公文处理与档案管理的衔接处理
摘 要：公文是党政机关、社会团体、企事业单位在公务活动中所形成的具有法定效力和规范格式的公务文书。
公文处理是档案工作中的一个重要环节，档案资料大多来源于公文，因此要做好公文处理与档案管理的衔接处理。
本文分析了公文处理与档案管理衔接中存在的问题，并对这些问题的解决提出了有效措施。
毕业论文网 关键词：公文处理；档案管理；衔接处理 公文是一个单位对外联系、沟通的媒介，档案是信息材料的重要载体。
虽然公文处理与档案管理的工作任务不同，具有相对的独立性，但是两者之间也存在着重要的联系，公文处理工作是档案管理工作的基础性工作，对档案管理工作质量的提高起着举足轻重的作用。
当前公文处理与档案管理的衔接处理方面仍存在很多问题，影响着行政机关和企事业单位的工作效率与管理水平，成为目前行政管理工作中一个亟待解决的问题。
1 公文处理与档案管理衔接中存在的问题 1.对公文处理与档案管理的衔接意识不强 在实际对公文处理与档案管理工作，实行的是分块管理，档案管理人员和文秘并不是由同一个人担任的，公文的生成发布到归档管理，需要不同工作人员协同工作。
虽然这种工作方式比较便捷、有效，但是由于公文处理人员缺乏档案管理的规范化、标准化和科学化意识，档案管理人员不了解公文处理工作，导致公文处理与档案管理工作在衔接中出现脱节现象，且工作人员对公文处理与档案管理的衔接意识不强，影响工作进程。
2.公文处理与档案管理的衔接制度不完善 在公文处理工作中，国家制定了公文处理条例和办法来规范公文处理工作；在档案管理工作中，也制订了档案管理制度来保障档案管理工作的顺利进行。
但是在公文处理与档案管理的衔接中缺乏完善的管理制度，导致公文处理人员和档案管理人员之间沟通工作不到位，配合度不高，影响了公文处理与档案管理的衔接。
3.公文处理和档案管理缺乏规范质量不高 虽然制定了公文处理条例和办法，但是有些单位的公文处理并没有严格依照相关规定进行公文与档案格式的规范操作。
例如，国家规定公文用纸型号为国际通用的A4 型，装订要求左侧装订，但是仍有一些单位公文用纸不符合要求，装订不规范；公文文种多达十几种，许多单位在使用时经常错用文种，给公文受理机关带来不便，影响公文效率，同时也给档案管理带来不便；公文打印、排版都有格式要求，不规范会影响档案的整理，使得公文无法立卷归档；公文附件不规范等问题。
4.工作人员工作能力和素质不高 在公文处理和档案管理工作中，有的工作人员的工作能力和素质不高，缺乏责任心。
一些工作人员没有经过专业知识和技能的培训，对工作流程不熟悉，没有主动学习的意识，对新的知识技能没有掌握，导致工作能力不高，影响了公文处理和档案管理工作。
再加上工作人员的责任心不强，在进行公文材料与档案管理工作衔接时，没有认真记录与整理相关的文件，导致档案文件缺失，文件材料的来源不明确，文件材料的真实性难以辨别，使档案的真实性和利用价值降低，影响公文处理与档案管理的衔接工作的顺利进行。
2 做好公文处理与档案管理衔接的有效措施 1.增强公文处理与档案管理的衔接意识 要想做好公文处理与档案管理的衔接工作，首先要增强工作人员的衔接意识。
在日常工作中，要提升工作人员对公文处理与档案管理衔接的认识，转变其工作理念，建立公文与档案管理一体化模式，对相关工作人员进行培训教育，让其意识到公文处理与档案管理衔接的重要性。
加强公文处理人员和档案管理人员的沟通联系，端正他们的工作态度，转变工作人员的管理理念，保证公文归档的准确及时性。
2.完善公文处理与档案管理的衔接制度 为做好公文处理与档案管理的衔接工作，要完善公文处理与档案管理的衔接制度。
任何工作都离不开制度的约束，完善的制度使各项工作的进行都有据可依。
因此，要构建合理的公文处理与档案管理的衔接制度，保证公文及档案配合的规范性及密切性，实现公文与档案管理一体化模式。
建立完善奖惩制度，对工作到位、办事得力的工作人员，给以表彰和奖励；对于工作消极，出现较大失误的工作人员，根据相关规定给予惩罚，奖赏分明才能提高工作人员的积极性。
3.实现公文处理与档案管理衔接的规范化 为确保公文处理与档案管理之间的有效衔接，实现公文处理与档案管理衔接的规范化。
首先，在公文处理的各个环节中，必须按照国家规范的公文格式和标准要求，规范操作。
从公文用纸、公文装订、公文格式、公文附件、公文文种等细节入手，确保公文的信息准确、完整，公文格式规范化和标准化。
其次，在档案管理中要严格按照档案管理制度的要求，对档案的收集、整理、归档、保管的环节规范化和科学化管理，把公文处理和档案管理有机结合，做好公文处理与档案管理的衔接处理。
4.提高工作人员的素质和工作能力 工作人员素质和工作能力的高低直接影响工作的质量。
因此首先要注重人才的选拔，选择具有较高的政治素养、责任心强、工作严谨、态度积极并且具有较高的专业知识和技能的工作人员。
其次，要注重在职员工的思想政治素养、职业道德以及专业知识和技能的培训。
提高工作人员对工作流程的熟悉程度，增强其责任意识，培养其爱岗敬业、认真负责的工作态度。
5.完善公文处理和档案管理信息化建设 随着电子信息技术的飞速发展，计算机网络技术被普遍应用到各行各业。
传统的工作方式需要大量的人力，工作过程中需要浪费时间和精力，同时也不利于资料的长期储存和保管。
利用电子信息技术，可以使工作更加方便快捷，节约人力、物力和财力，减少不必要的浪费。
其次，电子信息技术在资料的保存上更具有优势。
利用网络保存资料，占用的空间小，储存的资料多，而且能够长久的保存资料，资料不易丢失。
完善公文处理和档案管理信息化建设，可以降低工作人员的工作强度，提高其工作效率。
但需要注意网络安全，防止资料泄露，造成不必要的损失。
3 结束语 在档案管理工作中，公文处理是一个非常重要的环节，公文处理和档案管理是相互影响、相辅相成的系统工作。
公文是档案的前身，档案材料主要来源于公文，公文质量的好坏直接影响着档案的质量，研究公文处理与档案管理在衔接工作中存在的问题，可以有效提升公文处理的效率，提高档案管理能力，为不同的行政管理工作带来更优质、更高效的服务。
我们应该积极完善相关制度，改进工作模式，强化公文与档案一体化的管理意识，提高工作质量，不断优化公文处理与档案管理的衔接处理。
参考文献 [1]宋平.公文处理与档案管理衔接问题研究[J].办公室业务，2014（24）. [2]高卫.公文处理与档案管理在衔接中存在的问题及对策[J].办公室业务，2012（10）：135. [3]王军.关于机关档案管理几个问题[J].现代交际.，2014（07）. [4]孙大松.基于规范化的文秘与档案管理的衔接问题研究[J].品牌，2015（01）. 作者简介 邹灵洁（1990—），女，本科，助理馆员，深圳市慢性病防治中心，研究方向：档案管理。