物业公司(管理处)办公电话管理规定

为保持业主(住户)与管理处间的联系通畅,以便提供高效、优质的服务。特对管理处办公电话作如下规定:。

1、管理处电话属办公之用品,除正常的办公联系和业主(住户)急用外,原则上不对外借用,不开通长途,严禁打声讯电话,一经发现,每次罚款50元。办公时间原则禁止打私人电话,确实需要,通话时间应简明扼要,时间控制在3分钟之内。

2、为便于业主(住户)联系,管理处工作人员在使用电话时,尽量做到长话短说。

3、电话铃响三遍之内,工作人员必须提起电话听筒(不得使用免提键)使用规范语言,如"您好!XX管理处",接听完毕后,礼貌道声"谢谢,再见"。轻放话筒,不得接听电话后有力掷放话筒。

4、对业主(住户)报来的电话号码,接听人除做好记录外,不得有任何泄露之行为,违者按公司有关规定处罚。

5、业主(住户)来管理处确因有事借用电话时,通话时间不得超过三分钟,对业主(住户)超过时间时,::管理处工作人员或值班人员应委婉规劝。

6、电话管理人三个时段,上午8:30~13:30由综合管理部负责;13:30~21:00由当值人员负责,如工作需暂离开,可指定(委托)其他员工代管:21:00~次日8:30由保安部负责。因发生声讯话费,视电话单记录时段,按所属段当班人员责罚。如属界限难分,由相关涉及部门人员承担。