利用一体化以及规划一体化，从而实现文秘工作与档案管理的有效衔接，保障信息共享。
二、文秘工作与档案管理衔接过程中出现的问题分析 文秘工作与档案管理衔接过程中出现的问题主要集中体现在用纸不达标，装订不规范、版记不全面，附件不规范、文件不适当，办理不规范以及原稿不齐全，编号不规范等等方面[2]。
其中，版记不全面，附件不规范直接影响到了文秘工作与档案管理的有效衔接。
比如附件字样标识不当、正文与附件名称及序号不一致，都会严重影响公文的规范性管理。
而文件不适当，办理不规范在文秘工作与档案管理的衔接中也是一个较为突出的问题[3]。
公文办理程度上的不规范，诸如超级行文、越级签发等等，都给文档管理工作留下了难以弥补的隐患。
最后，原稿不齐全，编号不规范主要体现在公文登记不及时，分类不准确，从而造成公文漏号、重号等等情况，既影响到了公文的质量，同时又不符合立卷归档的要求[4]。
三、文秘工作与档案管理有效衔接的实现方式 （一）强化文档一体化意识 实现文秘工作与档案管理的有效衔接首先需要强化文档一体化意识。
档案是人们社会实践过程中的原始记录，是特定时期历史的真实折射和缩影，需要维持历史的真实性，从而保障后人能够全面理解历史传统和发展状况[5]。
为此，强化文档一体化意识就需要全面文秘工作人员将“档案”二字印在头脑之中，不仅要在当前工作中服务，同时还要站在历史负荷的高度实现文秘工作与档案管理的有效衔接。
（二）推进文书部门立卷工作 实现文秘工作与档案管理的有效衔接第二个方面就是要推进文书部门的立卷工作。
文书部门归档主要是指做好平时的归档工作，做到收集及时、归档及时，消除拖拉积压的问题出现。
例如，对于一年一度重要的经济工作年会以及其他具有历史性的会议或事件，文书部门人员需要将会议的全部资料进行整理、归档。
对于工作人员因故调离工作岗位时，应该按照有关规定做好公文材料的全面交接工作，以保障档案资料的完整性。
（三）完善文档全过程管理机制 完善文档全过程管理机制是实现文秘工作与档案管理的有效衔接的一个有效方式。
一是要树立一个质量管理意识，明确认识各自岗位的质量管理责任，是完善文档全过程管理的前提。
三是要理顺管理体制，完善组织机构，建立一个高素质、相对稳定的文秘工作与档案管理衔接队伍。
最后，需要进一步完善有效管理制度和工作程序，严格按照规范性操作进行公文的办理，制度和操作程序需要尽可能的细化、明确，提升实践可操作性。
四、结语 本文从文档工作的一体两面性分析出发，然后就文秘工作与档案管理衔接过程中出现的问题进行了深入的分析。
最后从强化文档一体化意识、推进文书部门立卷工作以及完善文档全过程管理机制三个方面对文秘工作与档案管理有效衔接的实现方式进行了全面的阐述。
希望为今后文秘工作与档案管理的有效衔接提供一个具有参考价值的文献基础，实现一体规范化管理可以将文件、档案纳入到一个统一的管理系统之中，保障二者的有效衔接，从而发挥出系统的整体功能，减轻重复性的劳动，最大程度上提升工作效率。
参考文献： [1] 马兰.浅谈企业文秘工作与档案管理工作的有机结合[J].甘肃科技纵横，2011.02：110—111. [2] 况敏.文档一体化背景下文秘人员的角色定位和素质培养[J].老区建设，2011.10：53—54. [3] 王玲.浅析信息时代文秘工作与档案管理的关系[J].经济研究导刊，2011.27：217—218. [4] 姚新颖.刍议文秘工作与档案管理的一体化[J].大众文艺，2014.20：267. [5] 师云龙.浅谈文秘工作与档案管理[J].中国管理信息化，2012.14：103—104.