ISO9000文件之住户信件收发管理程序
公 司 程 序 文 件 版 号: A。
修改号: 0。
1.目的:。
为了及时、准确地把住户的信件、报刊送到住户手中，特制定本程序。
2.适用范围:。
3.引用文件:。
3.1 质量手册第4.9、4.13章。
3.2 ISO9002标准第4.9、4.13章。
4.职责：
5.工作程序。
5.1邮递员送来的信件,要检查有无开封信件,如有开封信件,由收发员填写《报刊、信件缺损登记表》,让邮递员签字证明。
5.2送到的报刊要检查有无损坏,如有缺损,由收发员填写《报刊、信件缺损登记表》让邮递员签字证明。事后打电话告之邮局报刊缺损情况,请求补给。
5.3快件、专递件及重要的邮件要填写《住户信件、报刊发放登记表》亲自送到住户手中,由住户签收。
5.4普通信件、报刊分发后将信件、报刊放入报刊存放柜中或根据住户要求送到其楼门信箱。
5.4.2如遇地址不详、地址不清(含外文地址)或收件人不清楚的信件。收发员应及时送到经营管理部,由物业管理员确认后再传递;若物业管理员也无法确认,应及时转交经营管理部主任确认后传送给住户。
5.4.3若属地址错写非本小区住户的信件,经营管理部主任确认后,收发员应及时退还邮局。
5.4.4若住户的信件、报刊一日内无人来取,收发员应及时与住户取得联系,让住户或其联络人知晓;二日内必须取走。
5.4.5若住户出差,已与收发员打招呼,住户的信件、报刊收发员应妥善收存,待住户回来后,一并交于住户。
5.5报刊、信件发放过程中,发生丢失情况时,收发员应主动向收件人赔礼道歉,积极寻找,由于失职造成的经济损失,由副总经理决定赔偿事宜。
5.6住户订阅报刊时,由住户填写《代住户订阅单》,并交纳费用,收。
5.7收发员订阅报刊后,要及时填写《代住户订阅登记表》对邮局开回的票据、找钱,必须由住户在《代住户订阅单》存根上签收。
5.8在收发服务过程中执行《物业管理服务规范用语》和《物业管理服务规范行为》。
6.支持性文件与质量记录:。
6.1《代住户订阅登记表》 EJ—QR—QP4.15—01。
6.2《代住户订阅单》二联 EJ—QR—QP4.15—02。