CCA2102:《成本管理体系要求》标准解释:文件控制
CCA2102:2008《成本管理体系要求》标准解释：文件控制。
标准条文。
组织应编制、实施和保持文件化的程序，对成本管理体系所要求的文件予以控制，并确保：
a）文件在发布前得到评审和批准，并确认其适宜性、可行性和充分性；。
d）从使用处及时收回作废和/或失效的文件，防止这些文件的非预期使用，需要保留这些文件时，应对这些文件进行适当的标识；。
e）对需要保密的成本水平文件进行适当的标识，并规定这些文件的保密要求；。
目的和意图。
成本管理体系文件的控制重点是让所有执行文件的部门和人员都能确保使用现行有效版本的成本管理体系文件，以防止误用作废和/或失效的文件。本要素条款规定了对成本管理体系文件进行重点管理和控制的要求。
理解要点。
●文件控制是指对文件的编制、评审、批准、发放、使用、更改、更新、再次批准、标识、回收和作废等全过程的管理和控制。文件控制的目的就是为了防止文件的非预期使用。因为，文件是成本管理体系活动的依据，如果管理者在从事成本管理工作或开展成本管理活动的过程中用错了文件（依据错了），那么这些工作或活动就一定错了。所以，组织必须对成本管理体系文件进行控制。
●记录是一种特殊类型的文件，这种特殊性表现在当空白的记录表格未填写时，表格栏是填写表格的依据，是一般的文件；当记录表格被填写后，作为证明活动过程或结果的证据时，是记录的范畴。作为记录应按4.3.4记录控制的要求予以控制。
●按本标准的要求，组织应编制、实施和保持《文件控制程序》，对成本管理体系文件予以控制。《文件控制程序》的基本内容通常包括：文件控制的目的、文件控制的范围、文件控制的职责和权限、文件的标识、编制、评审、批准、发放、使用、复制、归档、借阅等要求以及文件的修改或更新、文件的作废与换版、文件的日常管理、外来文件的控制等（需要时）。（不限于此）。
a）文件在发布前得到评审和批准，并确认其适宜性、可行性和充分性；。
——为什么文件在发布前要得到评审？对成本管理体系文件进行评审的目的就是集思广益找问题、堵漏洞，使文件更充分、更适合于组织的实际情况，为领导批准发布文件提供条件。通过对文件的评审，可以使参加评审的人员加深对文件的理解，达成共识，便于文件的贯彻执行。
——文件评审的方式可分为：会议评审、会签评审、起草人自审三种情况。
——为什么文件在发布前要得到批准？组织采用批准的形式使成本管理体系文件生效（有效）。因此，文件批准的目的就是使文件生效，未经批准的文件属于无效文件。授权人员在批准文件过程中可以对该文件进行发布前的最后审查把关，并以批准的形式确保文件的适宜性和充分性。文件被批准是权威性的具体体现，可以强制文件的贯彻执行，用批准的形式还可以分清和追溯发布文件的责任人。确认文件得到批准的形式按照国际惯例就是授权人员的亲笔签字。如果在文件中看不到授权人员的亲笔签字，就可以认为该文件未被批准，属无效文件。而在我国的组织中文件经常是以盖公章的形式进行批准（如“红头”文件），往往看不到授权人员的亲笔签字，这样就需要追溯和确认其文件的底稿，验证其是否经过了授权人员的亲笔签字，如果追溯不到授权人员的亲笔签字，就应视为其文件未被批准。
——文件评审和批准的重要性是确保其充分性（完整、全面、系统、不遗漏）与适宜性（适合于组织的实际情况，并具有可操作性和易操作性）。
——文件在使用过程中可能存在不充分或不适宜等问题，通过定期评审的方式以发现并消除这些问题。
——必要时（如果文件存在的问题较多或不适用时，也就是说不对文件进行修改或更新就会影响成本管理体系的有效性时）应修改或更新文件。
——对文件的修改应由原审批部门或批准人进行审批。若改变原审批部门或批准人时，必须获得原审批的背景资料。
——对文件的修改或更新，应明确其原因、方式、步骤、内容和性质，并保持记录。
——所有使用文件的场所或工作人员必须得到文件（将文件发放至使用处或向文件主管部门索取）。
——文件的版号和修改号是识别文件的现行版本和现行修订状态的标识，我们可以采用这种标识方式（如“A/0”为A版第0次修改）对文件的现行修订状态进行识别，以确保获得文件的现行版本。文件的版号和修改号标识应得到控制，在对文件进行更改或更新时应相应改变其原有的版号和修改号，以体现文件的现行修订状态，否则标识将失去意义，无法识别。
——可采用《现行受控文件清单》的方式对文件的现行版本进行控制。组织为确保文件的更改和现行修订状态得到识别，除了正确地制定《文件编号规则》和实施唯一性标识外，还应编制和定期公布《现行受控文件清单》，并在清单中标明现行修订状态（有效版本的修改号），以便文件使用人能及时识别文件的现行修订状态和确保使用清单中所规定的文件，达到防止误用文件的目的。
——要求现行版本的目的是防止使用失效版本的文件，使活动的依据产生错误。
——保持文件发放或文件领用的记录，记录中应体现文件名称、文件编号、版号/修改号、分发号、领用人签字、发放时间等信息。
d）从使用处及时收回作废和/或失效的文件，防止这些文件的非预期使用，需要保留这些文件时，应对这些文件进行适当的标识；。
——确保文件持有人使用唯一（分发号）的有效文件，防止作废文件的非预期使用。
——当作废文件需要保留时，应采用加盖“作废保留文件”印章的形式进行标识，防止作废文件的非预期使用。对作废保留文件只能用于追溯历史情况和在研究、策划和制定有关文件时的参考，不得用于指导成本管理与控制活动和成本水平的实现。
e）对需要保密的成本水平文件进行适当的标识，并规定这些文件的保密要求；。
——由于竞争的需要，组织的许多成本管理体系文件需要保密，通常情况下这些需要保密的文件都是与成本水平有关的文件，如成本目标、成本动量标准、标准成本、成本计划等。
——组织应对需要保密的文件提出保密的要求，作出规定，并按规定对这些文件进行保密的标识和管理，以防止保密信息的泄露。
——外来文件是指组织应执行或参照执行的来自组织外部的文件。如与成本有关的法律法规、标准（国际、国家、行业、协会和地方标准等）、政府有关部门的行政文件、行业协会的管理文件、上级主管部门的管理文件、顾客提供的规范性文件、供方提供的相关文件以及其他相关方提供的文件等。
——组织应对这些外来文件进行识别，控制其分发范围，跟踪修订状态，并确保在使用处可获得适用文件的有效版本。
与其他要素条款间的相互关系。