关于人防档案数字化管理的一点思考
摘要 人防档案种类繁多，涉及很多方面，对档案工作的要求有其行业特殊性。
加强人防档案数字化建设，安全、有效地管理档案信息并能满足快速查询、整合信息的需求势在必行。
下载论文网 关键词 人防；档案；数字化；管理 0 前 言 随着信息和网络技术的迅猛发展，档案资源数字化日渐成为常态。
各行各业都在积极地将自身档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，方便及时利用，实现资源共享，既顺应了潮流，又提升了档案保管利用的质量和效率。
但是由于行业间的差异，档案数字化管理的要求和进程也有所不同，有的已经建设得如火如荼，有的则刚开始小心试水。
笔者在南京人防系统从事档案工作多年，人防是一个特殊的行业，既要做好人民防空军事斗争准备，构建牢不可破的地下长城，又要坚持平战结合，积极融入城市建设，融入社会经济发展。
人防档案种类繁多，涉及很多方面，对档案工作的要求有其行业特殊性。
目前已经实现文书档案使用计算机进行目录级的管理，但文档资料本身仍以纸张形式存在，其管理、查询与利用仍需要在库房中进行，并没有解决传统纸张化文档资料管理所固有的成本高、效率低、原件容易损毁等问题。
至于工程档案、应急相关人员设备等其他类档案也归属于不同的管理部门，缺乏有效整合。
人防档案一方面作为历史的见证、社会的财富，自身具有极高的社会价值，另一方面作为国防的组成部分，许多资料属于保密范畴。
加强人防档案数字化建设，安全、有效地管理日益庞大的档案信息并能满足快速查询、整合信息的需求势在必行。
而在档案数字化建设的过程中如何体现行业特点，反应行业要求，恪守行业规则，笔者认为必须遵循一定的原则，只有这样才能在数字化大潮中既不落伍，又行得稳健。
1 便利性和严整性相结合的原则 档案实现数字化管理后，最大的优点就是便利。
一份文件不再受“孤本”的限制，可以同时提供给所有需要它的人共享。
数字影像文件可以通过计算机局域网或者广域网进行异地传输，使异地调阅利用成为可能，扩大了档案的利用空间。
档案数字化以后，将已开放的档案上网，这样所有利用者就可以在任何时间上网利用档案信息资源。
从便于工作、便于社会认识人防的角度来看，应尽快对档案进行数字化处理，使其发挥最大效益。
但是数字化档案的便利性又好似一把双刃剑，有时候便利反而会给档案工作所应有的严谨完整带来不便。
因此，遵从档案工作的固有特点，保持数字化档案的严整性非常重要。
经过数字化处理的信息具有非人工识别性，对系统设备的依赖性高，容易删改，加上信息与载体的可分离，这些都直接影响着数字化档案的真实完整。
档案管理的有关部门人员要引起重视，从技术角度入手，及早制定有关标准，并通过技术手段加强监督，这样才能保证数字化档案内容、结构齐全，经过建立、利用后与原始状态保持不变，没有缺损。
目前，人防整体档案数字化管理尚不到位，局域网实现了行政文件信息处理与共享，但对业务系统（如财务、工程、指挥通信、平战结合等方面）产生的专业性较强的文件还不能进行自动收集、鉴定、编目、标引和检索，应予以有效整合，进而形成大数据系统，提高应用效率。
数字化档案管理严整性要求我们建立一个完整的管理体系，对各类数字化档案从产生到永久保存或销毁的整个生命周期进行全程管理，档案从收集、整理、归档、利用各阶段活动统筹兼顾，以实现整个系统（软、硬件及信息）资源的最大共享和最大效益。
这是一个系统工程，仅靠档案部门的努力是不够的，需要相关部门认真研究，积极探索，倾力合作。
2 开放性和安全性相结合的原则 人防档案数字化应开放至互联网，及时为城市地下空间开发利用等工作提供服务，使档案利用不受时间和空间的限制，让使用单位提高工作效率，提高档案信息的共享程度，优化社会资源的配置。
而南京作为旧时国民政府所在地，有不少珍贵的防空历史档案，合理开放更是教育国民的绝佳素材。
尤其是人防工作的战备属性，有些档案是不便开放的，有些更是机密的。
档案管理数字化的安全性首先要在思想上高度重视，建立健全安全保密制度，合理设置用户权限，控制数字化档案信息的访问形式与安全。
其次应从数字化技术手段着手，严格按照国家档案数字化的规定选择技术队伍，坚持定期数据备份，保障系统硬件和软件免受自然灾害和人为破坏。
最后要加强人员教育，增强档案数字化建设中的防范意识，防止档案的散失、泄密。
3 系统建设和人才培养相结合的原则 档案数字化管理建设周期长，信息技术又处在快速发展之中，从人防实际出发，优选档案数字化技术与业务路线，建设好数字化档案系统特别重要。
构筑运行通畅的计算机网络环境；对数量庞大的档案资料源进行甄别鉴定，扫描建档，确保重要档案优先数字化；解决数字化档案信息压缩及存储的关键技术问题；统一数字档案的存储格式、软件环境，准确保存加密文件的加密、解密方式，以保障档案的可读性；加工与数字化档案利用同步实现，提升档案数字化的效益等，这些技术问题的解决需要耗费一定的人力、物力、财力，应该从与时俱进的高度予以重视。
档案数字化是档案工作中的一项新内容，不可避免地会遇到一些新情况、新问题。
而相关人才短缺是一个重要问题。
复杂的数字化系统操作和细致的档案工作相结合，迫切需要复合型人才担当此任，只懂得计算机技术或只懂得纸质等载体档案管理知识的人恐怕无法胜任，所以必须加强数字化档案信息管理人才的培养。
一方面借助高校的培养力量，引进一专多能的新鲜血液，另一方面要加强在岗人员的全方位培训，深化技术技能，强化档案意识，只有这样才能使档案数字化管理工作有效开展，而不是流于形式。